La tecnología en la hotelería

ÍNDICE

1.        INTRODUCCIÓN        2

2.        OBJETIVOS        3

2.1.        OBJETIVO GENERAL        3

2.2.        OBJETIVOS ESPECÍFICOS        3

3. LA IMPORTANCIA DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA TECNOLOGÍA EN EL ÁREA DE RECEPCIÓN        4

3.1.        Diferencias del funcionamiento del área de recepción antes y después        4

3.2.        Aporte del avance tecnológico en el área de recepción        6

3.3.        Los equipos tecnológicos más usados en el área de recepción        7

a)        Dispositivos móviles        7

b)        Servicio Wi-Fi        8

c)        Control de manera digital para las habitaciones        8

3.4.        Evolución de la tecnología en el área de recepción        9

4.        CONCLUSIONES        11

5.        BIBLIOGRAFÍA        12

1. INTRODUCCIÓN

El presente trabajo tiene como objetivo explicar y describir la importancia de la implementación de la tecnología en el área de recepción en gran parte de las empresas hoteleras. Para comenzar, es necesario aclarar y explicar las diferencias del área de recepción antes y después de la implementación tecnología; siendo que antes de la llegada de la misma, la tarea del área de recepción debía hacer un seguimiento exhaustivo de los gastos que un cliente pueda realizar durante su estadía y,  por otra parte, guardar meticulosamente la documentación de los huéspedes de forma manual, entre otros. Una vez que la tecnología llega a formar parte del sistema hotelero, se logra simplificar y ahorrar mucho tiempo del anterior proceso, siendo que, la información de los clientes incluso llega a estar mejor respaldada por los nuevos programas computarizados.  

El aporte que la tecnología ha conseguido en el área de recepción,  se ve reflejada en el ahorro de tiempo y la simplificación de varios procesos que realiza el personal de recepción.  De la misma manera, es menester mencionar los equipos más utilizados dentro de esta área, tanto para los clientes externos como internos, ya que con la aparición de aplicaciones y dispositivos electrónicos, ambas partes logran sintetizar algunos procesos arduos como  las reservas de habitaciones y servicios y el control de sus labores, respectivamente.

Por último, pero no menos importante, se mencionan los grandes cambios a partir de la implementación de la tecnología en gran parte de  los establecimientos de hospedaje, destacando, sobretodo, la manera de reservación y el registro de los clientes, siendo que en la mayoría de los casos, los clientes mismos pueden realizar sus reservaciones vía online con las especificaciones y servicios de su preferencia. De la misma manera, los nuevos programas computarizados, permiten al área de recepción establecer un contacto mas directo con sus clientes para ofrecer un mejor servicio y controlar de mejor manera la distribución de las habitaciones, gastos de los huéspedes, entre otros.

1. OBJETIVOS

1. OBJETIVO GENERAL

Recopilar información acerca de la importancia de la implementación de la tecnología en el área de recepción para ampliar conocimientos en la industria de la hospitalidad.

1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Determinar las diferencias del funcionamiento de recepción antes y después.
• Describir el aporte del avance tecnológico en el área de recepción.
• Identificar los equipos tecnológicos más usados en el área de recepción.
• Explicar la evolución tecnológica en el área de recepción.

LA IMPORTANCIA DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA TECNOLOGÍA EN EL ÁREA DE RECEPCIÓN

La tecnología se define como  el cúmulo de conocimientos desarrollados por el hombre con el fin de transformar o modificar su medio o realidad. En ese contexto, cabe señalar que la tecnología, en la actualidad, forma parte de la vida cotidiana del hombre y muchas veces resulta ser indispensable debido a los muchos beneficios que trae consigo, permitiendo mejorar y facilitar las tareas del día a día. Es así que el autor  Jiménez Calderón señala que “[l]a tecnología es el resultado del saber que permite producir artefactos o procesos, modifica el medio, incluyendo las plantas y animales, para generar bienestar y satisfacer las necesidades humanas.” (2009)

En el rubro hotelero, la tecnología ha permitido maximizar la productividad de manera sustancial por los tantos cambios beneficiosos que han venido incidiendo en su funcionamiento. La implantación de tecnología en un hotel está cuidadosamente sistematizada, y responde a varios niveles en los que la organización aprovecha al máximo cada herramienta. En la actualidad los cambios son cada vez más profundos y la velocidad de la evolución tecnológica aumenta de manera exponencial. (Mekhezzem, 2015)

El departamento de recepción es la tarjeta de presentación del hotel. Tiene gran importancia  ya que es el primer departamento con el que el cliente tiene relación, bien sea de una forma personal a su llegada, o a través de cualquier medio de comunicación como  teléfono, fax, carta, páginas web, etc., para adquirir más información o realizar una reservación con antelación. (Larraiza, 2017)

1.  Diferencias del funcionamiento del área de recepción antes y después

El área de recepción de una empresa hotelera, desde sus inicios ha establecido distintas maneras para controlar el funcionamiento adecuado de todos los servicios disponibles en un hotel, supervisando meticulosamente el número de habitaciones disponibles, los registros de entrada y salida de los huéspedes, la asignación de habitaciones y llaves, coordinando y gestionando diversas funciones con otros departamentos del establecimiento hotelero, entre otros.

Desde hace bastantes años atrás, antes de la implementación de la tecnología, cada empresa hotelera tenía un tipo de organización ya establecida, no para cada hotel en particular, sino un sistema estándar para cualquier tipo de empresas que se desarrollan en este rubro. Las tareas fundamentales de un recepcionista se limitaban a ciertos aspectos y normas que cumplían únicamente las siguientes funciones:

1. formalizar las entradas y salidas de clientes;
2. gestionar eficazmente las reservas con el fin de obtener el mayor índice de ocupación;
3. formalizar la documentación y gestionar la información para remitirla posteriormente a los departamentos adecuados;
4. registrar, controlar y cobrar los servicios consumidos por los clientes.
5. generar una atención de calidad a los clientes para anticiparse a sus expectativas;
6. ser la imagen del hotel cubriendo las necesidades comunicativas cliente-hotel-cliente. (Báez Casillas, 2005)

Las funciones señaladas con anterioridad, son hasta ahora los pilares de las tareas fundamentales que el personal de recepción debe realizar. Sin embargo, en los últimos años, han surgido nuevas tendencias  que intentan automatizar la prestación de servicios  en la parte de recepción. Por ejemplo, la manera en que los huéspedes se registran está cambiando progresivamente con tal de acelerar, simplificar y personalizar el proceso. (Pereyra, 2006). Por otra parte, el personal del área de recepción, ha fortalecido, consolidado e implementado ciertas características que lograron respuestas positivas debido a las nuevas (y mejores) funciones que desempeñan. Éstas son:

1. atención personalizada, en la que el recepcionista detecta las necesidades y preferencias de los clientes a través de herramientas capaces de gestionar sus gustos y preferencias con el fin de satisfacer al huésped;
2. gestión de incidencias y quejas, es decir que existe más interacción con los clientes para reportar detalles negativos  que puedan perjudicar la reputación del establecimiento;
3. asesoramiento y entrega de información útil para el huésped, tanto en el hotel como del destino, es decir que el personal de recepción debe brindar toda la información que el cliente requiera;
4. la estrategia de comunicación  vía online que permite esclarecer y mejorar ciertos servicios que quizás puedan provocar aspectos negativos del hotel.
5. nuevos programas que permiten un registro exhaustivo del consumo de los clientes durante su permanencia en el hotel;
6. diseños innovadores y nuevas formas que permiten ingresar a la habitación. (Báez Casillas, 2005)

1.  Aporte del avance tecnológico en el área de recepción

Es innegable el impacto que ha obtenido la implementación de la tecnología en el área de recepción. La implementación de la tecnología en un hotel está cuidadosamente sistematizada, haciendo posible la utilización  y el aprovechamiento de cada herramienta al máximo.

De esta manera, se puede decir que gracias a la tecnología, actualmente todos los elementos del sistema están conectador entre sí. Esto quiere decir que los establecimientos de hospedaje están conectados con el mercado a través de sistemas online que facilitan a los clientes nuevas formas de reserva de manera simplificada y concisa.  La integración de los sistemas de gestión, cuenta con la automatización completa que permite que el sistema contable obtenga los informes que se necesitan para el control de gestión y para realizar distintos análisis dentro del área de recepción, todo ello con el fin de ahorrar tiempo y evitar correcciones reiterativas.

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