LA COMUNICACIÓN ESCRITA EN LA ORGANIZACIÓN

LA COMUNICACIÓN ESCRITA EN LA ORGANIZACIÓN

1. El Aviso:

Es un comunicado en el cual se notifica o advierte algún hecho, es una comunicación breve, directa y concreta. Por lo regular va dirigido a varias personas con el nombre de la institución o persona que lo emite cuya función es de informar al personal de la empresa alguna noticia o advertencia

Debe ir fechado y firmado por la persona que lo emite.

2. Memorando o Memorándum:

El memorándum de negocios o memo se utiliza principalmente como un medio oficial y físico de comunicación eficiente desde un departamento al personal; sirve casi siempre para la comunicación interna y sólo rara vez se envía a los clientes o al público.

El memorando va con el membrete de la empresa y se envía por vía electrónica como un archivo adjunto o es impreso para su entrega física. Los mensajes menos formales suelen ser enviados por correo electrónico únicamente. Los memorándum se deben enviar a un público específico, en función de su finalidad.

Existe, hoy día, una práctica incorrecta, bastante generalizada, del memorando (memo) que supone su exclusiva utilización para regañar o amonestar a los empleados y empleadas de una empresa. El memorando se crea verdaderamente para comunicar diferentes tipos de mensajes.

2.1. Propósitos:

a) Compartir noticias:

Los memorándum se utilizan para mantener a los empleados informados sobre los últimos acontecimientos, ya sea de toda la empresa o de un departamento específico. Por ejemplo, cuando la administración emite un cambio en la política de la empresa, un memorándum se utiliza para explicar el cambio.

b) Abordar un problema

Las empresas pueden emitir un memorándum para hacer frente a un problema que ha llamado la atención de la gerencia. Un memorándum como éste podría describir cualquier información obtenida a través de la investigación que llevó el problema a la luz y abordar el nivel de gravedad.

c) Hacer una solicitud

A veces, las empresas emiten notas para realizar solicitudes a los empleados. Éstas pueden solicitar asistencia a las reuniones, los cambios en los procedimientos de trabajo o el permiso o la cooperación para hacer una actividad relacionada con el trabajo. Un memorándum de solicitud a menudo incluye instrucciones o recomendaciones para la realización de la solicitud, como unas acciones específicas.

d) Proporcionar retroalimentación

Otro uso común de las notas es proporcionar información sobre los programas de la empresa, los servicios o los productos. Los memorándum utilizados para este propósito les dan a los empleados una respuesta para que sepan cómo se está recibiendo su trabajo.

Al crear memorandos, se deben aplicar todas las reglas que tienen que ver con la redacción eficaz de todas las comunicaciones empresariales.

2.2. Consideraciones:

 Utilizar el punto de vista de la persona destinataria.

 Usar un enfoque positivo que destaque lo favorable o agradable en vez de lo negativo.

 Crear el mensaje adaptándolo a los criterios éticos y legales pertinentes.

 Utilizar un lenguaje o vocabulario que no discrimine por razón de sexo, edad, raza, país de origen, impedimento físico o mental, religión, etc.

 Escribir considerando las diferencias culturales.

2.3. Requerimientos:

 Oraciones cortas y largas (un balance entre ellas)

 Vocablos sencillos y familiares

 Voz activa y verbos simples

 Concisión

 Forma estandarizada o modelo

 Tratar un solo asunto.

 Enumerar los aspectos o ítems que se incluyan (tres o más).

2.4. Estructura:

1. Se inicia con la palabra MEMORÁNDUM

2. Persona que lo envía y su cargo, precedido de la preposición “De:”

3. A continuación, la persona a quien se dirige y su cargo, precedido de la preposición “A:”

4. Fecha

5. Asunto

6. Escrito redactado brevemente.

7. Firma(s)

3. Currículum Vitae:

El currículum es la presentación, con él se ofrece la primera imagen de uno mismo y la única información que tiene la empresa a la que se trata de acceder.

El currículum es un compendio resumido y esquemático de datos y antecedentes formativos y profesionales de una persona.

Hace algunos años dejó de ser obligatorio presentarlo en papel; ahora, la tecnología también permite enviarlo en un archivo, si así lo requieren. Lo que no cambia es el contenido principal, es decir, la experiencia laboral e información académica. Pero, si se modificó la manera de redactarlo.

Objetivos:

 Dar a conocer a la empresa y al futuro empleador los datos básicos de la persona que lo envía en el ámbito profesional.

 Preselección de candidatos para las pruebas profesionales.

 Servir de apoyo en las entrevistas de selección.

En el Perú:

Inés Temple, presidenta ejecutiva de DBM Perú y DBM Chile, asegura que el currículum vitae que un profesional presenta al momento de solicitar empleo debe ser ni más ni menos que perfecto, 100% veraz, sin ninguna exageración ni omisión voluntaria. En consecuencia, realizó las siguientes recomendaciones al momento de construirlo.

 El documento no debe tener más de dos páginas (página y media es lo ideal).

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