MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Í N D I C E JUSTIFICACIÓN--------------------------------------------------------------------------------2 INTRODUCCIÓN-------------------------------------------------------------------------------3 OBJETIVO DEL MANUAL----------------------------------------------------------------------4 MISIÓN Y VISIÓN------------------------------------------------------------------------------5 VALORES----------------------------------------------------------------------------------------6 POLITICAS Y OBJETIVOS---------------------------------------------------------------------8 ORGANIGRAMA-------------------------------------------------------------------------------12 DIAGRAMA DE FLUJO -----------------------------------------------------------------------13 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS----------------------------------------------------------------14 DIRECTORIO----------------------------------------------------------------------------------26 CONCLUSIÓN---------------------------------------------------------------------------------27 FECHA: FECHA: OCTUBRE 2012 CRISTA “VEANA” MANUAL DE ORGANIZACIÓN DEPARTAMENTO DE COMPRAS OCTUBRE 2013 2 ELABORÓ: Administración 2009 REVISÓ: LAE. Ricardo Borzani Aguilar AUTORIZÓ: LAE. Ricardo Borzani Aguilar JUSTIFICACIÓN Es importante señalar que los manuales de organización son la base del sistema de calidad, del mejoramiento de la eficiencia y eficacia, poniendo de manifiesto que no bastan las normas, sin embargo es imprescindible el cambio de actitudes en el conjunto de los trabajadores en materia, no solo de hacer las cosas bien, como en las practicas definidas en la organización. Este manual permitirá estar inmersos en una mejora continua en los casos de inducción y capacitación del personal, con el objeto de ayudar a la disminución de tiempos de la capacitación para dar pauta al empleado y éste pueda desarrollar sus funciones de manera adecuada para incorporarse prontamente a laborar en su área de trabajo. Es una herramienta que nos permite, integrar una serie de acciones encaminadas a agilizar el trabajo de administración y mejorar la calidad del servicio, comprometiéndose con la búsqueda de alternativas que mejoren el desempeño del departamento en la empresa. FECHA: FECHA: OCTUBRE 2012 CRISTA “VEANA” MANUAL DE ORGANIZACIÓN DEPARTAMENTO DE COMPRAS OCTUBRE 2013 3 ELABORÓ: Administración 2009 REVISÓ: LAE. Ricardo Borzani Aguilar AUTORIZÓ: LAE. Ricardo Borzani Aguilar INTRODUCCIÓN El presente manual de organización contiene información de gran importancia para la empresa Crista Veana en el departamento de compras, el cual describe requerimientos y funciones de los puestos o cargos del personal que labora en la misma. De igual manera establece objetivos, valores, políticas, misión, visión y la estructura organizacional así como el diagrama de flujo que muestra el proceso de compras. Esto ayudará a evitar la duplicidad de mandos, así mismo facilitará a tener buena organización y mejorar las relaciones con los proveedores al comprar o distribuir el producto, de igual manera ser eficientes y eficaces en las actividades dentro del departamento de compras. FECHA: FECHA: OCTUBRE 2012 CRISTA “VEANA” MANUAL DE ORGANIZACIÓN DEPARTAMENTO DE COMPRAS OCTUBRE 2013 4 ELABORÓ: Administración 2009 REVISÓ: LAE. Ricardo Borzani Aguilar AUTORIZÓ: LAE. Ricardo Borzani Aguilar OBJETIVO DEL MANUAL Se busca realizar la implementación de procedimientos con respecto al departamento antes mencionado y el contacto con los proveedores detallando cada una de las acciones a las cuales se le deberá dar seguimiento con relación a la gestión de compras y contrataciones pertinentes. Lo cual permitirá que exista una clara uniformidad dentro del procesamiento de los hechos y el desempeño a realizar por cada uno de los empleados de acuerdo a las situaciones que se presenten logrando que los resultados puedan ser comparables. Implementar mecanismos que permitan tomar la mejor decisión de compra de acuerdo a lo ofrecido por cada uno de los proveedores, buscando que nos proporcionen el mejor producto para cumplir las necesidades de nuestros clientes en base a la medida a la información proporcionada por cada una de las partes ya mencionadas lo que permitirá una ejecución de compra de acuerdo a lo mas conveniente para la organización. FECHA: FECHA: OCTUBRE 2012 CRISTA “VEANA” MANUAL DE ORGANIZACIÓN DEPARTAMENTO DE COMPRAS OCTUBRE 2013 5 ELABORÓ: Administración 2009 REVISÓ: LAE. Ricardo Borzani Aguilar AUTORIZÓ: LAE. Ricardo Borzani Aguilar MISIÓN Y VISIÓN MISIÓN Somos una organización distribuidora de cristalera, plástico, aluminio, etc. que esta a la vanguardia. Esta comprometida con cada uno de sus clientes y sucursales del estado, con sus proveedores y el personal interno que o conforma. VISIÓN Ser la distribuidora que cumpla día con día las necesidades y demandas de las sucursales existentes y nuevas en el estado así como en los demás. Manteniéndose fijamente en sus objetivos de crecimiento. FECHA: FECHA: OCTUBRE 2012 CRISTA “VEANA” MANUAL DE ORGANIZACIÓN DEPARTAMENTO DE COMPRAS OCTUBRE 2013 6 ELABORÓ: Administración 2009 REVISÓ: LAE. Ricardo Borzani Aguilar AUTORIZÓ: LAE. Ricardo Borzani Aguilar VALORES Hemos identificado un conjunto de valores que ayudarán a reavivar la llama de nuestro negocio. Pero todos estos deben convivir en nuestros corazones y en nuestras mentes y deben manifestarse en nuestras acciones. Estamos planificando y creando activamente mecanismos de apoyo para asegurar que verdaderamente vivamos nuestros valores. Respeto. Es la atención amable que debemos ofrecer a todas las personas. Quiere decir que debemos dar el mismo o mejor trato que deseamos para nosotros. Integridad. Significa ser congruente entre lo que se dice y lo que se hace. Es asumir responsabilidad individual en todos nuestros actos Honestidad. Significa tener un comportamiento decente y responsable en todas las acciones que realicemos, tanto dentro como afuera de la empresa. Compromiso. Es el convenio que hace cada quién consigo mismo y con los compañeros para ser mejor. Significa hacer una promesa y cumplirla. FECHA: FECHA: OCTUBRE 2012 CRISTA “VEANA” MANUAL DE ORGANIZACIÓN DEPARTAMENTO DE COMPRAS OCTUBRE 2013 7 ELABORÓ: Administración 2009 REVISÓ: LAE. Ricardo Borzani Aguilar AUTORIZÓ: LAE. Ricardo Borzani Aguilar Liderazgo. Quiere decir que debemos influir de manera entusiasta y comprometida hacia la obtención de las metas. Es guiar, facilitar y alentar la participación de la gente en la organización. Calidad. Nuestra empresa debe ser creadora, eficiente, productiva y con un altísimo ideal de calidad y servicio. Confianza. Base sobre la que se construye todo. Contar con el otro para la tarea común. Así mismo ser un conjunto de personas y que este se refleje en la empresa. Rentabilidad. Lograr que las acciones que realizamos para dar un resultado visible de todas las ideas y esfuerzos. Es el pie que sostiene a la empresa. Disciplina. Mantener una constancia respetando las políticas y lineamientos que tenga la empresa. FECHA: FECHA: OCTUBRE 2012 CRISTA “VEANA” MANUAL DE ORGANIZACIÓN DEPARTAMENTO DE COMPRAS OCTUBRE 2013 8 ELABORÓ: Administración 2009 REVISÓ: LAE. Ricardo Borzani Aguilar AUTORIZÓ: LAE. Ricardo Borzani Aguilar POLÍTICAS Y OBJETIVO DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS POLÍTICAS 1.- El Departamento de Compras es el responsable de las negociaciones con proveedores y del seguimiento a todo el proceso de compra. 2.- Los contratos y acuerdos de compra de cualquier naturaleza que comprometa al departamento de compras, sólo podrán ser firmados por el personal autorizado. 3.- El Departamento de Compras es responsable de determinar la cantidad, calidad o el tipo de materiales solicitados. 4.- Cada Departamento de enlace de proveedor es responsable del control de su Presupuesto asignado. 5.- Es responsabilidad del Departamento de Compras documentar las operaciones de compra para satisfacer las necesidades fiscales y de auditoría 6.- Todos los departamentos de enlace de proveedor deberán utilizar la cartera autorizada de Proveedores. FECHA: FECHA: OCTUBRE 2012 CRISTA “VEANA” MANUAL DE ORGANIZACIÓN DEPARTAMENTO DE COMPRAS OCTUBRE 2013 9 ELABORÓ: Administración 2009 REVISÓ: LAE. Ricardo Borzani Aguilar AUTORIZÓ: LAE. Ricardo Borzani Aguilar 7.- No se aceptan pedidos de otro departamento más que del de pedidos. 8.- Es responsabilidad de Compras decidir la mejor alternativa respecto a los proveedores en cartera, cualquier alternativa sugerida por el usuario deberá ser evaluada con los departamentos de enlace de proveedores dos meses antes. 9.- La recepción de pedidos será de lunes a viernes de 8:00 am a 6:00 pm. en el Departamento de Compras con el Lic. Ricardo Borzani Aguilar. 10.- La papelería se pide por medio del departamento de suministros administrativos. 11.- Los pedidos tendrán un lapso de entrega de 7 a 10 días. 12.- Existirán catálogos de todos los productos existentes en almacén. 13.- Los artículos serán divididos de acuerdo al tipo de material. 14.- Se llevara un control de las salidas de mercancía y entradas. 15.- cada área deberá contar con algún comprobante de entrada de mercancía, salida de mercancía y pedido de mercancía según le corresponda. 16.- Se entregara el pago de cada sucursal a la cuenta de VEANA en el banco que se les indique. FECHA: FECHA: OCTUBRE 2012 CRISTA “VEANA” MANUAL DE ORGANIZACIÓN DEPARTAMENTO DE COMPRAS OCTUBRE 2013 10 ELABORÓ: Administración 2009 REVISÓ: LAE. Ricardo Borzani Aguilar AUTORIZÓ: LAE.

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