Informatica

Historia de los Sistemas de Información Administrativos

El estudio de los sistemas de información se originó como una sub-disciplina de las ciencias de la computación en un intento por entender y racionalizar la administración de la tecnología dentro de las organizaciones. Los sistemas de información han madurado hasta convertirse en un campo de estudios superiores dentro de la administración. Adicionalmente, cada día se enfatiza más como un área importante dentro de la investigación en los estudios de administración, y es enseñado en las universidades y escuelas de negocios más grandes en todo el mundo.

En la actualidad, la Información y la tecnología de la Información forman parte de los cinco recursos con los que los ejecutivos crean y/o modelan una organización, junto con el personal, dinero, material y maquinaria. Muchas compañías han creado la posición de Director de Información (CIO, por sus siglas en inglés Chief Information Officer) quien asiste al comité ejecutivo de la compañía, junto con el Director Ejecutivo, el Director Financiero, el Director de Operaciones y el Director de Tecnología (es común que el Director de Información actúe como Director de Tecnología y viceversa). Por eso todos los Sistemas de Información deben de ser catalogados en base a su función.

Definición del Sistemas de Información Administrativos S.I.A.

Antes de lograr definir que es un S.I.A debemos conocer las siguientes definiciones:

a) Los datos: son los hechos primarios, básicos, como las figuras y otros símbolos usados para representar a personas, hechos, conceptos, etc. Un Dato es un elemento cualquiera, identificado en su forma bruta, que por sí solo no conduce a comprender un hecho o situación determinados.

b) Información: es el conjunto de datos ordenados y analizados, lo cual confiere significado y utilidad para tomar decisiones y resolver problemas.

c) Sistema de información: recopila, organiza y distribuye datos, de modo que estos adquieren significado como información.

A continuación se dan algunas definiciones sobre lo que es un sistema de información administrativo.

Según Murcki (1998), el sistema de información administrativo es: "El sistema que examina y recupera los datos provenientes del ambiente que captura los datos a partir de las transacciones y operaciones efectuadas dentro de la empresa que filtra, organiza y selecciona los datos y los presenta en forma de información a los gerentes, proporcionándoles los medios para generar la información".

Para Bosehino (1987), el sistema de información administrativo es: "Los canales de flujo de transformación que retroalimentan datos de operaciones para análisis, decisiones administrativas y aplicaciones, para poder ejercer control, con el fin de que la organización alcance sus objetivos".

Para nosotros, sin embargo, un S.I.A es la combinación de equipos de comunicación y otros dispositivos diseñados para manejar datos. Un sistema de información administrativa totalmente automatizado recibe, procesa y almacena los datos; transfiere la información conforma la necesita; produce informes y copias según sea el requerimiento.

De acuerdo con las anteriores definiciones, El S.I.A es el proceso de transformar los datos en información de calidad, que permite a los administradores tomar decisiones, resolver problemas y cumplir con sus funciones/operaciones en forma eficiente y eficaz.

Características del Sistemas de Información Administrativos

1. Comprensibilidad: Debe ser elaborado en forma correcta y contener términos y símbolos adecuados para que el receptor lo interprete debidamente.

2. Confiabilidad: es necesario quesea preciso, congruente con el hecho, real y comprobable desde la fuente y todo el proceso de transmisión.

3. Relevancia: debe ser esencial para el área de responsabilidad de actuación de la administración.

4. Integridad: Tiene que contener los hechos que el administrador necesita para tomar decisiones y resolver problemas.

5. Concisión: debe omitir materias ajenas al asunto, resumir la información clave y dejar a un lado los detalles y los datos que no tienen relación con el sistema de información administrativa.

6. Oportunidad: Tiene que estar disponible en el momento en quesea necesaria para la actuación del administrador, pues anticipada podría ser olvidada o mal usada, y retrasada no tiene valor.

7. Calidad: es el grado de precisión con el cual la información retrata la realidad, a un costo razonable, para su procesamiento y distribución

Planeación del Sistema de Información Administrativo

La administración empieza con la planeación del sistema de la empresa. Y el desempeño eficiente de las actividades de la empresa depende de ella. Planear es decidir de antemano lo que debe hacerse, cómo ha de hacerse, cuándo se hará y quién lo hará. La planeación tiende un puente entre el punto de donde nos encontramos y dónde queremos estar en el futuro. Todos los que trabajan efectúan alguna clase de planeación, pero la planeación gerencial es bien definida. Los gerentes planean la distribución de todos los recursos y el trabajo de las organizaciones no son gerentes no planean la distribución de los recursos humanos, sino tan solo sus propias actividades. El plan de SIA ha de formar parte del plan estratégico Administrativo.

Pasos En La Elaboración Del plan estratégico Del SIA:

1) Examinar el plan anterior a Largo Plazo y determinar la naturaleza del que va a ser elaborado.

2) Estudiar el de la empresa y los cambios tecnológicos que se prevén en los futuros SIA.

3) Estudiar la posición estratégica de la compañía.

4) Determinar el entorno en que el SIA cumplirá su cometido.

5) Definir las restricciones y especificar las políticas que se seguirán en la instalación del SIA.

6) Establecer los objetivos estratégicos del SIA.

7) Delinear el actual SIA e identificar provisionalmente los subsistemas que necesitan revisión con mayor urgencia.

8) Descubrir nuevas aplicaciones e innovaciones que puedan aportar grandes beneficios.

9) Desarrollar nuevos conceptos alternos al SIA.

10) Establecer los criterios y pesos para evaluar otros conceptos.

11) Estimar el plazo de las metas que debe alcanzarse (prioridades) y los recursos que se requieren.

Importancia del Sistema de Información Administrativo

Los sistemas informativos, así como las partes que lo componen, son primordiales para proveer los elementos necesarios para la toma de decisiones. Los sistemas de información cumplen con aspectos importantes y determinantes en los diferentes conceptos de sistema y se puede definir como una organización compleja que relaciona todo el conjunto de métodos, de datos, de medios e instrumentos necesarios para satisfacer las necesidades de la dirección de un objeto determinado. La información es el resultado del procesamiento y análisis de los datos, constituyendo así el resultado de los sistemas informativos, los cuales toma como punto de partida conjuntos de datos relacionados entre sí.

Actividades Básicas del Sistema de Información Administrativo

-Entradas de información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información: Las entradas pueden ser manuales o automáticas.

-Almacenamiento de Información: A través de esta propiedad el sistema puede reconocer la información guardada en la sesión o proceso anterior.

-Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estas características de los sistemas permiten la transformación de datos fuentes en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones.

-Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada, al exterior.

Objetivos del Sistema de Información Administrativo

La planeación exige buscar y seleccionar, entre diversas alternativas, los cursos de acciones necesarios para alcanzar un objetivo. La planeación puede ser útil y debe comenzar sólo cuando los objetivos hayan sido escogidos correctamente. No puede efectuarse el plan maestro a menos que los objetivos globales estén bien detallados y se conozcan bien. La función de planeación de sistemas ha de abarcar el examen de los subsistemas propuestos en función de los criterios de planeación cuyo fin es reducir al mínimo el número de sistemas, ampliar su alcance y colocarlos en el orden debido de desarrollo. Algunos de los objetivos de la planeación de sistemas son:

• Lograr un buen desarrollo en los principales elementos

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