Administración Documental

ADMINISTRACIÒN DOCUMENTAL

Contenido

• Modelo de organización

• Beneficios

• Flujo de Trabajo

• Proceso de implantación

• Sensibilización

• Soluciones informáticas

• Casos de estudio

Modelo de organización

Liderazgo

Enfoque al Cliente y Mercado

Administración por Procesos

Resultados del Negocio

Planificación Estratégica

Enfoque al Recurso Humano

Mediciones, Indicadores de Gestión, Análisis, Administración del Conocimiento, Flujo de Información

La información en las organizaciones

• La organización depende en gran medida el buen funcionamiento de la información.

• Toda organización debe ser capaz de gestionar información soportada en cualquier tipo de documento.

• La información debe resultar, además, accesible y fácilmente localizable.

• El conocimiento se relaciona con la tecnologÃ−a documental desde que ese conocimiento se encuentra

plasmado en documentos.

Información de la empresa

Modelo de Gestión Documental

Beneficios

1• Organización del archivo de documentos electrónicos e impresos.

• Acceso rápido, fácil y seguro a los documentos y datos de la empresa.

• Reducción de la circulación de documentos y registros en papel.

• Automatización de las actividades requeridas para el proceso de control de documentos.

• Agilidad en el proceso de emisión y revisión de documentos.

• Eliminación de copias obsoletas en poder de los usuarios.

• Control sobre los préstamos y las devoluciones de los prototipos del archivo

Objetivos de la Administración documental

Es un sistema de apoyo a la organización y tiene como objetivos

Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los documentos que se procesan. •

Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que tramitan. •

Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan. •

Recepción y Orientación. •

Registro y Distribución. •

Archivo. •

El nivel jerárquico de la Unidad de Administración documental va a estar dado de acuerdo al volumen o

complejidad de los asuntos que procesa. Como vemos en el cuadro la estructura tiene dos niveles que pueden

darse de la siguiente forma: División y departamentos, o departamentos y secciones. Esta estructura es para

manejar alrededor de 100 documentos diarios. También puede dividirse en secciones y áreas de trabajo o

ser pequeñas unidades, por ejemplo en el interior de la república lo hace solo una persona. Esta estructura

se puede usar tanto para un sistema manual y/o un sistema computarizado.

La unidad de administración documental tiene a su cargo la recepción externa, la numeración, la

regulación del trámite interno, despacho interno y archivo de los documentos ya sea recibidos o emitidos

por el organismo.

IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Los documentos que usa nuestra sociedad nos rodean y sumergen. Sin ellos no podemos vivir. Esta

caracterÃ−stica, agudizada y en crecimiento continúo después de la segunda mitad del siglo XX, ¿no

puede ser usada para elevar el nivel de vida democrática mientras están vigentes y activos? ¿Por qué

hemos de esperar a que se conviertan en Históricos para descubrir su utilización práctica? Las sociedades

iberoamericanas -en mayor o menor grado- estamos padeciendo enfermedades de nuestros sistemas

democráticos. Los llamados "documentos de archivo", su tramitación,

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