MANUAL DE PROCEDIMIENTO PASAJES Y VIATICOS
Enviado por aarghatha • 12 de Enero de 2016 • Apuntes • 3.789 Palabras (16 Páginas) • 1.864 Visitas
| FICHA DE CONTROL DE DOCUMENTOS | ||
FICHA DE MANUAL | |||
NOMBRE DEL MANUAL: MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS NOMBRE DEL PROCESO: PASAJES Y VIÁTICOS CÓDIGO DE PROCESO: COSSMIL-PYV | |||
PROCEDIMIENTOS COMPONENTES DEL PROCESO | |||
Código de Procedimiento | Nombre del Procedimiento | ANEXOS | VERSIÓN |
COSSMIL-PYV-1 | Autorización y Aprobación de Viajes en Comisión Oficial | Formulario PYV - 01 | Gestión 2015 |
COSSMIL-PYV-2 | Autorización y Aprobación de Viajes en Comisión Oficial (Pago de Viáticos por viajes al exterior) mediante Resolución Administrativa | Formulario PYV - 01 | Gestión 2015 |
COSSMIL-PYV-3 | Adquisición de Pasajes |
| Gestión 2015 |
COSSMIL-PYV-4 | Pago de Viáticos | Formulario PYV - 05 | Gestión 2015 |
COSSMIL-PYV-5 | Rendición de Gastos de Viaje | Formulario PYV - 03 | Gestión 2015 |
| MANUAL DESCRIPTIVO DEL PROCEDIMIENTO | CÓDIGO | |
Autorización y Aprobación de Viajes en Comisión Oficial | COSSMIL-PYV-1 | ||
PROCESO: | Pasajes y Viáticos | ||
OBJETO: | Formalizar en el procedimiento de autorización y aprobación de viajes en comisión oficial. | ||
ALCANCE: | El presente procedimiento inicia con el llenado del Formulario de Autorización Gastos de Viaje PYV-01 y finaliza con la entrega de la documentación de respaldo del viaje en comisión a la Unidad de Finanzas para iniciar los trámites para la adquisición de pasaje. | ||
BASE LEGAL: | * Decreto Supremo N° 1788 de 06 de Noviembre de 2013que establece la escala de viáticos, categorías y pasajes para los servidores públicos, personal eventual y Consultores Individuales de Línea del sector público que viajen en misión oficial al exterior e interior del país | ||
* Reglamento específico de Viajes | |||
FACTOR CRÍTICO | |||
No. | Descripción | ||
1 | Llenado del Formulario “Autorización Gastos de Viaje PYV-01 | ||
INSUMOS | |||
Memorándum de Declaratoria en Comisión | |||
Certificación POA de la Unidad Solicitante de Pasajes y Viáticos |
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO | |||
ETAPA | DESCRIPCION | PLAZO | RESPONSABLE |
1 | EMISION DEL FORMULARIO "AUTORIZACION GASTOS DE VIAJE PYV-01" | 3 Días antes del viaje programado al interior del país o 7 días antes del viaje programado al exterior del país | Servidor Público Comisionado |
Llenado del formulario de autorización de gastos de viaje PYV-01 en base a la información contenida en el memorándum de declaratoria de comisión | |||
2 | AUTORIZACION DEL VIAJE EN COMISION OFICIAL | ||
2.1 Si la información es correcta autoriza el Formulario de "Autorización Gastos de Viaje PYV-01" y remite la documentación en físico al Gerente de Salud. Pasa a la etapa 4.1/4.2 | Inmediatamente a la recepción de los antecedentes | Jefe de Departamento o Jefe de Unidad | |
2.2 Si el llenado es incorrecto rechaza el formulario "Autorización Gastos de Viaje PYV-01" y ordena al Servidor Público comisionado corregir las observaciones identificadas. Pasa a la etapa 3 | |||
3 | CORRECION OBSERVACIONES | Inmediatamente a la recepción de los antecedentes | Servidor Público Comisionado |
Corrige las observaciones identificadas por su Jefe de Departamento o Jefe de Unidad y vuelve a la etapa N°2 | |||
4 | EN CASO QUE EL VIAJE DEBE SER APROBADO CON RESOLUCIÓN ADMINISTRATIVA | Inmediatamente a la recepción de los antecedentes | Jefe Departamento Administrativo Financiero |
4.1 Procedimiento COSSMIL-PYV-2 "Solicitud de Resolución Administrativa que autorice el pago de viáticos por viajes al exterior | |||
EN CASO QUE EL VIAJE DEBE SER APROBADO POR EL GERENTE DE SALUD | |||
4.2 Revisa el llenado del formulario "Autorización Gastos de Viaje" y verifica si se encuentra correcta, de ser así, aprueba el formulario y remite la documentación (Formulario PYV-01 y memorándum) con proveído a la Unidad Financiera. Pasa a la Etapa N° 5. De no ser correcta rechaza el formulario. Pasa a la etapa N°3 | |||
5 | INSTRUCCIÓN DE REVISION DE LOS ANTECEDENTES DEL VIAJE EN COMISION OFICIAL | Inmediatamente a la recepción de los antecedentes | Jefe de Unidad Financiera |
Toma conocimiento sobre el viaje en comisión oficial y remite la documentación al Técnico de tesorería | |||
6 | REVISION DE DOCUMENTACION DEL VIAJE EN COMISION OFICIAL | Inmediatamente a la recepción de los antecedentes | Técnico de Tesorería |
Revisa que la información del formulario "Autorización Gastos de Viaje" sea concordante con el memorándum de declaratoria en Comisión | |||
PROCEDIMIENTO COSSMIL-PYV-3 "ADQUISICION DE PASAJES" | |||
PRODUCTO | Viaje en comisión oficial aprobado, formalizado a través del Formulario “Autorización de Gastos de Viaje y PYV-01” y revisado por el Jefe de Unidad Financiera |
MANUAL DESCRIPTIVO DEL PROCEDIMIENTO |
CÓDIGO | ||
| Aprobación de Viajes en Comisión Oficial mediante Resolución Administrativa | ||
COSSMIL-PYV-2
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PROCESO: | Pasajes y Viáticos | ||
OBJETO: | Formalizar el procedimiento de solicitud de Resolución Administrativa para el pago de viáticos por viajes al exterior | ||
ALCANCE: | El presente procedimiento se inicia con la elaboración de la solicitud para la Resolución Administrativa para el pago de viáticos por viaje al exterior, hasta la entrega de los antecedentes del viaje en comisión oficial al Técnico de Tesorería para la adquisición de pasajes. | ||
BASE LEGAL: | * Decreto Supremo N° 1788 de 06 de Noviembre de 2013 que establece la escala de viáticos, categorías y pasajes para los servidores públicos, personal eventual y Consultores Individuales de Línea del sector público que viajen en misión oficial al exterior e interior del país | ||
* Reglamento específico de Viajes | |||
FACTOR CRÍTICO | |||
No. | Descripción | ||
1 | Elaboración de la solicitud de Resolución Administrativa para la asignación de viáticos por viajes al exterior | ||
INSUMOS | |||
Memorándum de Declaratoria en Comisión | |||
Invitación u otro respaldo que indique el motivo del viaje al exterior | |||
Comunicación interna en el cual el Gerente de Salud indica el motivo, destino y fechas de viaje | |||
Nota. Los antecedentes deben llegar ante el Gerente de Salud con una anticipación mínima de siete (7) días hábiles antes del viaje al exterior del país de acuerdo a Reglamento de Viajes vigente. | |||
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO | |||
ETAPA | DESCRIPCION | PLAZO | RESPONSABLE |
1 | INSTRUCCIÓN PARA LA EMISION DE LA RESOLUCION ADMINISTRATIVA | ||
Mediante comunicación interna adjunto documentación de respaldo instruye a la Unidad Financiera procesar la emisión de la Resolución Administrativa que autorice el viaje al exterior | Inmediata a la recepción de los antecedentes | Jefe Departamento Administrativo Financiero | |
2 | INSTRUCCION DE REVISION DE LOS ANTECEDENTES DEL VIAJE EN COMISIÓN OFICIAL AL EXTERIOR | Inmediata a la recepción de los antecedentes | Jefe Unidad Financiera |
Remite al Técnico de Tesorería comunicación interna y antecedentes del viaje e instruye elaborar el detalle de viáticos de acuerdo a documentación de respaldo y normativa vigente | |||
3 | REVISION DE ANTECEDENTES Y FORMULARIO PYV-01 Y ELABORACIÓN DE DETALLE DE PARA EL PAGO DE VIÁTICOS | Inmediata a la recepción de los antecedentes | Técnico de Tesorería |
Verifica que el Formulario "Autorización Gastos de Viaje PYV-01”, se encuentre aprobado de acuerdo a los antecedentes del viaje y normativa legal en vigencia. | |||
4 | REVISIÓN , VALIDACIÓN Y APROBACIÓN DEL DETALLE DE VIÁTICOS | Inmediata a la recepción de los antecedentes | Técnico de Presupuestos |
4.1 El Técnico de presupuestos emite la certificación presupuestaria, siempre y cuando no tenga observaciones. Caso contrario remite al Técnico de Tesorería para su corrección | |||
4.2 En caso de no existir saldo presupuestario rechaza el requerimiento | |||
5 | REVISION Y FIRMA DE CERTIFICACIÓN PRESUPUESTARIA | Inmediata a la recepción de los antecedentes | Responsable de Presupuestos |
Revisa y firma la certificación presupuestaria. Remite al Jefe de Unidad Financiera la certificación presupuestaria, el detalle de viáticos y toda la documentación respaldatoría | |||
6 | REMISIÓN DE DOCUMENTOS PARA EL TRAMITE DE LA RESOLUCION ADMINISTRATIVA | Inmediata a la recepción de los antecedentes | Jefe de Unidad Financiera |
Remite toda la documentación al Jefe Administrativo Financiero para iniciar las gestiones para la emisión de la Resolución Administrativa que autorice el pago de viáticos por viaje al exterior | |||
7 | EMISIÓN DE LA COMUNICACIÓN INTERNA DE SOLICITUD DE PROYECCION DE RESOLUCIÓN ADMINISTRATIVA | Inmediata a la recepción de los antecedentes | Jefe de Departamento Administrativo Financiero |
Mediante comunicación interna solicita proyectar la Resolución Administrativa que autorice el pago de viáticos por viaje al exterior | |||
8 | EMISION DE RESOLUCIÓN ADMINISTRATIVA | Inmediata a la recepción de los antecedentes | Asesoría Legal DAF |
Emite Resolución Administrativa de acuerdo a Manual de Procesos y Procedimientos de la Asesoría Legal DAF y remite un ejemplar de la Resolución adjunto la documentación de respaldo al Técnico de Tesorería | |||
9 | REVISIÓN DE LA RESOLUCIÓN ADMINISTRATIVA Y LOS ANTECEDENTES DEL VIAJE EN COMISIÓN OFICIAL APROBADO | Inmediata a la recepción de los antecedentes | Técnico de Tesorería |
Recibe Resolución Administrativa y lo adjunta al Formulario "Autorización Gastos de Viaje PYV-01" y posterior adquisición de pasajes | |||
PROCEDIMIENTO COSSMIL-PYV-3 "ADQUISICION DE PASAJES" | |||
PRODUCTO | Emisión de la Resolución Administrativa para el pago de viáticos por viaje al exterior |
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