Instrumentos De Notaria

Instrumentos de notaría

INTRODUCCIÓN

Notario es un licenciado en derecho investido de fe pública, facultado para autentificar y dar

forma en los términos de ley a los instrumentos en que se consignen los actos y hechos jurídicos.

La función notarial es de orden público. Los actos que se celebren ante su fe, podrán referirse a cualquier otro lugar, siempre que se de cumplimiento a las disposiciones que marque la ley, asimismo estarán obligados a prestar servicios en los casos y términos establecidos por la ley respectiva.

El notario deberá desempeñar la función pública, en la notaria a su cargo y en los lugares donde resulte necesaria su presencia en virtud de la naturaleza del acto o del hecho que se pretenda pasar ante su fe.

En el ejercicio de su función, el notario orientará y explicará a los otorgantes y

comparecientes el valor y las consecuencias legales de los actos que él vaya autorizar.

Cada notaria tendrá un sello de forma circular, con un diámetro de cuatro centímetros, en el

centro el escudo Nacional y alrededor de este una inscripción que varia de acuerdo al lugar,

el número de notaria y el nombre y apellido del notario.

Las notarias deben funcionar con regularidad y con sujeción a lo dispuesto por l las leyes

respectivas, sus reglamentos y disposiciones aplicables, se auxiliara de notarias que serán

nombrados y removidos libremente por la autoridad respectiva.

El protocolo es el instrumento en que el notario publico consigna los contratos que pasan

ante él y entre las partes. El libro lo forma el mismo notario con todos los protocolos que

autoriza en un año.

Los fedatarios deben conservar los actos autorizados en forma permanente y en absoluta

seguridad la reproducción en testimonios de dichos actos y recopilaciones documentales,

señalan por si solos la evidente e inexcusable necesidad de la existencia de los protocolos

notariales.

La importancia del protocolo radica en que los instrumentos originales que deben quedarse en poder del notario

interesa que se conserven de una manera metódica y ordenada, a fin de que siempre sea fácil la busca de documentos y la expedición de copias, formando el conjunto de todos los de un periodo determinado.

El protocolo que la ley define como “la colección ordenada de las escrituras matrices autorizadas durante un año”.

El notario no podrá autorizar acto alguno sin que lo haga constar en su protocolo y sin que observe el procedimiento establecido para tal efecto en la ley respectiva.

TEMA 3: INSTRUMENTOS DEL NOTARIO

PROTOCOLO

La fe pública notarial esencialmente es documental y nunca verbal, por esta razón las actas y escrituras públicas sólo pueden autorizarse en el protocolo y de ellas pueden expedirse copias, testimonios y certificaciones.

El protocolo es un libro o conjunto de libros que se forman con los sellos separados y numerados progresivamente en los que el notario sienta, con las formalidades de ley, los actos y hechos jurídicos otorgados ante su fe, como los libros de cotejo y sus correspondientes apéndices e índice.

Etimológicamente, de acuerdo con el “Diccionario de la Lengua Española”, el termino protocolo está compuesto por dos palabras de origen griego protos primero y colaopegar. Según el diccionario de legislación de Joaquín Escriche

“... Entre los romanos protocolumera lo que estaba escrito a la cabeza del papel de donde solía ponerse el tiempo de su fabricación”.

El protocolo, denominado Registro de Instrumentos se encuadernaba al final de cada año. Este sistema de protocolo abierto se utilizó en la Colonia y México Independiente hasta la Ley de 1901.

INTEGRACIÓN DEL PROTOCOLO DEL NOTARIO

El protocolo esta constituido por los libros o volúmenes en los cuales el Notario asienta los instrumentos que autoriza y por el apéndice en que se incorporan los documentos relacionados con ellos.

Los documentos incorporados al apéndice quedan con ellos protocolizados y en consecuencia, forman parte integrante del instrumento.

El Notario podrá llevar un protocolo especial para los casos de escrituras de interés social, el cual deberá reunir los requisitos antes citados y ser autorizados por el gobierno del Estado.

Los libros en blanco del protocolo, serán uniformes, adquiridos y pagados por el Notario, encuadernados sólidamente y empastados, cada uno constara de 150 hojas numeradas, con una más al principio sin numerar, destinadas al titulo del libro.

Las hojas de los libros del protocolo tendrán 35 centímetros de largo por 24 de ancho, en su parte utilizable.

El protocolo de cada notario podrá constar de uno o varios libros a juicio de dicho funcionario, según las necesidades impuestas por el movimiento de los asuntos que haya en la Notaria.

El uso de estos libros debe hacerse por orden riguroso de la numeración de los instrumentos notariales, pasando de un libro a otro en cada instrumento, hasta llegar al ultimo y volviendo de éste, al primero, para lo cual serán numerados los libros o volúmenes del uno en adelante.

La numeración de los instrumentos será progresiva desde el primer volumen, sin interrumpirla, de un volumen a otro, aun cuando “ no pase” alguno de dichos instrumentos.

No podrán pasar de 10 libros de protocolo que se lleven en una Notaria.

En la primera pagina útil del libro, el secretario de Gobernación, pondrá la razón en que conste el lugar y la fecha, el numero que corresponda al volumen según los que vaya recibiendo el Notario durante su ejercicio; el numero de hojas útiles, inclusive la primera y la última; nombre y

apellidos del Notario y número ordinal de la Notaria a su cargo; el lugar en que deba residir esté situada la Notaria.

Cada hoja de los libros del protocolo, tendrá un margen a la izquierda. Igual a una tercera parte de la porción utilizable, separada por medio de una línea de tinta, para poner las razones y anotaciones que legalmente deban asentarse allí. Cuando se agote esta parte, se pondrá razón de

que las anotaciones se continúan en una hoja por separado, especialmente destinada al efecto, la cual se agregara al apéndice.

TIPOS DE PROTOCOLO

Protocolo ordinario

Denominado también protocolo abierto. Los instrumentos libros y apéndice que integran el protocolo deberán ser numerados progresivamente.

Los folios deberán utilizarse en forma progresiva por ambas caras y los instrumentos que se asienten en ellos se ordenarán en forma sucesiva y cronológica por el notario y se encuadernaran en libros que se integraran por doscientos folios, excepto cuando el notario deba asentar un

instrumento con el cual rebasare ese número, en cuyo caso podrá dar por terminado el libro sin asentar dicho instrumento iniciando con éste el siguiente libro.

Protocolos especiales

Libro de Registro de Cotejos:

Para simplificar el acta que se levanta con motivo de las razones y anotaciones de los cotejos y las compulsas, se hace constar: el número de acta, fecha, nombre del solicitante, si comparece por si o por otra persona, numero de documentos exhibidos, numero de copias certificadas de cada documento y observaciones. Así mismo se puede mencionar si existe alguna diferencia entre el original y la copia cotejada.

Protocolo especial:

La ley del notariado prevé la utilización de un protocolo en el que se asienten los actos y contratos donde intervengan las autoridades, con el fin de llevar un control de las operaciones realizadas, el cual es semejante al que utiliza la administración publica federal respecto de los bienes que adquiere y enajena. También se utiliza par las operaciones “en que intervengan las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, cuando actúen para el fomento de la vivienda o con motivo de programas para la regularización de la propiedad inmueble”.

Estos protocolo tienen como característica especial que “ Los instrumentos, libros y apéndices, deberán ser numeradas en forma progresiva e independiente de la que corresponda al protocolo ordinario y en cada caso se antepondrán el numero de las siglas P.E.

Protocolo del Patrimonio Inmueble Federal:

Instrumentos de notaría

Con el fin de llevar un control estricto de los bienes inmuebles que forman parte del patrimonio nacional, la Ley General de Bienes Nacionales establece el uso de un protocolo especial que deben utilizar los notarios del patrimonio inmueble federal, en el que harán constar las adquisiciones o enajenaciones “ a titulo gratuito u oneroso, de los bienes inmuebles propiedad del Gobierno federal o aquellos que formen parte del patrimonio de los organismos descentralizados que sean de dominio publico”.

Las características técnicas tanto del protocolo como de los apéndices, índices, irán de acuerdo con las normas establecidas en la ley del lugar donde ejerza el notario actuante.

Protocolo consular:

De acuerdo con la Ley Orgánica de la Administración Pública, le corresponde a la secretaria de Relaciones Exteriores, entre otras facultades, la función notarial en el extranjero.

El ejercicio de la función notarial es limitada y se concreta a la autorización de actos jurídicos y contratos, no pudiendo intervenir en la autentificación de hechos jurídicos y contratos.

CARACTERÍSTICAS DEL SELLO DE AUTORIZAR

El notario para actuar necesita del sello. La Ley se refiere a él como

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