Importancia de los archivos civilizaciones de Roma y Grecia

Si bien sabemos el tema de los archivos viene desde culturas como egipcias, arcadios, civilizaciones de Roma y Grecia, es de total uso en nuestra vidas cotidianas, es muy normal que archivemos recibos de servicios públicos o de compras de algún producto o documentos privados como son los que se expiden por la Dian, Cámara y Comercio o Bancos etc.

Los documentos con el pasar de los años han cobrado importancia dependiendo de su contenido, veracidad, investigación, desarrollo científico, desarrollo económico, social político etc. por ende su archivacion es tan importante y primordial debido a que son soportes físicos, que podemos presentar si se requiere o es indispensable en algún momento, con el avance y el manejo de las TIC las empresas manejan diferentes tipos de documentación como físicos o medios digitales lo que obliga a las organizaciones a tener personal capacitado, exigiéndole una preparación continua de modo que facilite el desarrollo y la continuidad de las diferentes áreas involucradas en el manejo de un archivo.

Con la cantidad de documentos, oficios, cartas, registros, actas, facturas entre otras la información se ordena según su organización, uso;(archivo activo, archivo semiactivo, archivo inactivo), naturaleza; (archivo público, archivo privado de interés público, archivo privado), función y su ciclo de vital (archivo de gestión, archivo central o intermedio, archivo histórico)

A mi manera de ver, es muy importante que el personal encargado de esta área se rija por el código de ética de un archivista, las normas y políticas de la organización así como el manejo de herramientas para un mejor desempeño como DIRIARCH software especializado en el análisis y conservación de archivos DMS (Document management sysem) este software es especializado para a gestión de documentos.

Es la misma línea podemos hablar de controles y seguridad informática un tema que abarca a toda empresa y requiere un grado de conocimiento ya que la información que maneja un archivista es de suma importancia porque a base de estas se toman decisiones cruciales para el funcionamiento y evolución de la entidad, de modo que son medidas preventivas y reactivas de la organización que permite guardar y proteger la información, buscando mantener la confiabilidad, disponibilidad e integridad de la misma, ¿pero de donde se deriva tanta importancia? Los datos, archivos que manejan las empresas son el recurso más importante ya que manejan grandes cantidades de datos en términos de seguridad, hace referencia a la integridad de datos e integridad de origen así como correos electrónicos, contratos, páginas web, imágenes bases de datos, fax, etc. variando su ciclo de vida, esta se encuentra en diferentes soportes como papel, o medios digitales.

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