LA CONFORMACIÓN DEL SISTEMA ORGANIZACIONAL Y DECISORIO

LA CONFORMACIÓN DEL SISTEMA ORGANIZACIONAL Y DECISORIO

El sistema de organización. Los sistemas que conforman la empresa

Utilizamos el enfoque sistémico para poder trabajar en la organización que es compleja, ya que nos brinda ciertas herramientas que permiten analizarla en su división en distintos sistemas. A partir de ese análisis, se puede mejorar su funcionamiento y lograr un mejoramiento total del sistema organización.

En el módulo II, dijimos que t oda organización puede ser concebida como un sistema, conformado por subsistemas y todos los sistemas están relacionados ente si. De este modo, aparece el sistema empresa conformado por el sistema decisional, los corporativos, de recursos, operativos y auxiliares básicamente como lo muestra la figura 1 (se remite a la explicación del módulo II para profundizar en el funcionamiento de cada unos de estos sistemas)

Siguiendo esta misma concepción sistémica se podría concebir al Estado (ya que es una organización) y de esta manera, se puede idear a cualquier entidad pública bajo esta visión de entrada - proceso y salida, que requiere de la retroalimentación para mantenerse con vida. Básicamente, lo que se modifica en estas creaciones, pueden ser sus output que se ven reflejados principalmente es su sistema operativo (uno de sus sistemas administrativos). Esquemáticamente, se puede decir, que los sistemas que conforman la administración del estado son los que se muestran en la figura 2.

RELEVAMIENTO, ANÁLISIS Y DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN

Ya sabiendo cuáles son los sistemas que conforman la empresa vamos a comenzar adentrándonos en el estudio y análisis de uno de los sistemas administrativos que es básicamente el sistema de organización. Si empezamos a diseñar una organización, ¿por dónde partimos?

Básicamente debemos comenzar por definir o redefinir la visión, misión, objeto y objetivos organizacionales. Para que se comprenda claramente, vamos a referenciar el concepto de cada uno de ellos

VISIÓN: es un concepto abstracto, que está en la cabeza del que la genera. Transmite la idea de lo que se desea sea la organización en un futuro, para qué servirá. Tiene un horizonte de muy largo plazo.

MISIÓN: cuando escribimos la visión, la transformamos en misión, que sería la expresión de para que está la organización en el contexto. Cuál es la finalidad que tiene que lograr. Sirve para saber cuál es el alcance del negocio.

La Misión tiene tres elementos

• Actividad u objeto

• Mercado o cliente objetivo

• Cómo va a satisfacer a dicho cliente o mercado

Si usted navega por Internet encontrará muchas empresas que tienen definida su misión y sería muy productivo para su estudio que investigue y lea algunas a fin de tener una idea más acabada de la misma.

Yo le sugiero ingresar a algunos sitios que he revisado y considero que están bien definidos en su concepción. Ellos son:

ARCOR - http://www.arcor.com.ar/es_nuestraCompania_todoSobreArcor-filosofia_23.aspx

PROMEDON - http://www.promedon.com/index.php/es/mision-vision-valores

Sin embargo, existe una gran cantidad de organizaciones que definen y comunican a través de sus páginas web estos conceptos.

OBJETO: Es la actividad propia del negocio, a qué se dedica. Si la misión está bien definida, debe contener el objeto de la organización.

Por lo general, las organizaciones no plasman por escrito su misión, a menos que se trate de una organización que ha certificado calidad, lo que si se encentra escrito es el objeto que se encuentra en el contrato o estatuto.

¿Cómo delimitamos el objeto de nuestro negocio? Por ejemplo:

Empresa de transporte

Objeto global

Transporte aéreo

Transporte marítimo

Transporte terrestre

Objeto específico

Transporte de mercadería

Transporte de pasajeros

¿Para que sirve definir y delimitar el objeto de la organización? Porque dependiendo del tipo de negocio al que me voy a dedicar, delimitaré el mercado al que apunto. El mercado actual y potencial puede ser diferente, lo que me da lugar a plantear distintas estrategias.

Entonces, cuando tenemos definido el objeto, el mercado y las condiciones, puedo plantear por ejemplo, que voy a prestar el servicio con última tecnología, calidad, innovación, etc. Estos son lineamientos de cómo voy a desarrollar la labor en mi organización.

A partir de ello, que es lo general, veo que me hace falta para los otros sistemas.

Cuando hablamos de OBJETIVOS, podemos hacer una distinción entre:

Objetivos generales (compromete a toda la organización)

• Objetivos específicos

• Objetivos estratégicos

• Objetivos tácticos

• Objetivos operativos.

A partir de la MISIÓN, planteamos objetivos estratégicos.

Los objetivos estratégicos y financieros son complementarios. No puedo logra objetivos estratégicos si no tengo sustento financiero y no se puede lograr un crecimiento financiero si no se logran los objetivos estratégicos. Hay algunos casos en los cuales uno puede priorizar, por ejemplo, existen muchas empresas trabajando a pérdida en post de conseguir mercado. Por ejemplo:

Objeto = Transporte de pasajeros de ferrocarril

Objetivo estratégico = 50% del Mercado de Córdoba

Objetivo financiero = rentabilidad del 5% anual

Además de lo anteriormente expuesto, podemos expresar que toda organización debe definir

El fin, es en definitiva el ¿para qué? de la organización, qué utilidad presta esa organización en el contexto. Tiene que existir una necesidad en el contexto para que justifique la necesidad del negocio. De la finalidad surge el objeto

Finalidad = cubrir la necesidad del transporte

Objeto (acoto de la necesidad) = Transporte de pasajeros diferencial

Objetivo estratégico = 50% del Mercado de Córdoba

Objetivo financiero = rentabilidad del 5% anual

Relevamiento del sistema de organización

Todo esto que se ve de los sistemas es para tratar de hacer un análisis y diagnóstico. Lo que se busca es tratar de simplificar la estructura organizacional, hacerla racional y menos costosa.

El fin es equiparable a la misión o a los objetivos extraorganizacionales, porque están en relación a una necesidad impuesta por el contexto. Los objetivos en este caso estarían hablando de objetivos propios de la organización, objetivos a largo plazo. De aquí se desprende el concepto de metas que son objetivos a mediano plazo, porque se define el objetivo para cada sistema en particular

Todo esto nos lleva a preguntarnos... ¿cómo planificamos?

Nosotros vemos

• Sistema organización

• Sistema Decisorio

• Sistema Información

• Y algunos Sistemas Operativos

El sistema esencial a definir, que es el que sustenta a la organización, es precisamente, el Sistema de Organización, que es el que define la estructura organizacional y las funciones.

Lo que trato de ver, cuando analizo este sistema, es si estructuralmente la organización funciona de manera adecuada o si presenta alguna deficiencia.

Para esto, primero debemos relevar la información pertinente. Y ¿cómo lo relevamos?, ¿qué técnicas utilizamos? Para este sistema en particular, se pueden utilizar todas las técnicas de relevamiento descriptas en el módulo II (ver: MÉTODOS DE RELEVAMIENTO Y COMPROBACIÓN), aunque por lo general, las más utilizadas son

• Entrevistas

• Estudio de documentación (organigrama, manual de organización, etc.)

• Cuestionario (cuando la organización se encuentra desconcentrada, es decir, que tiene varias sucursales o cuando el número de personas a relevar es muy alto)

Para relevar la información, se puede utilizar el siguiente modelo (por cada unidad de trabajo tengo que tener y completar un formulario):

Unidad de Trabajo:

Responsable:

PÁGINA:

CÓDIGO:

Depende de:

FECHA de EMISIÓN Remplaza a Pág.:

Código:

Supervisa a:

Misión:

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Observaciones

•

Es importante aclarar que el concepto de función es más amplio que el de tarea. Una función puede incluir 1 ó más tareas. Por ejemplo:

¿Cuál es la función del docente?

• Elaborar el desarrollo del contenido de la materia

• Elaborar el material de estudio

• Planificar el desarrollo de las clases prácticas

• Elaborar los exámenes finales y parciales

Para poder cumplir con su función de "Elaborar el desarrollo del contenido de la materia", es necesario que el docente:

• Analice los diferentes temas que pueden incluirse en la materia

• Busque bibliografía al respecto

• Determine el alcance que tiene cada uno de los temas

• Evalúe y clasifique la prioridad de cada tema

• Seleccione los temas a incluirse en el dictado

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