LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

El proceso y desarrollo de diferentes técnicas de archivo, agilizan las actividades de una empresa, aplicándolas según sus necesidades. A través del conocimiento de la administración documental se logra la clasificación, confección y trámite de información de forma ágil.

En el transcurso de una institución desde su fundación, se genera un historial de procesos y bases documentales que conforman su patrimonio cultural y por lo tanto es indispensable su conservación; de esta necesidad surge la búsqueda de conocimientos que conlleven a la creación de espacios destinados a guardar y consultar datos en cualquier época que se requieran.

Un concepto amplio y conciso de la Administración documental se sustenta en la organización de documentos producidos y recibidos por una persona natural o jurídica, dando un manejo archivístico para utilizar técnicas aplicables en la agrupación y organización de documentos.

El conocimiento de la clasificación y manejo de datos trae consigo innumerables beneficios para el desarrollo de las actividades de una entidad, no únicamente para el área encargada de las labores de archivo, sino también para la obtención de historiales en sus diferentes campos de acción, entre otros; Área contable, Recursos Humanos y los departamentos que ejecutan la finalidad y objeto social de cada institución. La facilidad de búsqueda y acceso a la información en el menor tiempo posible, hacen de la administración documental una actividad gratificante que genera resultados eficaces, así mismo el ahorro de tiempo permite brindar una mejor calidad de atención al cliente y el propio desenvolvimiento del funcionario que desarrolla la labor de búsqueda.

OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL.

1 Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los documentos que se procesan.

2 Proporcionar información cierta y rápida de los documentos

3 Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.

4 Garantizar en forma permanente la conservación, organización y acceso fácil de los documentos archivados

5 Facilitar la organización y mantenimiento de los archivos

6 Establecer un control racional y ordenado de los documentos que se manejan

7 Facilitar la organización y mantenimiento de los archivos

8 Establecer un control racional y ordenado de los documentos que se manejan

FUNCIONES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Organizar y conservar la documentación que van produciendo y recibiendo

Formar correctamente las series documentales, impidiendo la dispersión o eliminación de la documentación.

Preparar las transferencias de documentación.

Cumplir y hacer cumplir las normas y directrices del Archivo General

TERMINOS

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

Administración de documentos a nivel de la oficina o de la Unidad de Administración Documental, con referencia a la generación de información y producción de documentos

CLASIFICACIÓN

Clasificación es la acción o el efecto de ordenar o disponer por clases. Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten

CONSERVACIÓN

Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos que alberga un archivo

FOLIACIÓN

Numeración ordenada de las páginas de un escrito o impreso

GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Conjunto de actividades y técnicas, tendientes a la planeación,

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