Los archivos organizados

Archivos

Los archivos organizados (clasificados y ordenados) facilitan la toma de decisiones de los funcionarios/ejecutivos, resguardan la memoria de la administración; además, en el caso de archivos gubernamentales ayudan a proporcionar respuesta oportuna a las solicitudes de información pública de acuerdo con las LEYES DE TRANSPARENCIA.

La organización (clasificación y ordenación) de los archivos permite el control de la documentación y su manejo eficaz, así como la rápida recuperación de la información, ya sea ésta de:

INSTITUCIONES PERSONAS ACERVOS ESPECIALIZADOS

Federales

Estatales

Municipales

Empresas

Despachos

Consultorías

Centros de Investigación

Partidos políticos

Sindicatos

Organizaciones sociales

Confederaciones Universidades

Escuelas

Museos Familias

Artistas

Investigadores

Políticos

Fotógrafos

Escritores

Profesionistas Fotográficos

Mapas y planos

Partituras

Programas de mano

Carteles

Otros

CUADRO DE CLASIFICACIÓN archivística

Margarita Parra Betancourt

El cuadro de clasificación es el instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad productora de los documentos. Se fundamenta en las estructuras y jerarquías administrativas de la institución con base en el organigrama funcional de la misma. La organización de los documentos se realiza de acuerdo al mismo orden en que se dividen y subdividen las diversas dependencias del organismo de procedencia, llegando hasta su grado inferior, respetando el principio de procedencia: cada documento debe estar colocado en el fondo de que proviene y, en ese fondo en su lugar de origen, es decir, conservar el orden establecido por la persona física o moral que creó los documentos.

Debido a que las estructuras administrativas se modifican con el tiempo, no es posible contar con un organigrama permanente y por ende el cuadro de clasificación se tiene que ir adaptando a los cambios estructurales de la entidad generadora.

Cuando la estructura del organismo ha cambiado muchas veces no siempre es posible establecer el cuadro de clasificación para los documentos generados en administraciones pasadas con organigramas que ya no están en operación, por lo que es necesario estudiar la documentación y tratar de recrear las funciones para elaborar un cuadro de clasificación lo más apegado a la realidad, de no ser posible esto, se utilizará la estructura más reciente, adecuando a ella la producción documental anterior.

El cuadro de clasificación se organiza por fondo, secciones y series.

El fondo es el conjunto documental procedente de una institución o persona, conservado en el archivo de dicha institución o de una institución de archivo, es el resultado natural de la actividad que la institución realiza.

La sección es la primera división en que se ordena un fondo, las cuales conforme al principio de procedencia y orden original se organizan conforme a la estructura orgánica o por la función de la institución u organismo.

La serie es la división

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