Legislación Documental

¿TENEMOS UNA POLITICA ARCHIVISTICA VIGENTE EN COLOMBIA?

El Sistema Nacional de Archivos se define como el conjunto de instituciones archivísticas públicas o privadas con funciones públicas y aquellas privadas que manifiesten el interés de pertenecer al sistema, sean éstas del orden nacional, departamental, distrital o municipal y de las comunidades indígenas creadas por ley, que articuladas entre sí posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, a salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos, en todo el territorio nacional.

Colombia posee un valioso patrimonio de carácter histórico, que por su importancia y variedad informativa constituye parte esencial de su memoria histórica.

Los documentos de valor histórico son el testimonio del pasado de la Nación y de las culturas que la definen. Constituyen la fuente principal de investigación para la construcción de la historia nacional. De otra parte, los documentos administrativos reflejan las actuaciones de las entidades; los archivos administrativos son la expresión de la democracia participativa y del ejercicio de los derechos ciudadanos, pues mediante su organización y buen manejo se favorece la transparencia de la gestión y se facilita la lucha contra la corrupción.

Pese a problemas tales como la pérdida y desaparición de archivos, la conservación inadecuada, la evasión de responsabilidades en su manejo, las dificultades en materia presupuestal y la carencia de normalización en el trabajo archivístico, los avances con relación a normatividad y coordinación interinstitucional han significado importantes logros para este sector.

La base jurídica constitucional y legal está garantizada en la Constitución Nacional, en los capítulos “principios y derechos de los ciudadanos”, los relacionados con los archivos tales como el acceso a la información y a los documentos públicos, derecho a la educación; así como por la Ley 594 ó Ley General de Archivos.

La función principal es buscar que el Sistema Nacional de Archivos establezca, organice, dirigiría con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la nación, salvaguardar el patrimonio documental del país y ponerlo al servicio del la comunidad.

asignadas al Archivo son diversas: Ser ente rector de la política archivística de Colombia, enriquecer sus fondos con documentos de carácter histórico o administrativo, preservarlos en condiciones óptimas y difundir la información que ellos contienen; recibir las transferencias de documentos de la administración pública; asesorar y apoyar los archivos regionales en capacitación de su personal, para adelantar programas de conservación preventiva y para la organización técnica de sus materiales, así como para adelantar el programa de microfilmación de seguridad de la documentación.

Terminada la vigencia administrativa, legal o fiscal, los documentos se convierten en testimonios de la historia, que promueve en los individuos la solidaridad y la convivencia, define la voluntad colectiva y la torna destino. Los archivos como centros de información institucional contribuyen a la eficacia y son secuencia del Gobierno en el servicio al ciudadano y como testimonios históricos son esenciales para la identidad nacional, favorecen la acumulación de elementos para la continuidad de los pueblos y forman parte sustancial del tejido espiritual de la cultura que tiene la virtud y el poder de unir el pasado con el presente para la creación del futuro.

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