GESTION DOCUMENTAL

GESTION DOCUMENTAL

Introducción:

En toda organización el debido control y archivo de documentos es de vital importancia y ayuda para optimizar tiempo de búsqueda, recursos y orden, por ello muchas empresas optan por incluir en sus procesos un sistema que controle la información de manera segura y efectiva según su tipo, forma, importancia en entre otros.

A medida de los años el sistema de gestión documental se ha ido perfeccionando y cada vez son más quienes optan por estandarizar su documentación bajo sistemas que automaticen de forma clara y segura sus archivos.

Generalmente hay documentación financiera que tributariamente debe ser guardada por cierto tiempo en caso de auditorías y tener documentos sueltos sin el debido control puede generar perdida de información valiosa, y justamente es donde los Sistemas de Gestión Documental controlara y organizara su información por departamentos y años permitiendo a fin obtener rápidamente todo lo que su momento se necesita.

El Sistema de Gestión de Documentos se enfoca en que la documentación de la empresa este categorizada en función de su prioridad y mediante categorizaciones.

El registro de la documentación es controlada mediante nomenclatura que permita la fácil identificación del mismo evitando tiempos muertos de búsqueda de información.

Considerando lo anterior podemos resumir que el Sistema de Gestión de Documentos es una herramienta útil que debería ser estandarizada en aquellas organizaciones que requieren una alta efectividad de tiempo y costos para manejar sus archivos.

En el Ecuador el sector público ha estandarizado esta herramienta a fin que toda la documentación manejada sea suministrada de manera correcta y eficaz.

Cabe recalcar que estas herramientas tienen costos altos lo que en ciertos casos pueden ser inasequibles para todos aquellos que quieran implementar en su organización.

Concepto General:

Se entiende por gestión documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.

Importancia de la gestión documental.

Como ya lo mencionamos en la introducción es de vital importancia porque permite optimizar el tiempo y la pérdida de información importante pues permite simplificar procesos y automatizar información.

A continuación se detallara información obtenida a fin de explicar con mayor claridad el sistema:

Es importante tener un sistema de gestión documental, aunque a primera vista puede parecer que no tenga que ser uno de los puntos de mayor importancia para su empresa.

Sin embargo, las ventajas que aporta nos muestran que es un beneficio importante obtener un sistema de gestión documental en el que todos los documentos de la empresa estén controlados y centralizados.

Es muy posible que su empresa realice operaciones en diferentes países con muchas tareas diferentes. En estos casos, es absolutamente necesario que su empresa tenga algún tipo de organización de sus documentos.

Hoy en día, casi todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de documentación. Con el fin de gestionar la gran cantidad de documentos y la información, es una ventaja muy importante contar con un sistema de gestión documental eficiente que permita un fácil almacenamiento y búsqueda rápida, junto con instalaciones de recuperación eficientes.

Con un sistema de gestión documental, puede personalizar también los documentos de salida de la empresa como: las facturas electrónicas, formularios y otros documentos. Todo integrado en el mismo sistema de gestión documental con el que podrá configurar las tareas de los documentos tanto de entrada como de salida de su empresa.

Otra ventaja importante de la gestión documental está en la personalización y seguridad de los datos críticos en documentos o en cualquier otra forma de información. Por ello, la gestión documental es de suma importancia para los ejecutivos y gerentes sobrecargados de tareas y siempre en busca de la manera más eficiente, más inteligente y más rentable de gestionar sus trámites y hacer la administración más flexible.

El sistema de gestión documental le proporciona un portal web (intranet) con acceso desde el navegador para poder acceder a todos los documentos, registros de la empresa y cualquier otro tipo de información. El sistema se acerca al entorno de la oficina sin papel por lo que es más fácil y económico obtener sus documentos y archivos del negocio y otra información archivada.

Dentro de las empresas que necesitan realizar tareas de aprobación con la documentación (facturas, contratos, etc), el sistema de gestión documental le permite definir los flujos de aprobación que tiene que tener cada tipo de documento, y de esta forma el propio sistema de gestión documental realiza gran parte del trabajo de asignación, recordatorios y registro de toda esta documentación.

La gestión documental se ha vuelto casi indispensable en los bufetes de abogados debido a la enorme cantidad de papel generado. Con el sistema de gestión de documentos legales en su lugar, los abogados son capaces y obtienen una ventaja competitiva al gestionar mejor sus casos. La automatización de documentos para bufetes de abogados beneficia la administración eficiente de toda la documentación en papel.

El sistema no sólo captura y almacena los documentos legales escaneados, sino también los integra de una manera única. De esta manera, se convierte en muy fácil la tarea de obtener los documentos con solo unos clics.

Sin embargo, la importancia y los beneficios de la gestión documental no terminan aquí, sino que también nos permite organizar y recuperar documentos a través de consultas personalizadas y ofrece una manera eficiente de acceder a todos los documentos de la empresa con facilidad.

A nivel de la integración de la información, no solo se pueden obtener los documentos mediante un escáner, el sistema también permite importar archivos PDF de Adobe, ficheros que le lleguen por correo electrónico y hasta puede integrar los fax recibidos en el sistema.

A nivel de distribución de la información, permite la personalización de los datos y el envío de los documentos por correo electrónico, fax, ftp, correo postal, etc

La importancia de un sistema de gestión documental se basa entre otros en los siguientes puntos base:

• Se evita la pérdida de documentos, ya que están todos seguros en un servidor documental central.

• Se evita la pérdida de tiempo debido a que varias personas tengan que recuperar los documentos desde diferentes lugares y departamentos. Los documentos son inmediatamente recuperados por la persona que está buscando la información.

• Seguridad: Acceso a la información y los documentos de manera segura y estructurada, al poder definir diferentes permisos de acceso a los datos y documentos dentro del sistema de gestión documental.

• Control de cambios de los documentos y control de revisiones y accesos que se realizan a los documentos.

• Colaboración entre usuarios para la creación, modificación y gestión de la misma documentación.

• Captura y extracción de la información de los documentos en papel y la integración en el sistema de gestión documental como metadatos.

• Indexación de los metadatos para su fácil recuperación mediante búsquedas personalizadas.

• Integración de la documentación del sistema de gestión documental con los demás sistemas de la empresa: ERP, CRM, Web, Email, Fax, etc…

• Recuperación de los documentos en formato electrónico y también la situación de archivado de las copias físicas.

• Distribución fácil mediante los conectores de salida de la documentación, que nos permiten enviar por Email, Fax, SMS, Correo Postal, FTP, Web, etc… cualquier documento que tengamos integrado en el sistema.

• Workflow: Posibilidad de definir procesos sobre el ciclo de vida de un documento (como una factura), por ejemplo automatiza el proceso para los usuarios que tienen que aceptar una factura antes que esta pase a contabilizada.

• Ahorro de costes en la empresa: se ahorra tiempo de los empleados al automatizar y facilitar en gran medida las tareas de gestionar la documentación y los procesos de la empresa, se ahorra tiempo al encontrar la documentación al instante, se ahorra dinero al no tener que utilizar tanto papel en la empresa, se puede conocer más rápidamente el estado de cuentas al integrar las facturas en el sistema de manera inmediata, etc.

Oportunidades del sistema de Gestión Documental:

Una de las oportunidades que identificamos es que el control de documentos permite optimizar y agilizar procesos generando une mejor productividad, a continuación detallaremos puntos encontrados que pueden sustentar lo anterior mencionado:

Las oportunidades de la gestión documental para las empresas son múltiples, la principal sin duda es la oportunidad de mejorar su productividad en el ejercicio de sus actividades y servicios hacia sus clientes. La optimización y organización de los documentos son una oportunidad de aligerar la estructura de costes, permitiendo una mayor agilidad y control sobre los gastos de la empresa, permitiendo así una mejoría del alojamiento de sus recursos y de los servicios ofrecidos.

Este "círculo virtuoso" lleva a una mayor satisfacción y consecuente retención de los clientes.

Gestión y control efectivo: sencillez, rapidez y ahorro De una forma sencilla, la organización tiene acceso instantáneo a toda la documentación necesaria para su actividad de negocio, con las ventajas añadidas de la eliminación de desplazamientos, reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo, ahorro de espacio físico, resolución del problema de localización de documentos.

Uso racional de los recursos La gestión documental facilita que la información se comparta y se aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo. Como consecuencia, se reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc. Seguridad y fiabilidad Información, documentos, etc. de gran valor para la organización pueden custodiarse en locales de alta seguridad, garantizando su perfecto estado de conservación mientras que, para el uso diario, se dispone de su réplica electrónica.

Productividad y valor añadido Una gestión documental, además de ahorro de costes, genera una productividad y valor añadido adicionales, originados por el rápido acceso a la información dentro de la organización y su posterior distribución, sin necesidad de trasladar los documentos.

Ventajas del sistema de Gestión Documental:

Pudimos identificar que unas de las mayores ventajas es la seguridad, fidelidad , organización, de los archivos, así como la disminución considerable de tiempos.

Gestión y control efectivo: sencillez, rapidez y ahorro De una forma sencilla, la organización tiene acceso instantáneo a toda la documentación necesaria para su actividad de negocio, con las ventajas añadidas de la eliminación de desplazamientos, reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo, ahorro de espacio físico, resolución del problema de localización de documentos...

Uso racional de los recursos La gestión documental facilita que la información se comparta y se aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo. Como consecuencia, se reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc. Seguridad y fiabilidad Información, documentos, etc. de gran valor para la organización pueden custodiarse en locales de alta seguridad, garantizando su perfecto estado de conservación mientras que, para el uso diario, se dispone de su réplica electrónica.

Productividad y valor añadido Una gestión documental, además de ahorro de costes, genera una productividad y valor añadido adicionales, originados por el rápido acceso a la información dentro de la organización y su posterior distribución, sin necesidad de trasladar los documentos.

Desventajas del Sistema de Gestión Documental:

Lamentablemente toda herramienta que garantiza optimización de costos, productividad, eficacia y rapidez, son costosas y esto limita que todas las organizaciones puedan acceder a la misma.

A continuación los mayores limitantes para la implementación de la herramienta:

• Coste de implantación: Implantar uno de estos sistemas puede suponer un alto costo económico.

• Tiempo de implantación: si el volumen de datos a introducir en el sistema la primera vez es muy grande, puede llevar mucho tiempo y recursos esta digitalización.

MAPA CONCEPTUAL DE LA GESTION DOCUMENTAL

Definir la forma de adecuada de administrar la documentación bajo un sistema de gestión documental puede ser muy larga sin embargo el sistema segrega por varios tipos lo cual permite que cada documento sea suministrado de la mejor manera en base a su naturaleza.

A continuación se resume brevemente el método de Gestión:

Herramientas de Gestión Documental

En el mercado existen varias herramientas según el giro de negocio y las necesidades que cada organización busca, desde simples hasta sistemas que permiten un detalle minucioso de la documentación, lo proactivo estas herramientas es que están ligadas a una intranet que permite que toda la organización tenga fácil acceso.

Las herramientas de gestión documental además ayudan en prácticas de sostenibilidad administrativa, cumplen con las normativas de conformidad y además suponen un considerable ahorro de papel, archivos y espacio, además de un importantísimo aumento de la productividad.

El sistema a continuación detallado es utilizado actualmente por el sector publico.

Alfresco:

Es un sistema de administración de contenidos libre, basado en estándares abiertos y de escala empresarial y está diseñado para usuarios que requieren un alto grado de modularidad y rendimiento escalable.

Algunas de las características que ofrece Alfresco son:

• Gestión de documentos

• Gestión de contenido web (incluyendo aplicaciones web y virtualización de sesiones)

• Gestión de registros

• Gestión de imágenes

• Flujo de trabajo basado en jBPM

• Servidores descentralizados

• Soporte de varios idiomas

• Empaquetamiento de aplicación portable

• Soporte multiplataforma (oficialmente Windows, GNU/Linux y Solaris)

• Interfaz gráfica basada en navegadores de Internet (oficialmente Internet Explorer y Mozilla Firefox)

• Integración de escritorio con Microsoft Office y OpenOffice.Org

• Soporte de clustering (despliegue en varios servidores)

Las empresas publicas en Ecuador emplean en la Gestión de Documentos para poder optimizar costos, tiempos y productividad a continuación se detalla un ejemplo de estructura de Gestión de Documentos aplicado al sistema Metropolitano:

Unidad de Gestión Documental y Archivo del sistema Metropolitano de Gestión Documental y Archivo.

Tipo de Archivos:

• Archivos de Oficina o Gestión.

• Archivos Centrales de dependencia.

• Archivos Intermedios

• Archivo General Metropolitano.

• Archivo Histórico de la Ciudad.

Funciones Específicas

Las funciones específicas son de tres tipos:

1. Análisis documental:

• Aplicar la normativa técnica en los procesos de gestión documental y archivo (Producción documental, recepción, registro y control, distribución, análisis documental, automatización, digitalización) y servicio en la dependencia.

• Levantar información para la conformación adecuada de los expedientes, sub series y series documentales que se generan en la dependencia.

• Concentrar los expedientes o volúmenes resultantes de la tramitación, formar y ordenar las series y sub series documentales conforme a las competencias y funciones de la dependencia.

• Analizar y procesar la información contenida en los expedientes en forma normalizada, a través de la utilización de herramientas técnicas de manejo documental elaboradas por la Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos.

• Escanear la documentación que se estime de alta utilización en la dependencia o aquella considerada como documentos vitales.

• Ingresar datos de la información contenida en los expedientes, en las bases de datos o gestor de conocimientos e información.

• Mantener el inventario de documentación de la dependencia en forma diaria.

• Transferir las series documentales inventariadas al Archivo Central, General, Intermedio o Histórico Metropolitano, según lo que establece las tablas de retención documental elaboradas por la Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos, haciendo uso de los formatos y herramientas técnicas diseñadas para el proceso.

2. Tratamiento físico documental:

• Aplicar la normativa técnica en los procesos de archivo (Tratamiento físico, almacenamiento, conservación, preservación, transferencia, descarte) en la dependencia.

• Desglosar, foliar y ordenar expedientes.

• Almacenar, etiquetar e intercalar documentos.

• Impedir la dispersión y eliminación de documentos vitales

• Preparar las transferencias documentales de acuerdo a la norma vigente.

• Ejecutar en coordinación con la DMGDA, la realización de acciones de preservación, rescate y recuperación de documentación acumulada que no fue procesada adecuadamente y constituye patrimonio documental institucional por sus valores.

3. Servicios documentales y de difusión:

• Receptar y registrar la documentación para el trámite en la dependencia.

• Distribuir y controlar la documentación receptada en cada una de las unidades administrativas de la dependencia.

• Despachar y en los casos que amerite realizar el proceso legal de notificación de los actos resolutivos de la dependencia, una vez que ha culminado el trámite.

• Entregar de forma oportuna los documentos necesarios para la certificación de actos administrativos y normativos expedidos por la institución, y para dar contestación a las solicitudes de documentación e información provenientes de los usuarios internos o externos.

• Proporcionar servicios de documentación e información (atención al público, información y referencia documental, préstamos, reproducción documental) por niveles de necesidades de los usuarios internos y externos.

• Atender las solicitudes de acceso a la información pública

• Elaborar informes estadísticos de servicios documentales y atención al usuario interno.

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