Ensayo historia de la gestión documental

La gestión documental es el proceso de capturar, almacenar, organizar y simplificar la gestión de los documentos de una empresa, de manera que estos puedan ser localizados fácilmente durante su búsqueda.

Tener una buena gestión documental permite almacenar y tener organizada la información. La forma de ordenar este importante recurso ha hechos que los expertos del tema puntualizaran muchas prácticas de la forma correcta de la organización o administración documental.

Desde los años 300 A.C ya existían los primeros archivos, en estos se registraba la contabilidad y eran llamados tablillas de arcilla, así a lo largo de los años se ha ido avanzando en la escritura y la organización de dichos archivos.

Algunos de estos materiales utilizados fueron:

• Las pictografías para representar objetos mediante dibujos en una lámina de piedra.

• La muestra más antigua de pergamino que se ha encontrado es el fragmento de un rollo cuya datación se estima alrededor del 2300 ac.

• En 1530-1050 a. C se Introdujo del papiro siendo los documentos de mayor importancia fue el soporte documental usado en la edad antigua, surgió como necesidad de registrar información.

• En 500 a. C el soporte dominante eran tablas de madera pintadas, notas privadas y diarios con estatus legal y oficial en orden cronológico en Grecia y roma

• En 1050 se inventó el papel se le atribuye a Ts'ai Lun, fue el primero en organizar la producción del papel a gran escala, y se las arregló para conseguir las patentes exclusivas para hacerlo.

• Luego se creó el 1 programa de gestión documental y las primeras bibliotecas

• La imprenta

• Registro y sistema de numeración

• La máquina de escribir

• Medios de almacenamiento

El 3 de noviembre de 1934 Paul Otlet fundo la nueva disciplina de la documentación y se creó la documentación como ciencia esto conllevo a la creación e implementación de:

• La Gestión de registros

• El ica

• Ciclo vital del documento

• El pdg

• Gestión de documentos

• La microinformática

• Introducción masiva de la Microinformática

• TRD y TDV

• La lectura óptica

• AGN – acceso al publico

Gracias a todo este gran auge y avance que la producción textual, la organización y la administración de archivos estaba teniendo se implementó la Formación profesional donde documentalistas, Archiveros y bibliotecarios colaboraban juntos para actuar con un mismo fin.

Estos lograron la creación de:

• La ley general de archivos

• En 2020 se habló de Gestión Documental.

• Acta de informe de archivos

Debido al avance tecnológico y la importancia que esta tenía en la sociedad se creó:

• Las tic: la Ley 1341 define principios y conceptos sobre la sociedad de información y la organización de las tecnologías de la información y las comunicaciones TICS se crea Agencia Nacional de Espectro y se dictan disposiciones

• Conservación documental

• Ley de transparencia

• Se implemento la estrategia Cero papeles – tics: con el objetivo de disminuir el consumo de éste a través de las nuevas tecnologías para conservar el medio ambiente y a su vez es más rápida la recuperación de la información.

La documentación digital hoy por hoy es una ayuda para todas las entidades que manejan documentos dándole un gran apoyo para corregir tantos problemas que se han originado en la actualidad, las tecnologías van teniendo avances y los documentos en físico están siendo dejados, los documentos con gran importancia y que tienen una gran historia han sido pasados digitalmente, pero es necesario tener en cuenta que los documentos físicos siempre van a tener

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