LOS EVENTOS CORPORATIVOS. HOY. TENDECIAS.

EVENTOS CORPORATIVOS

Tema 1: LOS EVENTOS CORPORATIVOS. HOY. TENDECIAS.

Los eventos corporativos se han convertido en una parte fundamental de la estrategia de comunicación de la empresa con sus diferentes públicos de interés. Abundar en estos acontecimientos, efímeros que se caracterizan por su aspecto relacional, y que acercan la marca a su público, desde el punto de vista de su tipología y características que los definen es el objetivo de esta unidad didáctica. Partimos del a consideración de que nadie duda hoy de que la industria de los eventos se ha posicionado como un área de negocio relevante, donde convergen diferentes actores -áreas interrelacionadas entre sí- que han contribuido a personalizarla y alcanzar cotas de excelencia aquí también reflejadas.

¿Qué es un evento y qué valor aporta en el mundo corporativo actual?

Un evento es un acontecimiento, un acto efímero, donde lo que cuenta es la experiencia de los que asisten – involucración-.

Un evento es una experiencia que se recuerda, que emociona.

Un evento es una poderosa herramienta de comunicación.

Para qué sirven:

• Presentar o dar publicidad a un producto, idea, servicio, empresa…
• Captar o fidelizar clientes.
• Crear una mejor experiencia de marca.
• Promover la integración de empleados en la empresa.
• Incrementar las ventas.
• Celebrar logros o acontecimientos, como un aniversario.

Tendencias:

“Un 22% de los presupuestos de marketing de las empresas se destinan a eventos”.

1. Fuerte impronta tecnológica en los eventos corporativos, tanto en equipos como en interactividad con el público. Las aplicaciones de aparatos móviles para conectar, interactuar y compartir conocimientos, wi-fi libre y la reproducción de videos a audiencias remotas.
2. Optimización de la inversión y la reducción de costos. Se descartan los eventos improductivos y se desarrollarán acciones más cortas.
3. Alineados con la estrategia de la compañía.
4. Conectividad: habrá una marcada participación de los asistentes (pre y pos evento) a través de las RSS, internet y otros recursos online.
5. Los eventos de asociaciones (como congresos, foros y simposios, entre otros) se utilizarán para brindar una experiencia personalizada a los asistentes.
6. Contenidos: se crearán portales para capturar el contenido generado en los eventos y maximizar el intercambio de conocimientos.
7. Detalladas exposiciones de los speakers: los eventos se utilizarán para conectar comunidades de conocimiento online y offline. Las nuevas tendencias en formas de presentar (al estilo TED, por ejemplo) permitirán lograr más impactos en menos tiempo.
8. Maximizar ingresos: Atraer sponsors y expositores de otros sectores, como el deportivo. El evento como plataforma para generar mayores ingresos. Opciones premium de precios en un mismo encuentro.
9. Responsabilidad social: conciencia por el cuidado y la sostenibilidad del planeta.
10. Cara a cara: el aspecto vivencial y de convivencia seguirá siendo la razón de ser de los eventos. Nada podrá suplantar las emociones, la adrenalina de compartir y vivenciar un encuentro entre personas.

Tema 2: LOS EVENTOS DE EMPRESA. DEFINICIÓN Y TIPOLOGÍA.

Los eventos empresariales se incluyen como una herramienta clave la estrategia de comunicación de cualquier corporación con sus públicos de interés. Se trata de conectar los valores de la empresa a los valores de sus clientes, trabajadores, socios, stakeholders…, es decir, construir vínculos duraderos. El evento suscita el interés de los medios y genera emociones que sirven de pegamento con sus destinatarios.

Tipo de eventos:

• Eventos societarios
• Eventos comerciales y de lanzamientos/presentación de producto
• Eventos de patrocinio
• Eventos de celebración
• Eventos de formación
• Eventos de motivación
• Eventos institucionales
• Eventos culturales
• Eventos de reconocimiento
• Eventos promocionales
• Eventos protocolarios
• Eventos responsables/solidarios
• Eventos de incentivo

Escenario actual para los eventos corporativos:

Las empresas saben que el factor humano es el elemento clave de sus negocios.

Si conseguimos crear una situación cómoda que promueva el contacto con consumidores, socios, ciudadanía en general, nuestros mensajes llegan mejor y serán más receptivos para predisponer positivamente.

Qué significa hoy un Evento Corporativo:

• Herramienta de comunicación en vivo             Todo debe salir bien a la primera.[pic 1]
• Inversión y no gasto             La empresa espera un retorno. [pic 2]
• Ideal para mensajes complejos              Ya no vale el “lava más blanco”[pic 3]
• Crear vínculos emocionales             Asociar el evento a un recuerdo memorable. [pic 4]
• Organizado según intereses comerciales                 Alineado con la estrategia de [pic 5]

 o empresariales, “para contar algo”                         empresa

Público en los eventos:

Es importante tenerlo clasificado porque esto va a definir el lenguaje que se va a usar y el mensaje que se va a lanzar para captar la atención.

Para captar la atención se debe:

• Sorprender favorablemente
• Aportar coherencia comunicativa (que todos los elementos sean consistentes con el hilo narrativo del evento). ¿Qué quiero contar?
• Que sea creíble, posible para que el asiste al evento.

Captar la atención: Algunos pasos a seguir.

• Imaginar el evento al detalle.
• Especial atención al entorno físico, porque este condiciona la forma de transmitir el mensaje (interior/exterior, verano/invierno, sala diáfana o auditorio, pueblo o ciudad) y al entorno psicológico (el momento que atraviesa la empresa, la situación del público)
• Establecer el tema del evento. ¿Cuál es le hilo conductor?
• Mensajes claros. Un único mensaje reforzado con detalles y demás elementos del evento. Un mensaje recordable. Especial atención a la comunicación no verbal.
• Que sea creíble, posible para el que asiste al evento.
• Comunicación no verbal:

• Convocatoria
• Materiales elegidos
• Traslados turísticos
• Catering
• Actividad para el tiempo libre
• Personalización de los espacios (vestuario)

• Implicar al público a través de los cinco sentidos:

• Vista: Escenografía
• Oído: Música elegida
• Tacto: Materiales empleados
• Gusto: Catering
• Olfato: Aeromarketing

• El ritmo del evento. Contrólalo.

• Recursos de dinamización bien elegidos.
• Cuidado con primar la notoriedad frente al contenido del evento.
• No abusar de elementos tecnológicos superfluos
• No abusar de espectáculos sobredimensionados
• Buscar la coherencia entre el fondo y la forma.

En definitiva, porque diseñar un evento es dibujarlo, dar forma a lo que queremos contar mediante una serie de recursos humanos y técnicas, según los objetivos y el presupuesto, y esto no siempre es fácil…

Tema 3: EL DISEÑO DE LOS EVENTOS. PLANIFICACIÓN Y EJECUCIÓN. DEL BRIEFING AL EVENTO.

Etapas en la organización de eventos:

1. Ideación o concepto del evento. Briefing.

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1. Análisis del proyecto y viabilidad del mismo. Puesta en marcha.

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1. Materialización del evento

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1. Evaluación posterior. Informe final.

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Tema 4: LA INSDUSTRIA DE LAS CONVENCIONES. MICE.

Definición de Reunión: es un término general que se refiere al encuentro de un número de personas en un lugar con el objetivo de organizar o llevar a cabo una actividad concreta (OMT, Reed Travel Exhibitions, ICCA y MPI).

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