MANUAL BUENAS PRÁCTICCAS DE COBRO MUNICIPIO DE TARAZA

DIPLOMADO

“GESTION DE LOS TRIBUTOS MUNICIPALES”

MANUAL DE BUENAS PRÁCTICAS DE COBRO PARA EL MUNICIPIO DE TARAZA.

Fortalecimiento a las finanzas del Municipio de Taraza

Adopción de un manual de buenas prácticas de Recuperación de cartera que reflejara en el fortalecimiento y el saneamiento de cartera del Municipio de Taraza

JAIDE NIBELLY DURANGO OQUENDO

EDUAR ELIECER MERCADO MORENO

MUNICIPIO DE TARAZA 2014

Tabla de contenido

INTRODUCCIÓN. ……………………………………………………………… 3

OBJETIVO …………………………………………………………………….. 4

ENFOQUE GENERAL DEL PROCESO. ……………………………………… 5

METODOLOGÍA PARA LA EJECUCIÓN DEL PROCESO. ……………… 6

DISEÑO DEL MANUAL DE BUENAS PRÁCTICAS DE COBRO PARA

EL MUNICIPIO DE TARAZA ………………………………………………… 6

OBJETIVO: ……………………………………………………………………… 6

DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LAS ACTIVIDADES DE LA ETAPA…… . 7

REVISIÓN Y ANÁLISIS DE LA APLICACIÓN DEL REGLAMENTO

INTERNO DE CARTERA EN LAS GESTIONES DE COBRANZA EN

EL MUNICIPIO………………………………………………………………… 7

REVISIÓN Y ANÁLISIS DE LA APLICACIÓN DEL INSTRUCTIVO DE

COBRO EN EL MUNICIPIO…………...………………………………………… 7

SEGUIMIENTO A LAS GESTIONES HECHAS POR PARTE DE LA

SECRETARÍA DE HACIENDA O TESORERÍA DE LOS COBROS …..………… 7

DESCRIPCIÓN DE LAS BUENAS PRÁCTICAS DE COBRANZA, CONTENIDAS

EN MANUAL QUE SE SUGIERE QUE EL MUNICIPIO ADOPTE..…………. 7

MANUAL DE BUENAS PRACTICAS DE COBRO ... ………………………… 8

CONCLUSIÓN…………………………………………………………………… … 13

INTRODUCCIÓN.

El Municipio de Taraza, con su plan de desarrollo “DESARROLLO ECONOMICO CON EQUIDAD SOCIAL” en su línea “Fortalecimiento Institucional” programa “un mejor fortalecimiento Institucional para todos” pretende con este trabajo implementar estrategias que garanticen ingresos constantes para atender la inversión en el Municipio.

En tal sentido, dentro del alcance del tema de la gestión de recursos y como apoyo al reglamento interno de cartera del municipio de Taraza e instructivos para lograr recuperar cartera por concepto de impuestos municipales, con base en las experiencias que tenemos de la perdida de cultura de pago causada por la cultura de no cobro, información que sirve de insumo para elaborar el presente manual de buenas prácticas de cobro buscando fortalecer los ingresos y lograr eficiencia en el recaudo de impuestos municipales.

Tomando en cuenta cual es nuestro objetivo, este documento describe la metodología a utilizar, dentro del cual explica en forma simple pero eficaz, la forma y los pasos que se adoptaron para establecer en la entidad un buen manual de buenas prácticas de recaudo.

OBJETIVO

A través de este trabajo se busca implementar una manual de Buenas prácticas de cobro y establecer el conocimiento necesario para lograr una buena gestión de cobro de la Secretaria de Hacienda y Tesorería Municipal mediante acciones practicas que sean amenas y sencillas de implementar pero de una manera efectiva que se refleje en el aumento de los recursos Municipales

ENFOQUE GENERAL DEL PROCESO.

El objeto del presente documento es establecer la metodología con la que se desarrollarán las actividades relacionadas con la adopción de un manual de buenas prácticas de cobro para el municipio de Taraza de manera que se regularice la aplicación y ejecución de las mismas.

Todo el proceso debe estar apoyado por una estrategia en la implementación del MANUAL DE BUENAS PRÁCTICAS DE COBRO en el municipio capacitando a los funcionarios de las secretarías de hacienda, tesorería y en general a todo el personal encargado de procesos que implique consecución de recursos, así como divulgando en todos los ámbitos de la comunidad, el manual adoptado, haciendo énfasis en la importancia de la transformación de la cultura de pago de los tributos municipales, que se nota en beneficio fiscal, no solo de los contribuyentes, sino de la totalidad de habitantes del municipio de Taraza, a quienes se redistribuye el ingreso mediante obras y servicios públicos que benefician a la población en general.

METODOLOGÍA PARA LA EJECUCIÓN DEL PROCESO.

La siguiente es la metodología empleada dentro del proceso.

DISEÑO DEL MANUAL DE BUENAS PRÁCTICAS DE COBRO PARA LA ADMINISTRACION MUNICIPAL DE TARAZA.

OBJETIVO:

El objetivo de la etapa es el diseño del manual de buenas prácticas de cobro para el municipio de Taraza, teniendo como insumo el conocimiento de las circunstancias particulares de los contribuyentes, la dinámica económica local y la cultura de no pago de los impuestos municipales que deben ser tomados en cuenta para el desarrollo de los procesos de cobro persuasivo y coactivo adelantados en cada Municipio, el reglamento interno de cartera y el instructivo de cobro.

DIAGRAMA DE LAS ACTIVIDADES A REALIZAR:

DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES EN DETALLE

A continuación se detallan las actividades, indicando su objetivo, la mecánica de su implementación, las herramientas de apoyo y los elementos utiizados.

REVISIÓN Y ANÁLISIS DEL REGLAMENTO DE CARTERA ADOPTADO EN EL MUNICIPIO.

La idea es revisar la adopción que se hizo mediante decreto municipal, del reglamento interno de cartera y la vigencia del mismo de conformidad con la normatividad legal (Ley 1066 de 2006 y decreto 4473 del 15 de diciembre de 2006).

Analizar y dar aplicación al cobro persuasivo y coactivo contenidas en los reglamentos internos de cartera expedidos por la entidad territorial, de conformidad con las normas legales vigentes de tal modo, que las gestiones de cobro se realicen en debida forma cumpliendo con los plazos establecidos.

REVISIÓN Y ANÁLISIS DE LA APLICACIÓN DEL INSTRUCTIVO DE COBRO EN EL MUNICIPIO.

Con esta actividad se pretende revisar la pertinencia de adopción del instructivo de cobro sugerido para el fortalecimiento Institucional que garantiza el buen recaudo de cartera.

Adicionalmente se verificará y analizará que el municipio le dé aplicabilidad en orden a cada uno de los pasos que conforman el procedimiento, descritos en el instructivo de cobro.

SEGUIMIENTO A LAS GESTIONES HECHAS POR PARTE DE LA SECRETARÍA DE HACIENDA O TESORERÍA DE LA COBRO.

Verificar que los expedientes de cobro persuasivo y coactivo contengan en orden cronológico todas las actuaciones necesarias que garanticen el cumplimiento de la normatividad legal en la gestión de cobro y que se hayan realizado por parte de la Secretaria encargada, las campañas necesarias establecer cultura de pago de los impuestos, y así fortalecer de los ingresos municipales.

MANUAL DE BUENAS PRACTICAS DE COBRO

Las buenas prácticas de cobro persuasivo y coactivo nos permiten un mejor recaudo basado en el cumplimiento estricto de las normas legales aplicables, la integración de la información al interior de la administración de los impuestos, todo ello, manteniendo el respeto al ciudadano y promoviendo la disciplina de pago oportuno de los tributos.

Es muy importante el papel de los procesos de cobro, pues se trata de un proceso estratégico y clave para generar hábito y cultura de pago en los contribuyentes, el cual debe percibir la gestión de cobro como un proceso amable y beneficioso, así como continuo y permanente.

Con el fin de alcanzar estos objetivos y lograr el fortalecimiento de sus ingresos, se describe en una forma simple cada una de las tareas de cobro que se sugieren sean adoptadas por el municipio.

1. Hacer actualización tributaria permanente (conservación catastral y bases de datos Industria y Comercio), entendida ésta, como la orientada a establecer mecanismos de obtención y administración de la información, que permitan tener una base de datos de contribuyentes actualizada.

2. Fomentar la cultura de cobro en los funcionarios públicos y de pago en los contribuyentes, invitando a ser “legal” y pagar los impuestos, actividades que necesitan unas tareas como son:

• Campañas publicitarias en las emisoras locales, y otros medios de comunicación escritos, vallas publicitarias, pendones, pasacalles, volantes. Etc.

• Realizar brigadas de cobro en los sectores urbano y rural, mediante la difusión de inversión como obras públicas, programas de educación, salud, atención a la tercera edad, a la niñez, entre muchas más inversiones.

• Informando a los contribuyentes sobre los proyectos que se han realizado con el recaudo de sus impuestos y sobre los proyectos que se tiene programado ejecutar en conjunto con el departamento y demás entidades con los impuestos que se recauden. Además de procurar el pago se realiza una labor pedagógica que consiste en formar e informar al contribuyente sobre sus deberes y derechos (que se esta haciendo con el pago de sus impuestos).

• Implementar campañas de sensibilización y jornadas de capacitación sobre incentivos tributarios, figuras jurídicas como la remisión, prescripción, novación, cobro persuasivo y cobro coactivo, entre otras con el animo de instruir al contribuyente sobre todos los procesos que se derivan de este tema y asi se sienta mas comprometido con el municipio de Taraza.

3. Divulgar masivamente el acuerdo aprobado por el concejo sobre los incentivos tributarios como son: acuerdos de pago, descuentos de intereses moratorios, descuentos por pronto pago, etc... que son alivios a la hora de ponerse al día con los tributos con el municipio de Taraza..

4. Capacitar a funcionarios de planta designados por la Secretaría de Hacienda o Tesorería Municipal en:

• Visitas a contribuyentes morosos para generar cultura de pago y hacer cobro persuasivo personalizado.

• Construcción de bases de datos de los contribuyentes en general y de los deudores en particular, mediante el diligenciamiento de formatos de recolección de datos y demás medios de obtención de información.

• Revisión de cartera morosa y elaboración de listados para publicar en medios de comunicación y carteleras de la alcaldía.

• Citación a deudores, teniendo en cuenta el manejo de la información como notas al pie de las citaciones cuando no se encuentra al deudor, informes que debe rendir y la responsabilidad y reserva que tiene frente a la información que maneja (seguridad del contribuyente).

• Seguimiento de los procesos contenidos en los expedientes, mediante el uso del libro radicador virtual o el libro de seguimiento físico.

7. Actualizar el estatuto tributario del Municipio de Taraza cada cinco (5) años, esta es la vida útil que tiene la normatividad dado los recurrentes cambios en la ley y la economía local.

8. Adoptar y aplicar un instructivo de cobro que detalle todo el proceso para el cobro y depuración de la cartera, utilizar los formatos de cobro persuasivo y formatos para el proceso de cobro coactivo de acuerdo a la norma vigente.

09. Iniciar cobro persuasivo temprano (a partir de 4 cuotas vencidas para el impuesto predial y 6 cuotas vencidas para el impuesto de industria y comercio), con el fin de fomentar la cultura de pago para la gestión tributaria más eficiente y evitando llegar al cumplimiento de términos de prescripción y/o iniciar cobros coactivos que se convierten en gastos para aplicación de los procesos de cobro.

10. Establecer sistemas de cobro persuasivo a través de comunicaciones directas, por medio de volantes de cobro, facturas que indiquen los incentivos o descuentos por pago oportuno o por pronto pago, llamadas telefónicas que sirvan para actualizar permanentemente las bases de datos de los contribuyentes.

11. generar en los contribuyentes la percepción de riesgos a los que se exponen cuando se llega al incumplimiento de sus obligaciones tributarias en cuanto a su patrimonio se refiere.

12. Abrir un expediente a cada contribuyente que se le inicie proceso persuasivo o coactivo de cobro con un radicado que la identifique, en el que se archiven cronológicamente y foliados todas las actuaciones adelantadas,

13. Establecer en el reglamento de cartera, la conformación de comités de normalización de cartera, especificando claramente sus funciones, dentro de las cuales estarán:

- La depuración de la cartera.

- El saneamiento de la cartera mediante la aplicación, entre otras, de normas como el artículo 820 del estatuto tributario nacional que permite la remisión de deudas; la prescripción de la deuda declarada de oficio o a solicitud de parte con base en las políticas que haya adoptado el municipio; la exclusión de la cartera de deudas que, según un estudio de costo/beneficio, su cobro resulte inconveniente para el municipio y cualquier otra figura que permita la ley.

- La autorización al secretario de hacienda para suscribir acuerdos de pago con los contribuyentes de conformidad con las normas legales vigentes y vigilar que se cumplan los pagos de las cuotas en los plazos otorgados, de tal modo, que los contribuyentes a quienes se les otorgó el plazo, en lo posible, no vuelvan a incurrir en mora.

14. Exigir al contribuyente para acuerdo de pago el otorgamiento de una garantía real a satisfacción del municipio, que respalde el cumplimiento del mismo.

15. Reportar a la Contaduría General de la Nación, en las mismas condiciones establecidas en la Ley 901 de 2004, aquellos deudores que hayan incumplido los acuerdos de pago, con el fin de que dicha entidad los identifique por esa causal en el boletín de deudores morosos del estado.

16. Abstenerse de celebrar acuerdos de pago con deudores que aparezcan reportados en el boletín de deudores morosos del estado, por incumplimiento de acuerdos de pago, salvo que se subsane el incumplimiento y la Contaduría General de la Nación expida la correspondiente certificación.

17. Garantizar el debido proceso y el derecho de defensa a los deudores, durante las diferentes etapas del cobro persuasivo y coactivo.

18. Cuidar que el proceso estratégico de cobro sea continuo y permanente para generar hábito y cultura de pago en los contribuyentes.

19. En la etapa de cobro coactivo, una vez embargado el bien inmueble y antes de realizar la diligencia de secuestro, aunque no es obligatorio, procurar enviar una comunicación al contribuyente informándole el saldo de la obligación, la medida cautelar (embargo) y anexarle el certificado de tradición y libertad donde conste la inscripción de la medida, buscando persuadir al contribuyente de que se acercarse a la administración municipal a cancelar su deuda y evitar el remate de su predio.

20. Mantener actualizada la página web institucional sobre la gestión tributaria del Municipio.

21. Hacer la liquidación del debido cobrar discriminada año a año y por cada concepto.

22. Garantizar resultados positivos llevando a cabo las tareas de persuasión y cultura de pago, de manera constante y perseverante.

CONCLUSIÓN.

Esta metodología ofrece un proceso de paso a paso que no deja de ser un proceso técnico y legal, que si bien tiene por objeto facilitar la comprensión fácil y ágil de la adopción de un MANUAL DE BUENAS PRACTICAS DE COBRO, también permite reforzar y afianzar el conocimiento sobre los procesos de cobro persuasivo y cobro coactivo de los tributos municipales.

Cada una de las pequeñas ideas o sugerencias que se realizan, se enmarcan en la realidad de un municipio con unas connotaciones especiales y únicas según su economía, comportamiento social y cultural de sus contribuyentes, buscando cambiar de manera paulatina la apreciación y la concepción que tienen los contribuyentes sobre la utilización adecuada de los recursos que de sus bolsillos sale a cumplir una obligación tributaria de la cual a simple vista no ven retorno alguno sobre la calidad de vida de cada uno de ellos.

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