Instrumentos De Archivo

Unidad 2 instrumentos de sistema de archivo

2.1 usa archivo mecánico o manual de acuerdo con las necesidades y características del área donde se trabaje

a) identificación de los archivos mecánicos

1. objetivos: la principal función del archivo consiste en la conservación de documentos, ya que la ley obliga a ello estableciendo unos plazos mínimos de conservación, durante los cuales puede ser requerida su presentación. estos documentos se conservaran debidamente ordenados y clasificados. esta conservación proporciona información sobre el funcionamiento y los asuntos tratados por la entidad. el archivo será eficaz cuando se encuentra rápidamente lo que se busca.

archivar significa guardar de forma ordenada documentos útiles, haciéndolo de un modo lógico y eficaz que permita su posterior localización de la forma más rápida posible cuando sea necesario.

2. ventajas y limitaciones:

Ventajas:

• almacenamiento organizado de los documentos

• fácil ubicación de ser necesitado un documento

• conservación de los archivos

Desventajas:

• espacio ocupado

• afectación de los documentos al almacenar archivos por mucho tiempo

3. procedimiento para el manejo y disposición de documentos:

Este procedimiento tiene como objeto establecer las directrices para el servicio de recepción, clasificación, almacenamiento, entrega al propietario o disposición final de los objetos encontrados.

B) implementación de archivos mecánicos

1. gavetas: Un cajón o gaveta, es un receptáculo en el cual pueden colocarse objetos. Suelen estar incorporados a mesas, escritorios y otros muebles. Para resguardar objetos privados o información confidencial, muchos cajones tienen cerradura.

• Marbetes: Trozo de papel, cartón u otro material parecido que se pega a un objeto y sirve para indicar la marca, el contenido, las cualidades o el precio de este

• Pestañas: Elemento que se encuentra en las interfaces gráficas, que permite cambiar entre distintos documentos o secciones de forma rápida. Generalmente constan de un campo de texto dentro de un cuadro rectangular y se ubican una al lado de la otra en fila. Pueden compararse a los marcadores de la A a la Z en una agenda telefónica.

• Carpetas: Las carpetas de archivo consisten en generalmente una hoja de cartón, bien gruesa y de color rosa. La lámina se dobla por la mitad alcanzando una superficie superior a la de un papel DIN A4. Los documentos se guardan en su interior agrupados por temáticas comunes.

• Guias: Estas guías describen los fondos que aquí custodiamos indicando sus características fundamentales, como las fechas extremas, el volumen total de documentos (unidades documentales) que contienen así como los distintos soportes en que se encuentran estas unidades.

• Uso de colores: Una de las necesidades importante en las instituciones hospitalarias, es la de captar datos sobre las diferentes etapas de salud de las personas para crear, mantener, conservar y guardar los registros médicos que sirva de una forma eficaz para el manejo del archivo clínico.

2. ficheros: Se le llama fichero a un conjunto de información clasificada y almacenada de diversas formas para su conservación y fácil acceso en cualquier momento

3. tarjeteros: Son piezas pequeñas de cartulina en las que se anota, de manera breve y lógica, cierta información.

Estos registros en tarjeta se guardan tarjeteros, conocidos como ficheros

c) control y resguardo de documentos

1. flujo de documentación: El flujo de documentos es una asignación de documentos en secuencia del sistema que pertenecen directamente a una operación comercial. Los documentos individuales forman cadenas de documentos. El flujo de documentos le

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