HISTORIA, DESARROLLO Y APLICACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
Enviado por Camila Azain • 7 de Marzo de 2016 • Trabajos • 884 Palabras (4 Páginas) • 248 Visitas
HISTORIA, DESARROLLO Y APLICACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
MARIA CAMILA AZAÍN NINCO
CENTRO EDUCATIVO LEONARDO DA VINCI
2015
GESTIÓN DOCUMENTAL
MARIA CAMILA AZAÍN NINCO
Grado:
NOVENO (9º)
Docente:
MARIO TAPIAS
CENTRO EDUCATIVO LEONARDO DA VINCI
Santiago de Cali, 18 de septiembre de 2015
ÍNDICE
- Historia de la gestión documental
- Desarrollo de la gestión documental
- Aplicación de la gestión documental
- Objetivos del PGD
HISTORIA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
La ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos emitida por el Archivo General de la Nación – AGN define Gestión Documental como:
“Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibidas por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objetivo de facilitar su utilización y conservación”
Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de “documentar” o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.
DESARROLLO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos), los ficheros o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y clasificación. Más recientemente se fueron sumando a ellos los informáticos, que son cada vez más necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticación que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa.
El uso del ordenador en la gestión documental se inicia en la práctica a partir de la experiencia de las grandes bibliotecas nacionales anglófonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de América y la British Library, que en los años 60 del siglo XX crean el formato bibliográfico MARC (Machine Readable Cataloguing) o catalogación legible por máquina, para sus bases de datos. Unos años más tarde el uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo común en la administración pública y privada, con el uso generalizado de bases de datos y la aparición de los procesadores de textos y otras aplicaciones ofimáticas.
En la actualidad, coexisten en el mundo los más diversos sistemas de gestión documental: desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los más sofisticados sistemas informáticos que manejan no sólo la documentación administrativa propiamente tal, venga ella en papel o en formato electrónico, sino que además controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitación de los expedientes, capturan información desde bases de datos de producción, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas, centros de documentación y permiten realizar búsquedas sofisticadas y recuperar información de cualquier lugar.
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