Los 5 pasos para planear su proyecto

Los 5 pasos para planear su proyecto

La creación de un plan de proyecto es lo primero que debe hacer antes de tomar cualquier acción referente al proyecto. Siga estos 5 pasos para poner en orden su plan de proyecto:

Paso 1: Defina los objetivos del proyecto.

Lo primero que tiene que hacer es definir los objetivos del proyecto. Estos objetivos son la razón o el propósito que el proyecto contempla. ¿Cómo hacer esto? La mejor manera es llevar a cabo entrevistas con todos y cada uno de los interesados en el éxito del proyecto. Concéntrese en las verdaderas necesidades, a los beneficios reales y al valor final. Esto dará lugar a una larga lista, sin embargo, tome en cuenta que no hay manera de que haga felices a todos. Tómese su tiempo para dar prioridad a los objetivos más importantes.

Paso 2: Identifique los resultados del proyecto.

Ahora que ya tiene una lista priorizada de objetivos a cumplir en la mano. El siguiente paso es identificar los recursos necesarios para alcanzar estos objetivos. Estos aportes pueden ser algo tan tangible como la apertura de una nueva sucursal o tan intangible como la mejora de los procesos para un centro de llamadas. El identificar el mayor número de resultados que tenga que entregar será la base de su Work Breakdown Structure (WBS).

Paso 3: Determine quién hará el trabajo.

El siguiente paso en el proceso de planificación del proyecto es determinar quién hará el trabajo. Esto es más fácil de definir ahora que usted tiene identificados los entregables. Hay un camino lógico a seguir ya que la responsabilidad de entregar ciertos resultados suele ser evidente por sí mismo. Por ejemplo, usted sabe que el Departamento de capacitación será el responsable de la creación de manuales de usuario y el Departamento de TI será responsable de actualizar el hardware. A continuación, puede bajar a un nivel de recursos individuales, conforme el plan avanza.

Paso 4: Establezca un programa para su proyecto.

Ahora que usted conoce los objetivos del proyecto, lo que hay que hacer, y quien va a hacer que el trabajo, tiene que armar un cronograma de su proyecto. La mejor manera de hacerlo es sentarse con los responsables de los entregables y explicarles claramente lo que debe llevarse a cabo. Determine de forma conjunta con ellos la fecha de los entregables. Es poco probable en este punto que el programa funcione a la perfección, pero esto servirá como punto de partida para negociaciones en torno a plazos, recursos y alcances.

Paso 5: Cree Documentación de apoyo.

Hay literalmente docenas de documentos de apoyo para su planeación de los cuales puede echar mano. Usted puede determinar cuánto o cuán poco hacer uso de esa documentación, depende de la complejidad o la visibilidad del proyecto. Sin embargo, hay un puñado de documentos de apoyo que siempre son deseables y que se pueden incluir en su proceso de planificación del proyecto. Entre éstos están:

Plan de Comunicación – Este plan determina cómo cada uno se comunicará con las demás áreas involucradas en el proyecto. Esto incluye cómo se llevarán a cabo las reuniones semanales para revisar los avances del proyecto, cómo se manejará la escalada ya que los interesados deben saber en todo momento la información importante durante toda la vida del proyecto.

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