Glosario Dato, información y documento

GLOSARIO

DATO: es una representación simbólica (numérica, alfabética, algorítmica, etc.) de un atributo o variable cuantitativa. Los datos describen hechos empíricos, sucesos y entidades.

DOCUMENTACIÓN: Es un proceso que reúne documentos sobre determinados temas y les realiza un tratamiento para una difusión precisa e inmediata, al igual que sirve de herramienta para la recuperación de la información.

CLASIFICAR: Determinar en qué carpeta se va a colocar un documento o según su relación con otros documentos.

INFORMACIÓN: es un conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje que cambia el estado de conocimiento del sujeto o sistema que recibe dicho mensaje.

DATO, INFORMACIÓN Y DOCUMENTO

Inicialmente, recuerde y reflexione acerca de la importancia y funciones de los siguientes elementos en un proceso archivístico: EL DATO, LA INFORMACIÓN Y EL DOCUMENTO.

EL DATO:

Se considera como una unidad pequeña, elemental y de gran importancia, ya que con la ausencia de uno sólo, puede dificultar la debida fluidez, claridad, solidez y precisión de la información.

Cabe destacar que el procesamiento de los datos es lo que nos proporciona información.

LA INFORMACIÓN:

La información se puede definir como una serie de datos organizados que se recepcionan por primera vez, esta debe responder a ciertas características para que el análisis y las medidas que se tomen correspondan efectivamente a una situación real previamente identificada.

Entre estas vale la pena mencionar las siguientes:

• Exactitud: En este sentido la información debe reflejar el evento al cual se refiere y su sistema de medición expresado con poca variabilidad.

• Objetividad: La información debe ser el producto de criterios establecidos que permitan la interpretación en forma estandarizada por diferentes personas en circunstancias diversas de tiempo y lugar.

• Válida: Se refiere a que la información ha de permitir medir en forma precisa el concepto que se estudia, con criterios uniformes.

• Continuidad: La información ha de ser generada en forma permanente de tal manera que exista la disponibilidad de los datos a través del proceso de vigilancia.

• Completa: Debe contener todos los datos y variables previamente establecidas para cumplir con su finalidad en cada evento.

• Oportuna: La información debe generarse y notificarse a la par con los acontecimientos de tal manera que permita la toma de decisiones y la actuación inmediata.

• Comparable: que permita ser confrontada con datos similares.

EL DOCUMENTO:

Se trata del escrito que presenta datos susceptibles de ser utilizados para comprobar algo. "todo mensaje -icónico o simbólico- incorporado a un soporte permanente y empleado con una finalidad informativa" (Martínez Comenche), El documento es el soporte material del conocimiento y la memoria de la humanidad y, si bien hay otras fuentes susceptibles de ofrecer información, como demandas a personas u organismos, asistencia a conferencias, programas de radio o TV, incluso estas tendrán su origen en documentos (Gastaminza).

En conclusión podemos decir que los datos si son procesados se convierten en información y la información si es codificada se convierte en conocimiento, el hecho de que tengamos mucha información no quiere decir que tengamos muchos conocimientos, en algunos casos esa información obtenida no es aprovechada y no se convierte en un conocimiento; como administradores documentales debemos tener claro el concepto de información, pues la mayoría de las personas aunque viven rodeada

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