MATRIZ DE RIESGOS INSTITUCIONALES

Proceso

Causa

Tipo de Riesgo

Tipología de Riesgo

Objetivo de Calidad

Nombre Riesgo

Consecuencias Potenciales

Objetivo Proceso

Posibilidad de Ocurrencia

Impacto

Evaluación riesgo inherente

Medidas de Respuesta

Controles

Posibilidad de Ocurrencia

Impacto

Evaluación riesgo residual

Medidas de Respuesta

Acciones de control

Responsable

Dirección y Planeación

Desconocimiento general de la comunidad de las decisiones de la Alta Dirección Acompañamiento débil en la implementación de políticas
Seguimiento escaso en la implementación de polícas
Canales de comunicación escasos
Falta de vinculación de los actores sociales en los procesos institucionales de planeación y dirección.

Gestión

Riesgo estratégico

Asegurar la acreditación de programas y reacreditación institucional

Implementación inadecuada o incumplimiento de las políticas institucionales

Incumplimiento de los objetivos institucionales
Pérdida de credibilidad
Decisiones inadecuadas
Resultados débiles por acciones aisladas
Procesos lentos por desconocimiento de políticas
Esfuerzos institucionales aislados
Perdida del posicionamiento y deterioro
de la imagen institucional.

Definir el marco estratégico de mediano y largo plazo de la Institución acorde a la misión y al cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias

3-Posible

3-Moderado

Alta

Evitar el riesgo,Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo

Consejos: Superior, Académico, Investigación, Extensión, Planeación, Facultad y Programas
Evaluación de Planes Institucionales
Evaluación de Control Interno

3-Posible

3-Moderado

Alta

Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo

Socialización de las politicas institucionales
Seguimiento de las politicas institucionales
Elaboración de la guía de participación ciudadana

Equipo de la oficina Asesora de Planeación

Dirección y Planeación

Insuficiencia de recursos
Requerimientos legales, tecnológicos, ambientales, etc. cada vez más exigentes.
Crecimiento y desarrollo institucional con obligaciones y exigencias cada vez más altas

Gestión

Riesgo de Imagen o reputacional

Asegurar la satisfacción de los usuarios con los servicios prestados

Incapacidad para cubrir las  necesidades institucionales

Pérdida del posicionamiento y deterioro de la imagen institucional.
Bajos niveles de eficiencia en
la gestión Institucional.
Incumplimiento de la visión
de la Universidad

Definir el marco estratégico de mediano y largo plazo de la Institución acorde a la misión y al cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias

3-Posible

3-Moderado

Alta

Evitar el riesgo,Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo,Asumir el riesgo

Consejos: Superior, Planeación, Académico, Investigación, Extensión, Facultad y Programas
Descentralización de la ordenación del gasto
Evaluación de la ejecución presupuestal y proyección financiera

2-Improbable

3-Moderado

Moderada

Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo,Asumir el riesgo

Plan de austeridad y eficiencia del gasto
Informes de ejecución financiera

Equipo de la oficina Asesora de Planeación

Dirección y Planeación

Desconocimiento de los lineamientos para la administración del riesgo
Falta de capacitación
Desconocimiento de los objetivos estrategicos de la universidad

Gestión

Riesgo estratégico

Asegurar el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión Integral de la Calidad

Inadecuada Administración del Riesgo

Incumplimiento en el logro de metas y objetivos.
Materialización de riesgos
Sanciones de organismos de control.
Inadecuada toma de decisiones
Deterioro de la calidad
Hallazgos en auditorias internas y externas

Definir el marco estratégico de mediano y largo plazo de la Institución acorde a la misión y al cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias

3-Posible

4-Mayor

Extrema

Evitar el riesgo,Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo,Asumir el riesgo

Documentación para la administración de riesgo publicada en el portal COGUI
Asesorías y Acompañamientos a los procesos en la administración de los riesgos
Seguimiento de los mapas en la plataforma Isolucion

1-Rara Vez

4-Mayor

Alta

Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo,Asumir el riesgo

Cpacitación a los procesos en definición de riesgos

Equipo de la oficina Asesora de Planeación

Acreditación

1. Poco conocimiento de la normativa o lineamientos en los procesos de acreditación o registro calificado por parte de directivos, así como de la política de autoevaluación y del funcionamiento de la misma.
2. Inadecuada articulación de equipos de trabajo del programa académico y la oficina de aseguramiento de la calidad para la ejecución del proceso

Gestión

Riesgo estratégico

Asegurar la acreditación de programas y reacreditación institucional

Incumplimiento de lineamientos y/o condiciones de calidad del Ministerio de Educación Nacional

1. Requerimiento de información complentaria (Auto)
2. Pérdida de registros calificados o acreditaciones.
3. Programas académicos no ofertados

Contribuir al mejoramiento permanente de la calidad integral de cada uno de los programas académicos y servicios que ofrece la Universidad y la Institución en general; a partir de procesos de autoevaluación y aseguramiento de la calidad, que permitan la obtención y renovación de los registros calificados y de la acreditación por alta calidad, tanto de sus programas como la institucional.

3-Posible

4-Mayor

Extrema

Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo

Se han implementado, procedimientos, formatos y guías
Sensibilización a través de talleres, seminarios, reuniones y comunicaciones afines al riesgo Lectura y valoración por parte de lectores o pares colaborativos internos y/o externos

1-Rara Vez

4-Mayor

Alta

Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo

Realizar seguimiento y articulación con la oficina Asesora de Planeación en la integración de planes de mejoramiento de programas con el plan de desarrollo

Equipo oficina Aseguramiento de la Calidad

Acreditación

1. Realización de solicitudes al MEN con margenes de tiempo próximos a la fecha de vencimiento del acto administrativo o fuera de la fecha de vencimiento de la radicación.
2. Congestión de trámites en el MEN referente a solicitud de registro calificado.
3. Falta de sincronización en los Ministerios de Salud y protección Social y el Ministerio de Educación Nacional
4.Falta de seguimiento y consultas in situ

Gestión

Riesgo estratégico

Asegurar la acreditación de programas y reacreditación institucional

Retraso en el otorgamiento de la renovación del registro calificado y/o acreditaciones

1. Suspensión de la oferta del programa por vencimiento de registro sin que se haya producido la respuesta del MEN.
2. Impacto en los indicadores de la Institución

Contribuir al mejoramiento permanente de la calidad integral de cada uno de los programas académicos y servicios que ofrece la Universidad y la Institución en general; a partir de procesos de autoevaluación y aseguramiento de la calidad, que permitan la obtención y renovación de los registros calificados y de la acreditación por alta calidad, tanto de sus programas como la institucional.

3-Posible

4-Mayor

Extrema

Evitar el riesgo,Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo

Matriz para el seguimiento a los vencimientos de los procesos
Seguimiento permanente a la respuesta del MEN a través de diversos medios de comunicación Asignación de un funcionario de la OAC para acompañamiento de los procesos

1-Rara Vez

4-Mayor

Alta

Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo,Asumir el riesgo

Notificar a las unidades académicas las fechas de vencimiento de sus procesos y programar jornadas de trabajos
Generar alertas desde la alta dirección referente a los vencimiento de los actos administrativos

Equipo oficina Aseguramiento de la Calidad
Viecerrector Académico
Rector

Gestión de la Calidad

Falta de seguimiento y control a la implementación de acciones de mejora continua por los procesos.
Hallazgos en las auditorías realizadas por icontec
Falta de apropiación del SGI
Incumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestión de la Calidad

Gestión

Riesgo estratégico

Asegurar el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión Integral de la Calidad

Pérdida de la certificación de calidad

Pérdida de confianza  y reconocimiento de los usuarios y demás partes interesadas de la Universidad.
Pérdida de la cultura de la gestión de la calidad institucional.

Planificar e implementar las políticas de seguimiento, medición y análisis del Sistema de Gestión Integral de la Calidad para demostrar su conformidad con las normas aplicables y mejorar continuamente en la búsqueda de eficiencia, eficacia y efectividad de su desempeño.

1-Rara Vez

4-Mayor

Alta

Evitar el riesgo,Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo

Revisiones del Sistema COGUI por la alta dirección.
Seguimiento al cumplimiento de la implementación de acciones.
Medición del cumplimiento de los objetivos del sistema de gestión.
Auditorias internas
Auditorias ecternas por parte del ente certificador

1-Rara Vez

4-Mayor

Alta

Evitar el riesgo,Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo

Diseño de mecanismos de control y seguimiento.

Grupo de Gestión de la Calidad

Comunicaciones

Dependencia en la toma de decisiones.
Demora en la revisión de los productos comunicativos por parte de la Alta Dirección y/o jefes.
Fallas en el origen de la información recibida y/o en la construcción del mensaje

Gestión

Riesgo de Imagen o reputacional

Asegurar la satisfacción de los usuarios con los servicios prestados

Inoportuna o inexacta la divulgación de los productos comunicativos y publicitarios ante los usuarios internos y externos.

Disminución de los indicadores de calidad
Pérdida de la credibilidad
Presentación desactualizada de la información y discontinuidad de publicaciones.

Administrar los medios y canales de comunicación de la Institución con el propósito de mantener informada a la comunidad universitaria y demás partes interesadas

3-Posible

4-Mayor

Extrema

Evitar el riesgo,Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo

Revisión pertinente del material a comunicar por parte de la dependencia que origina la información
Aprobación rapida  por parte de la Alta Dirección y/o jefes.
Orientaciones por parte del jefe de Comunicaciones
Selección adecuada del talento humano

1-Rara Vez

4-Mayor

Alta

Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo

Consejos de redacción

Director de Comunicaciones

Relaciones Interinstitucionales

Desconocimiento del personal de la Oficina de Relaciones internacionales y la comunidad universitaria de los procedimietos y requisitos nacionales e internacionales legales y migratorios

Gestión

Riesgo de cumplimiento

Asegurar el cumplimiento de los requisitos legales e intereses del estado

Gestionar la movilidad internacional sin requisitos legales

Sanciones y multas por los organismos competentes.
Sanciones disciplinarias para los miembros de la comunidad universitaria al no cumplir con los requisitos para permanecer determinado tiempo en un país de destino.
Presentar inconvenientes por la no adquisición de un seguro medico internacional que cubra su estadia en el exterior.

Articular al ámbito global los ejes de docencia, investigación y extensión de la Universidad del Magdalena y promover, coordinar y supervisar la movilidad internacional de la comunidad universitaria.

2-Improbable

4-Mayor

Alta

Evitar el riesgo,Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo

Guia de tramites migratorios

1-Rara Vez

4-Mayor

Alta

Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo

Aplicar los controles existentes

Jefe de oficina de Relaciones Interinstitucionales

Relaciones Interinstitucionales

Baja áreas disciplinar, contexto socioeconómico
Baja competencia en segunda lengua
Poco interes en programas de intercambio

Gestión

Riesgo operativo

Asegurar la disponibilidad y competencia del Talento Humano

Estudiantes y docentes sin las competencias para cumplir con los requisitos de las convocatorias de movilidad internacional

Plazas desiertas
Incumplimiento de terminos de convenios especificos
Disminución de indicadores de movilidad

Articular al ámbito global los ejes de docencia, investigación y extensión de la Universidad del Magdalena y promover, coordinar y supervisar la movilidad internacional de la comunidad universitaria.

3-Posible

3-Moderado

Alta

Reducir el riesgo

programa de inclusión, curso de idiomas gratuitos a estudiantes, apoyo económico para movilización

2-Improbable

3-Moderado

Moderada

Reducir el riesgo,

Aumentar la divulgación de convocatorias en los programas académicos

Jefe de oficina de Relaciones Interinstitucionales

Gestión Académica

1. Planeación inadecuada.
2. Mala priorización de las necesidades de los programas académicos.
3. Escasa tecnología informática adecuada para el desarrollo de programas académicos
4. Desactualización de los microdiseños
5. Desconocimiento de la normatividad relacionada con el tema.

Gestión

Riesgo operativo

Asegurar la acreditación de programas y reacreditación institucional

Deterioro en la calidad de los programas académicos por necesidades de recursos no cubiertas.

1. Desprestigio de los  programa y de la institución.
2. Baja competitividad acadadémica.
3. Débil formación y descontextualización de los estudiantes.
4. Deserción estudiantil.

Diseñar y desarrollar los programas académicos de pregrado, posgrado y formación para el trabajo y desarrollo en cumplimiento de la misión institucional.

3-Posible

3-Moderado

Alta

Evitar el riesgo,Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo

1-Rara Vez

3-Moderado

Moderada

Reducir el riesgo

Aplicar los controles existentes

Equipo de trabajo del proceso de Gestión Académica

Gestión Académica

1. Falta de revisión de los vencimientos del Registro Calificado de los Programas Académicos.
2. Descuido por parte de personal responsable del proceso.
3. Alta carga laboral.
4. Desconocimiento de la normatividad especifica de cada programa por parte de éstos.
5.Baja operatividad de los Cómites de Autoevaluación en cada programa.
6. Falta de capacitación sobre el proceso de registro calificado a los responsables que ingresan nuevos en los distintos programas. 7.Falta o inadecada infratructura fisica y/o tecnologica
Número insuficiente de docentes de planta. Bajos resultados en las pruebas Saber-PRO. Escasa productividad académica y científica y trabajo interdisciplinario.

Gestión

Riesgo estratégico

Asegurar la acreditación de programas y reacreditación institucional

Pérdida de: registros calificados, renovación de registros calificados, acreditación por alta calidad y renovación de acreditación por alta calidad de los Programas Académicos.

1. Reducción de la oferta académica.
2. Pérdida de la credibilidad institucional.
3. Impacto económico (Disminución de ingresos).
4. Deserción estudiantil.

Proponer, ejecutar y controlar políticas de gestión académica, de desarrollo estudiantil y de los docentes así como también velar por el aseguramiento de la calidad de los programas académicos y los procesos de admisión y registro académico.

3-Posible

4-Mayor

Extrema

Evitar el riesgo,Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo,Asumir el riesgo

Seguimiento al cronograma de fechas claves para la renovación de registros calificados. Reuniones de seguimiento en coordinación con la Oficina de Aseguramiento de Calidad. Seguimiento al plan de mejoramiento por programas académicos.

1-Rara Vez

4-Mayor

Alta

Reducir el riesgo

Aplicar los controles existentes

Equipo de trabajo del proceso de Gestión Académica

Gestión Académica

Falta de compromiso docente.
No hay claridad sobre el nuevo paradigma de la institución que es la formación de estudiantes por competencias.
Evaluaciones docentes deficientes que no miden realmente el compromiso y el conocimiento transmitido.
Relacion (número de estudiantes / Docente) inequitativa.
Pensamiento facilista de los estudiantes, se cree que los profesores de los primeros semestres no son exigentes.
Docentes sin bases pedagogicas.
No hay un verdadero seguimiento a los docentes, el formato de PTD no dice nada sobre el trabajo docente y su impacto sobre los estudiantes.
Falta de compromiso de los estudiantes para su desarrollo academico.
Estudiantes de ingreso con competencias basicas deficientes.
No hay integralidad entre la asignaturas, grupos de investigación, facultades, empresa.

Gestión

Riesgo operativo

Asegurar la acreditación de programas y reacreditación institucional

Currículo no pertinente a las exigencias del entorno o el sector productivo, o desarticulación.

Disminución de la calidad educativa. Disminución en los indicadores de desempeño insitucionales. Resultados deficientes en las pruebas SABER-PRO.

Proponer, ejecutar y controlar políticas de gestión académica, de desarrollo estudiantil y de los docentes así como también velar por el aseguramiento de la calidad de los programas académicos y los procesos de admisión y registro académico.

4-Probable

5-Catastrofico

Extrema

Evitar el riesgo,Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo

• Universidad-Estado-Empresa

1-Rara Vez

3-Moderado

Moderada

Reducir el riesgo

Aplicar los controles existentes

Equipo de trabajo del proceso de Gestión Académica

Centro para la Regionalización de la Educación y las Oportunidades

Incumplimiento de las clases programadas en los centros tutoriales.
Cruces en los espacios para impartir las sesiones tutoriales
Desconocimiento del manejo de plataforma
Planes de estudios desactualizados Microdiseños desactualizados.
Fallas de los recursos tecnológicos para el desarrollo de las actividades académicas. Escasos recursos económicos.
Presupuestos mal proyectado.
Disminución de la venta de servicios  para la mejora continua del CREO

Gestión

Riesgo operativo

Asegurar la acreditación de programas y reacreditación institucional

Afectación de la calidad académica del CREO

Deterioro de la imagen institucional. Formación académica deficiente. Deserción estudiantil.
perdida de competitividad ante programas similares en el mercado.
Bajo desempeño en resultados Prueba Saber Pro
Poca competitividad institucional.

Diseñar y desarrollar los programas académicos de pregrado, posgrado y formación para el trabajo y desarrollo en cumplimiento de la misión institucional.

3-Posible

4-Mayor

Extrema

Evitar el riesgo,Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo

Reprogramación de clases no dictadas.
Programación a tiempo de viáticos a catedráticos para traslados a centros zonales.
Programación de clases y salones por medio del sistema REDAL.
Capacitación a interesados sobre plataformas (actividades virtuales) y canales de comunicación
Mantenimiento preventivo de los recursos tecnológicos de la institución y los centros zonales.
Actualización de microdiseños y cumplimiento contenido programatico

1-Rara Vez

2-Menor

Baja

Asumir el riesgo

Registro del seguimiento de las reprogramaciones de sesiones tutoriales incumplidas.
Gestión oportuna al tramite de desplazamiento de tutores a centros zonales
Programa de capacitación sobre el manejo de plataformas virtuales

Diretor del CREO

Gestión de Investigación

Dificultad en  la planificación, administración y control de todas las actividades ciencia, tecnología e innovación y su oportuno seguimiento.
Poco personal vinculado para la gestión y acompañamiento de la actividades de ciencia, tecnología e innovación.

Gestión

Riesgo estratégico

Asegurar el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión Integral de la Calidad

Deficiencia en la gestión, seguimiento y control en la ejecución de planes y proyectos propios de la labor en ciencia, tecnología e innovación de la Universidad del Magdalena

Incumplimiento en contratos y convenios para el desarrollo de actividades de ciencia, tecnología e innovación.
*Falla en la ejecución de planes y proyectos, vinculados a la actividad de ciencia, tecnología e innovación.
* Incumplimiento de las metas y logros planificados.

Asegurar, fomentar y facilitar el desarrollo de la investigación, proporcionando las condiciones para la generación, apropiación y transferencia de conocimiento, tecnología e innovación en cumplimiento de la misión de la Universidad del Magdalena, articulada con las necesidades del entorno y de acuerdo con las políticas y lineamientos institucionales de manera eficiente, eficaz y efectiva

4-Probable

3-Moderado

Alta

Evitar el riesgo,Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo

Seguimiento y control constante en la ejecución de planes y actividades que se promueven desde el proceso de investigación. Aaplicación de un sistema de información para la gestión de las actividades, proyectos y planes para la ciencia, tecnología e innovación.

1-Rara Vez

3-Moderado

Moderada

Asumir el riesgo

Aplicar y mantener los mismos controles

Equipo de trabajo del proceso de Gestión de Investigación

Gestión de Investigación

*La transferencia de recursos de la nacion asignados a la institucion no es acorde e insuficiente para las necesidades del proceso.
*Desconocimiento de las necesidades del proceso de investigacion por la Universidad.
*Poco acceso a otras fuentes de financiación por la baja oferta de convocatorias y la alta compentencia en la participacion de estas.
*Deficiente planificación de los proyectos de investigación.
*Dificultad en la explotación y divulgación de los resultados obtenidos en las actividades de ciencia, tecnología e innovación

Gestión

Riesgo de Imagen o reputacional

Asegurar el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión Integral de la Calidad

Disminución de visibilidad de la Universidad en la región por el bajo impacto de los resultados de las actividades de ciencia, tecnología e innovación

*Reducción del presupuesto para la investigación.
*Disminucion de la calidad investigativa y la capacidad de innovación.
*Disminución de la visibilidad de la Universidad en la region.
*Perdida de credibilidad e imagen institucional ante entes financiadores y la comunidad involucrada.

Asegurar, fomentar y facilitar el desarrollo de la investigación, proporcionando las condiciones para la generación, apropiación y transferencia de conocimiento, tecnología e innovación en cumplimiento de la misión de la Universidad del Magdalena, articulada con las necesidades del entorno y de acuerdo con las políticas y lineamientos institucionales de manera eficiente, eficaz y efectiva.

3-Posible

3-Moderado

Alta

Evitar el riesgo,Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo

Aplicación del proceso de transferencia de conocimientos y tecnologías, seguimiento y acompañamiento a los procesos de protección de activos.
Divulgación de la actividad de ciencia, tecnología e innovación de la Magdalena, a través de convenios, eventos y espacios de divulgación de dichas actividades.

1-Rara Vez

3-Moderado

Moderada

Asumir el riesgo

Aplicar y mantener los mismos controles

Equipo de trabajo del proceso de Gestión de Investigación

Gestión de Extensión y Proyección Social

Diagnósticos NO acordes a la realidad del territorio regional y/o nacional
Falta de capacidad financiera
Desarticulación con las políticas sectoriales y nacionales
Falta de recurso humano con capacidad técnica

Gestión

Riesgo de Imagen o reputacional

Asegurar el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión Integral de la Calidad

Gestión y ejecución de proyectos desarticulados a las necesidades que demanda el entorno.

Poco impacto institucional en la transformación de la realidad regional y/o nacional
Pérdida de credibilidad  y posicionamiento regional

Gestionar proyectos y servicios que aporten de manera efectiva a la solución de los problemas del entorno, así como a la difusión del patrimonio cultural y al fortalecimiento de la relación y cooperación universidad – empresa – estado en articulación con sus egresados y la sociedad en general.

3-Posible

4-Mayor

Extrema

Reducir el riesgo

Mesas de trabajos con las partes interesadas (comités)
Seguimiento y monitoreo permanente en las etapas del proyecto
Selección de personal cualificado de acuerdo a los requerimientos del proyecto

1-Rara Vez

4-Mayor

Alta

Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo,Asumir el riesgo

Diseñar una herramienta que permita llevar la trazabilidad de la ejecución de los proyectos de extensión

Vicerrector de Extensión y Proyección Social

Gestión de Extensión y Proyección Social

Falta de alianzas con el sector productivo para ampliar las alternativas de nuestros practicantes
Limitada oferta del sector productivo
Plan de estudio de pregrado poco pertinentes a las necesidades del entorno

Gestión

Riesgo operativo

Asegurar la satisfacción de los usuarios con los servicios prestados

Plazas limitadas frente a la demanda de practicantes de los diferentes programas académicos

Baja incidencia en el sector productivo
Falta de posicionamiento institucional
Poca visibilidad de los estudiantes en el entorno
Reducción en el enganche laboral de los estudiantes
Competencias profesionales NO acordes a las exigencias corportivas y/o  necesidades del entorno

Gestionar proyectos y servicios que aporten de manera efectiva a la solución de los problemas del entorno, así como a la difusión del patrimonio cultural y al fortalecimiento de la relación y cooperación universidad – empresa – estado en articulación con sus egresados y la sociedad en general.

3-Posible

3-Moderado

Alta

Reducir el riesgo

Encuentros periodicos con los comites intergremiales para mirar las necesidades que platean las organizaciones en cada sector

Gestión de convenios con empresas regionales y nacionales

Reatroalimentación con las unidades académicas para definición de planes de estudios

1-Rara Vez

3-Moderado

Moderada

Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo,Asumir el riesgo

Realizar visitas in situ
Desarrollar encuentros empresariales
Aplicar encuestas de evaluación de la labor del estudiante en práctica
Analizar los resultados de las encuestas

Directora de la Direción de Parcticas Profesionales

Gestión de Extensión y Proyección Social

Poco conocimiento de la bolsa de empleo por parte de los egresados
Estrategias de divulgación poco eficaces
Desequilibrio del mercado laboral con respecto a la remuneración del profesional
Falta de acompañamiento institucional en cursos de actualizaciones para fortalecer habilidades y destrezas profesionales

Gestión

Riesgo de Imagen o reputacional

Asegurar el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión Integral de la Calidad

Baja empleabilidad de nuestros egresados en el entorno local, regional, nacional e internacional

Baja incidencia de nuestros graduados en el entorno laboral
Poco posicionamiento de nuestros graduados
Bajo reconocimiento institucional

Gestionar proyectos y servicios que aporten de manera efectiva a la solución de los problemas del entorno, así como a la difusión del patrimonio cultural y al fortalecimiento de la relación y cooperación universidad – empresa – estado en articulación con sus egresados y la sociedad en general.

3-Posible

4-Mayor

Extrema

Evitar el riesgo,Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo

Seguimiento a los graduados

1-Rara Vez

4-Mayor

Alta

Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo,Asumir el riesgo

Implementar estrategias de difusion de los servicios y beneficios de los graduados
Implementación del plan de educación continuada.
Aplicar encuestas de seguimeinto a los graduados

Directora del Centro de Egresados

Gestión de Extensión y Proyección Social

Falta de infraestructura para el fomento y  promoción cultural
Falta de planeación en la ejecución de actividades culturales
Incumplimiento de las politicas sectoriales y nacionales en materia de promoción cultural

Gestión

Riesgo de Imagen o reputacional

Asegurar el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión Integral de la Calidad

Oferta cultural y artística desarticulada con el entorno

Poco impacto de la institución en el acervo cultural de la región

Perdida de posicionamiento institucional

Gestionar proyectos y servicios que aporten de manera efectiva a la solución de los problemas del entorno, así como a la difusión del patrimonio cultural y al fortalecimiento de la relación y cooperación universidad – empresa – estado en articulación con sus egresados y la sociedad en general.

3-Posible

4-Mayor

Extrema

Evitar el riesgo,Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo

Planificación de las actividades culturales y artísticas en respuesta a las necesidades del entorno
Articulación con entidades gubernamentales y partes interesadas para fomento de la ruta cultural

1-Rara Vez

4-Mayor

Alta

Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo,Asumir el riesgo

Gestionar alianzas estrategicas con entidades del sector publico-privado que permitan trabajar en el fortalecimiento del sector cultural de la región.

Director de proyección cultural

Apoyo Tecnológico TIC

Personal insuficiente
Aumento del número de equipos tecnologicos (computadores, impresoras, etc.)
Notificaciones tardias al personal de soporte

Gestión

Riesgo de Imagen o reputacional

Asegurar la satisfacción de los usuarios con los servicios prestados

Demora en la prestación del servicio de soporte tecnológico

Insatisfacción del usuario
Retraso en actividades académicas y administrativas

Gestionar, incorporar y asegurar los recursos de tecnologías de la información y las comunicaciones; para mejorar y optimizar los procesos Institucionales, garantizando la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.

3-Posible

3-Moderado

Alta

Evitar el riesgo,Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo

Mantenimiento preventivo a equipos de computo académcio
Distribución de tareas de acuerdo a las solicitudes
Proceso documentado

1-Rara Vez

3-Moderado

Moderada

Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo,Asumir el riesgo

Fortalecer los controles
Aplicar la documentación del proceso
Recepcionar todas las solicitudes por AMSI

Profesional especializado del Grupo Interno de Servicios Tecnológicos

Gestión Jurídica

Falta de seguimiento a las diferentes etapas que se surten dentro de las acciones judiciales y las actuaciones administrativas.
Traslado tardio por parte de la dependencia encargada de realizar la comunicacion  de la notificación judicial a la Oficina Asesora Juridica

Gestión

Riesgo de cumplimiento

Asegurar el cumplimiento de los requisitos legales e intereses del estado

Vencimiento de términos judiciales y legales para atender o interponer acciones judiciales o actuaciones administrativas

Fallos judiciales o administrativos contrarios a los intereses de la  institución y el buen gobierno de la misma lo que conlleven a sanciones administrativas, disciplinarias, penales o responsabilidad fiscal según el caso.

Asesorar jurídicamente a la Universidad del Magdalena y asistir las actuaciones prejudiciales, judiciales y administrativas conforme a las disposiciones del ordenamiento jurídico vigente.

1-Rara Vez

4-Mayor

Alta

Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo,Asumir el riesgo

Asignación oportuna de la acción judicial a un Asesor Jurídico
Revisión del Diario Judicial que reporta el movimiento de los procesos jurídicos
Seguimiento periódico a las actuaciones administrativas notificadas a la Oficina Asesora Jurídica

1-Rara Vez

4-Mayor

Alta

Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo,Asumir el riesgo

Realizar comités de conciliación, para revisar cada uno de los procesos vigentes y las próximas actuaciones judiciales

Jefe oficina Asesora Juridica

Gestión Jurídica

Desconocimiento del marco legal interno y externas que regulan a la Universidad.
Desconocimiento de derogación  y actualización de la normatividad

Gestión

Riesgo de cumplimiento

Asegurar el cumplimiento de los requisitos legales e intereses del estado

Expedición de actos administrativos, conceptos juridicos y asesorias legales contrarias a las normas internas y externas que amparan las actuaciones de la Universidad

Acción judicial en contra de la Universidad.
Sanciones administrativas, disciplinarias, penales o responsabilidad fiscal según el caso, lo cual afecta el buen nombre y buen gobierno de la institución.

Asesorar jurídicamente a la Universidad del Magdalena y asistir las actuaciones prejudiciales, judiciales y administrativas conforme a las disposiciones del ordenamiento jurídico vigente.

3-Posible

3-Moderado

Alta

Evitar el riesgo,Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo

Solicitud de los antecedentes administrativos a las dependencias involucradas.

2-Improbable

3-Moderado

Moderada

Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo,Asumir el riesgo

Estudiar de manera minuciosa y responsable la normatividad aplicable al tema en cuestion

Jefe oficina Asesora Juridica

Gestión de Contratación

Desconocimiento de las normas internas, externas y jurisprudenciales que rigen la celebración de contratos.
Documentación incompleta en la carpeta contractual

Gestión

Riesgo de cumplimiento

Asegurar el cumplimiento de los requisitos legales e intereses del estado

Incumplimiento en los requisitos internos y externos de carácter contractual

Hallazgos en las Auditorías Internas y externas.                                  
Investigaciones Disciplinarias                              Quejas y/o reclamos
Ejecución inadecuada del proceso de contratación

Establecer mecanismos e instrumentos para asegurar la correcta ejecución de la contratación de acuerdo a la normatividad aplicable en la institución.

3-Posible

4-Mayor

Extrema

Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo

Lista de chequeo según la clase o naturaleza del contrato
Procedimiento de contratación según modalidades de selección.
Informar los cambios en materia contractual
Capacitaciones al personal administrativo sobre Estatuto de contratación, etapas de contratación, diligenciamiento de formatos, entre otros.

1-Rara Vez

4-Mayor

Alta

Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo

Capacitación al personal administrativo, contratistas y proveedores sobre diligenciamiento de formato, actualizaciones normativas de contratación y pólizas
Auditorias internas

Responsable del Grupo de Contratación

Dirección Financiera

Desconocimiento de los procedimientos financieros por parte de quien solicita el trámite.
Desconocimiento de las actualizaciones de la normatividad aplicable.  
Errores humanos.
Fallas en el suministro de servicios públicos y privados (energía eléctrica, internet).
Devolución de documentación.

Gestión

Riesgo financiero

Asegurar la satisfacción de los usuarios con los servicios prestados

Retraso en la prestación del servicio

Demora en los tiempos de pago Molestias en los usuarios
Retraso en la actividades del otorgamiento de los créditos educativos.
Demoras en las matriculas financieras y académicas de los estudiantes.
No elaboración de facturas.

Gestionar y administrar eficientemente los recursos financieros de la Universidad del Magdalena, de tal forma que le permita a la Dirección Universitaria ejecutar sus acciones con transparencia, seguridad, y confiabilidad

5-Casi certeza

3-Moderado

Extrema

Evitar el riesgo,Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo

Asesoramiento permanente a usuarios.
Revisión de los documentos para pago en las solicitudes de pagos.
Informar de manera oportuna los motivos de la devolución.

3-Posible

3-Moderado

Alta

Evitar el riesgo,Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo

Crear agenda de socialización de actualización de procedimientos financieros

Técnico Administrativo

Dirección Financiera

Inconsistencia en la información aportada por el estudiante.
Disminución de la capacidad adquisitiva del usuario.

Gestión

Riesgo financiero

Asegurar la disponibilidad y competencia del Talento Humano

Disminución del recaudo en los créditos de corto plazo.

Aumento de la Cartera Morosa.
No cumplimiento de metas en la recuperación de cartera.
Aumento de procesos jurídicos
Desgaste administrativo.

Gestionar y administrar eficientemente los recursos financieros de la Universidad del Magdalena, de tal forma que le permita a la Dirección Universitaria ejecutar sus acciones con transparencia, seguridad y confiabilidad

4-Probable

3-Moderado

Alta

Evitar el riesgo,Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo

Cobro Preventivo (Llamadas, envío de notificaciones )  
Seguimiento Continuo.
Cobro correctivo (Cartera Morosa).
Creación de políticas para el financiamiento.

1-Rara Vez

2-Menor

Baja

Evitar el riesgo,Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo

Implementar los controles establecidos.

Profesional Especializado Grupo de Facturación, Crédito y Cartera.

Dirección Financiera

Cambio de administraciones municipales.
Información desactualizada para el recaudo de estampilla.
Deficiencia de la Información actualizada de las relaciones de contratos en las vigencias solicitadas  de los contribuyentes.
Desconocimiento de la normatividad vigente (Ordenanza 019 del 2001-Ordenanza 052 del 2017).
Aplicación errónea de la tarifa del tributo.

Gestión

Riesgo financiero

Asegurar el cumplimiento de los requisitos legales e intereses del estado

Disminución del recaudo de estampilla.

Aumento de la Cartera Morosa.
No cumplimiento de metas en la recuperación de cartera.
Déficit para la ejecución de los proyectos del plan de gobierno.
Sanciones legales.

Gestionar y administrar eficientemente los recursos financieros de la Universidad del Magdalena, de tal forma que le permita a la Dirección Universitaria ejecutar sus acciones con transparencia, seguridad y confiabilidad

5-Casi certeza

4-Mayor

Extrema

Evitar el riesgo,Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo

Solicitud de información oportuna a las entidades contribuyentes para evitar la prescripción de vigencias.
Mesas de trabajo con los contribuyentes responsables de la retención y pago del tributo.

3-Posible

4-Mayor

Extrema

Evitar el riesgo,Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo,Asumir el riesgo

Implementar los controles establecidos.

Profesional Especializado Grupo de Estampilla

Dirección Financiera

"Disminución de los aportes por parte de la Nación, el Departamento, y en los ingresos por recursos propios. Situación de crisis económica o recesión en el pais. Emisión de normatividad a nivel Nacional, Departamental o municipal que deteriore los ingresos percibidos por la Universidad"

Gestión

Riesgo financiero

Asegurar el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión Integral de la Calidad

Recursos insuficientes para el sostenimiento de los gastos e inversiones de la institucion

Incumplimiento de las Estrategias del plan de acción, enmarcados en el plan de desarrollo, incapacidad para asumir los gastos asociados al funcionamiento de la institucion.

Gestionar y administrar eficientemente los recursos financieros de la Universidad del Magdalena, de tal forma que le permita a la Dirección Universitaria ejecutar sus acciones con transparencia, seguridad y confiabilidad

4-Probable

3-Moderado

Alta

Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo,Asumir el riesgo

seguimiento al comportamiento de los ingresos y gastos de la institución. Supervisión de las gestiones permanentes para el recaudo de ingresos.

1-Rara Vez

3-Moderado

Moderada

Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo,Asumir el riesgo

Imlementar los controles existentes

Director Financiero

Gestión de Recursos Educativos

Espacios académicos insuficientes en relación a salas de sistemas
Cambios en las políticas públicas relacionadas con la educación superior
Emergencias o incidentes (Incendio, inundación, etc)
Alteraciones del orden público (Protestas, Paros, Bloqueos)"

Gestión

Riesgo operativo

Asegurar la satisfacción de los usuarios con los servicios prestados

Incumplir con los tiempos para la organización de los espacios para clases regulares

Incumplimiento del calendario académico.
Ajuste de calendario académico. Retrasos de las tareas de otros procesos.
Insatisfacción de los usuarios.

Gestionar los equipos y suministros para la docencia y prácticas académicas; además de administrar el servicio audiovisual y los espacios físicos (auditorios, salones, salas de atención a estudiantes y salas de internet) adscritos a ésta. Así como apoyar la gestión administrativa de los laboratorios orientados a los procesos de docencia e investigación de la institución.

2-Improbable

4-Mayor

Alta

Evitar el riesgo,Reducir el riesgo,Asumir el riesgo

Programación de espacios para clases regulares a partir de los insumos de las Direcciones Académicas
Calendario para asignación de espacios acorde con calendario académico
Publicación de la asignación de espacios

1-Rara Vez

4-Mayor

Alta

Asumir el riesgo

Realizar acompañamiento por parte de la Dirección Curricular y de docencia en la creación de nuevos grupos y definicion del tamaño de los grupos actuales
Asignación de espacios tomando como base la programación del semestre anterior

Responsable del Grupo de Recursos Educativos y Administració de laboratorios

Gestión de Bienestar Universitario

Capacidad limitada en el presupuesto
La información suministrada por los estudiantes en algunos casos carece de veracidad

Gestión

Riesgo de Imagen o reputacional

Asegurar la satisfacción de los usuarios con los servicios prestados

Inequidad en la obtención de los programas de beneficio

Insatisfacción de los usuarios
Desconfianza sobre la transparencia de los procesos de la Universidad
Población beneficiada sin la necesidad prioritaria

Prestar los servicios de bienestar Universitario a la comunidad universitaria, de acuerdo a las condiciones establecidas por la institución

4-Probable

3-Moderado

Alta

Reducir el riesgo

Estudio socioeconómico
Sistema de información

1-Rara Vez

3-Moderado

Moderada

Reducir el riesgo

Aplicar los controles existentes

Director de la Oficina de Bienestar Universitario

Gestión de Bienestar Universitario

Desaprovechamiento de los beneficios por parte del estudiante
Debilidad en la identificación de factores económicos, de salud, sicológicos, académicos.

Gestión

Riesgo operativo

Asegurar la acreditación de programas y reacreditación institucional

Los programas implementados no permitan disminuir la incidencia de los factores de deserción

Aumento de la deserción académica

Prestar los servicios de bienestar Universitario a la comunidad universitaria, de acuerdo a las condiciones establecidas por la institución

3-Posible

3-Moderado

Alta

Reducir el riesgo

Estudio socioeconómico
Visitas domiciliarias
actualización de los sistema de información
Sensibilización

1-Rara Vez

3-Moderado

Moderada

Reducir el riesgo

Aplicar los controles existentes

Director de la Oficina de Bienestar Universitario

Gestión Documental

Incumplimiento de la normatividad vigente, falta de personal de archivo, inadecuada ubicación para el almacenamiento de los archivos, falta de conocimiento del personal

Gestión

Riesgo de cumplimiento

Asegurar el cumplimiento de los requisitos legales e intereses del estado

Inadecuada conservación de documentos de los archivos de gestión

Pérdida o deterioro de documentos, traumas administrativos internos, imposibilidad de consulta y acceso a la información, sanciones

Asegurar el manejo y control de la información documentada de la Institución, identificando los medios adecuados para la conservación y protección de la información atendiendo los requisitos legales y reglamentarios aplicables.

3-Posible

3-Moderado

Alta

Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo,Asumir el riesgo

Adecuación del área de archivo de la dependencias
Capacitación al personal
Control de préstamo de documentos
Programación de jornadas de fumigación, limpieza y aseo

1-Rara Vez

3-Moderado

Moderada

Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo,Asumir el riesgo

Actualización del procedimiento de administración de archivos
Elaboración del diagnóstico integral de archivos
Jornadas de capacitación para manejo de archivos

Profesional especializado del Gerupo de Gestión Documental

Gestión Documental

Incendio (accidental o provocado)
Terremoto
Inundación
Sabotaje

Gestión

Riesgo de cumplimiento

Asegurar el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión Integral de la Calidad

Pérdida de información por catástrofe natural y/o provocada en los documentos del Archivo Central

Pérdida de memoria documental institucional, imposibilidad de consulta y acceso a la información, sanciones, traumas administrativos internos

Asegurar el manejo y control de la información documentada de la Institución, identificando los medios adecuados para la conservación y protección de la información atendiendo los requisitos legales y reglamentarios aplicables.

1-Rara Vez

5-Catastrofico

Alta

Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo

Seguimiento a los mantenimientos de las instalaciones locativas del Archivo Central
Visitas de verificación de condiciones de conservación de documentos

1-Rara Vez

5-Catastrofico

Alta

Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo

Elaboración de instructivo de traslado de documentos y visitas periódicas de verificación de condiciones del Archivo Central

Profesional especializado del Gerupo de Gestión Documental

Gestión Documental

Fallas humanas
Información dispersa e incompleta

Gestión

Riesgo de cumplimiento

Asegurar el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión Integral de la Calidad

Verificación de titulo y/o certificado de aptitud ocupacional por competencia erronea

Procesos legales en contra de la Universidad, procesos disciplinarios, traumas administrativos, falta de integridad documental.

Asegurar el manejo y control de la información documentada de la Institución, identificando los medios adecuados para la conservación y protección de la información atendiendo los requisitos legales y reglamentarios aplicables.

2-Improbable

5-Catastrofico

Extrema

Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo,Asumir el riesgo

verificación de la información con el Grupo de Admisiones Registro y Control
Información sistematizada
Capacitación al personal
Firmas digitales
Verificación de codigo QR

1-Rara Vez

5-Catastrofico

Alta

Asumir el riesgo

Implementación de la página web para la generación de certificados digitales de verificación de titulo y/o certificado de aptitud ocupacional por competencia

Secretaria General

Gestión Administrativa

Baja asignación presupuestal para la realización de los mantenimientos. Obsolescencia de los equipos. Falta de personal.
Incumplimiento de proveedores.
No ejecución de los planes de mantenimiento. Falla en el fluido eléctrico.
Falla de servicios públicos
No realización de los mantenimientos preventivos en la fecha planeada.

Gestión

Riesgo operativo

Asegurar el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión Integral de la Calidad

Daño o deterioro de la infraestructura y los equipos

suspensión de las actividades misionales Insatisfacción de la comunidad universitaria deterioro gradual de los equipos.
Afectación en la prestación del servicio. Pérdida de la disponibilidad de los activos en Gestión Administrativa.

Administrar, mantener y controlar los bienes muebles e inmuebles de la Universidad para la prestación de sus servicios y el desarrollo de actividades requeridas.

5-Casi certeza

4-Mayor

Extrema

Evitar el riesgo,Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo

Planes de mantenimientos a la infraestructura fisica, bienes muebles e inmuebles.
Asignación presupuestal anual para atender gastos de mantenimiento prevento y correctivo de los bienes mueble e inmuebles

1-Rara Vez

4-Mayor

Alta

Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo

Mejora al sistema de información de los mantenimientos

Equipo de trabajo del proceso de Gestión Administrativa

Gestión Administrativa

Traslados entre oficinas sin previa solicitud, autorizacion y descarga de los bienes. Robo de los bienes

Gestión

Riesgo operativo

Asegurar la satisfacción de los usuarios con los servicios prestados

Perdida de los bienes de la Universidad

Dificultad para generar ordenes de trabajo.
Retrasos en los mantenimientos. Exclusión de equipos en el plan de mantenimiento.

Administrar, mantener y controlar los bienes muebles e inmuebles de la Universidad para la prestación de sus servicios y el desarrollo de actividades requeridas.

3-Posible

3-Moderado

Alta

Evitar el riesgo,Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo

Actualizacion y verificacion periodica de los inventarios

1-Rara Vez

3-Moderado

Moderada

Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo

Implementar un sistema de información para el control de inventarios.

Equipo de trabajo del proceso de Gestión Administrativa

Gestión del Talento Humano

1. Falta de mecanismos o herramientas para evaluar las competencias laborales de los servidores públicos.
2. Falta de seguimiento y de exigencia de competencias por parte de los jefes o responsables de área.

Gestión

Riesgo operativo

Asegurar la disponibilidad y competencia del Talento Humano

Desempeño laboral inadecuado de los empleados públicos administrativos de la Universidad

1. Deficiencias de los procesos.
2. Baja calidad en la prestación de los servicios.
3. Incumplimiento de objetivos institucionales.
4. Insatisfacción de los usuarios finales de los servicios prestados por la dependencia. 5. Incumplimiento de los requerimientos legales aplicables a la institución.
6. Incumplimiento de las funciones propias de cada empleo."

Realizar las actividades necesarias para la vinculación, permanencia y bienestar laboral del personal vinculado a la institución.

3-Posible

4-Mayor

Extrema

Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo

Procedimiento de Evaluación por ocmpetencias de empleado publicos administrativos.
Procedimiento de inducción y reinducción.
Procedimiento de capacitación y/o inducción en puesto de trabajo

3-Posible

4-Mayor

Extrema

Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo

* Actualizar Procedimiento de Evaluación por Competencias Empleados Públicos Administrativos

* Elaborar Procedimiento de Inducción y Reinducción.
 
* Seguimiento, Medición y Evaluación de los Procedimientos.

Grupo Desarrollo Organizacional

Gestión del Talento Humano

1. Reporte tardío de la información de personal vinculado y/o contratado y de estudiantes de prácticas.
2. Omisión de información del personal vinculado y/o contratado y de estudiantes en prácticas.

Gestión

Riesgo de cumplimiento

Asegurar el cumplimiento de los requisitos legales e intereses del estado

Demoras en la afiliación de los catedráticos y ocasionales al Sistema de Seguridad Social Integral y de los  estudiantes de Práctica y los contratistas (Riesgos IV y V) a la Administradora de Riesgos Laborales

1. Incumplimiento de obligaciones del empleador y/o contratante.
2. Sanciones y/o multas.
3. Demandas con repercusiones económicas."

Realizar las actividades necesarias para la vinculación, permanencia y bienestar laboral del personal vinculado a la institución.

3-Posible

4-Mayor

Extrema

Eliminar causas, Evitar Posibilidad de ocurrencia, Reducir el Riesgo, Compartir o transferir el riesgo

Procedimiento de seguridad social

3-Posible

4-Mayor

Extrema

Eliminar causas, Evitar Posibilidad de ocurrencia, Reducir el Riesgo, Compartir o transferir el riesgo

Elaborar Procedimiento de Seguridad Social

* Seguimiento, Medición y Evaluación de los Procedimientos.

Grupo Nómina y Prestaciones Sociales

Grupo Seguridad y Salud en el Trabajo

Gestión de Biblioteca

Robo
Presencia de insectos, roedores, polillas, humedad (hongos y bacterias), fuego y agua
inadecuada manipulación y mantenimiento del material bibliografico

Gestión

Riesgo operativo

Asegurar la satisfacción de los usuarios con los servicios prestados

Perdida del material bibliografico

Perdidas economicas
Afectación en el desarrollo de las actividades misionales

Gestionar, organizar, conservar y promover el uso efectivo de los recursos y servicios de información bajo criterios de calidad, cantidad y oportunidad teniendo en cuenta las directrices y necesidades de la comunidad universitaria, para contribuir al desarrollo académico, de investigación y extensión social.

4-Probable

3-Moderado

Alta

Reducir el riesgo,Asumir el riesgo

Cintas magneticas
Antenas de seguridad
Revisión de bolsos cuando se activa la alerta o no hay fluido elecrico
Llimpieza general de libros ,  con el objeto de mitigar riesgo de deterioro del material bibliográfico producto de factores físicos como el polvo y refugio de insectos.
mantenimiento permanente  al material bibliográfico
Guía para usuarios de Biblioteca

1-Rara Vez

3-Moderado

Moderada

Reducir el riesgo,Asumir el riesgo

Aplicar los controles existentes

Responsable del Grupo de Biblioteca

Gestión de Admisiones y Registros

Falta de capacitación y entrenamiento del personal.
Fallo en el sistema de información.
Fallas humanas.
Ambigüedad en la normatividad.
Falta de consolidación de la información en un único sistema de los cupos especiales y resultado de entrevistas.

Gestión

Riesgo de cumplimiento

Asegurar el cumplimiento de los requisitos legales e intereses del estado

Inconsistencia en el listado de seleccionados para un programa académico

Afectación de la imagen institucional. Sanciones penales y/o Disciplinarias.

Dirigir, coordinar, supervisar y controlar de manera eficiente, efectiva y eficaz la ejecución de los planes, programas, políticas y reglamentación, formulada y adoptada en la institución en lo referente a los servicios de inscripción, admisión, matrícula, registro de información académica y control de estudiantes a través del uso y disposición de sistemas informáticos que ofrezcan información actualizada a quien lo requiera

2-Improbable

4-Mayor

Alta

Evitar el riesgo, Reducir el riesgo, Compartir o transferir el riesgo

1.Controlar el ingreso de parametros para consulta  de los puntajes de las pruebas saber 11 de los aspirantes inscritos a través del sistema PRISMA  del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación (ICFES).

2. Controlar el ingreso de datos al programa que emite la lista de seleccionados  aspirantes.

3. Controlar el ingreso de datos de confirmación del cupo especial y resultado de entrevistas.
4.Verificación y aprobación del listado de preseleccionados por parte del Comité de Admisiones.

1-Rara Vez

4-Mayor

Alta

Reducir el riesgo, Compartir o transferir el riesgo

1.1 Evitar la manipulación de los datos reportados por el aspirante.

2.1 Verificar la correspondencia de los datos aportados a cada una  de los parámetros requeridos por el programa para ejecutar la selección.
3.1 Auditar la asignación de cupos especiales.
3.2 Auditar el ingreso de resultados de entrevistas.
2.2. Auditar los listados generados por el programa que selecciona los aspirantes de pregrado presencial.

1.1 Responsable del proceso de admisiones y registro
2.1 Ingeniero responsable de la ejecución del programa de selección.
2.2 Ingeniero asignado para el proceso.

Gestión de Admisiones y Registros

Fallas del sistema de información.
Fallas humanas.
Error en la comunicación enviada por las direcciones de programa.
Autorizaciones ambiguas o incompletas.
Fallas en la capacitación o entrenamiento del personal."

Gestión

Riesgo operativo

Asegurar la satisfacción de los usuarios con los servicios prestados

Aplicación errónea  de homologación de asignaturas

Afectación del historial académico y la liquidación de matrícula de los estudiantes.
Inconformidad de los usuarios de este servicio.

Dirigir, coordinar, supervisar y controlar de manera eficiente, efectiva y eficaz la ejecución de los planes, programas, políticas y reglamentación, formulada y adoptada en la institución en lo referente a los servicios de inscripción, admisión, matrícula, registro de información académica y control de estudiantes a través del uso y disposición de sistemas informáticos que ofrezcan información actualizada a quien lo requiera

2-Improbable

4-Mayor

Alta

Evitar el riesgo, Reducir el riesgo, Compartir o transferir el riesgo

1. Uso de un programa como apoyo al proceso de homologación de asignaturas.

2. Verificación  de  aprobación del aspirante modalidad de traslado.

1-Rara Vez

4-Mayor

Alta

Reducir el riesgo, Compartir o transferir el riesgo

 1.1 Validar que se cumplan con los requisitos y notas homologadas para cada aspirante que solicita  homologación.

2.1 Enviar estudio de homologación al estudiante para su aprobación de asignaturas a homologar y su cambio de programa.

2.2 Verificar la aprobación del cambio de programa del aspirante a traslado por medio de comunicación vigente. (Oficio radicado o correo electrónico)

Responsable del proceso de admisiones y registro

Evaluación Independiente

Baja disponibilidad en el equipo de trabajo en el seguimiento del sistema de control interno. Inadecuada planeación de las auditorias Desconocimiento de las responsabilidades dadas por normas internas y externas
Poca colaboracion de los que intervienen en el desarrollo de los procesos
Personal sin las competencias y conocimientos adecuadas
Poca disponibilidad de la información.

Gestión

Riesgo de cumplimiento

Asegurar el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión Integral de la Calidad

Procesos inadecuados de evaluación y verificación de la existencia, nivel de desarrollo y grado de efectividad del Sistema de Control Interno

No consecución de metas misionales. Sanciones por los diferentes órganos de control.
Deterioro o perdida de los bienes o recursos públicos.

Diseñar mecanismos que permitan evaluar y verificar permanentemente el Sistema de Control interno y la administración del riesgo a nivel institucional.

1-Rara Vez

4-Mayor

Alta

Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo

Revisión y aprobación del programa de auditoria interna por  medio del EI-P02 Procedimiento para gestionar el programa de auditoria interna de control interno
Toma de acciones en base al seguimiento de indicadores de cumplimiento del  programa de auditoria interna y de avances del sistema de control interno.  

1-Rara Vez

4-Mayor

Alta

Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo

Establecer un cronograma de reuniones con el CCSCI para la entrega de resultados y definir las oportunidades de mejora

Jefe Oficina Control Interno

Evaluación Independiente

Personal sin las competencias y conocimientos adecuadas.  
Poca disponibilidad de la información de entrada.
Falta de cultura del autocontrol, autogestion y autorregulación.

Gestión

Riesgo de cumplimiento

Asegurar el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión Integral de la Calidad

Planteamiento inadecuado de las acciones de mejoras dentro de los  planes de mejoramiento.

Incumplimiento en el logro de metas y objetivos.
Sanciones de organismos de control Deterioro o perdida de los bienes o recursos públicos.

Diseñar mecanismos que permitan evaluar y verificar permanentemente el Sistema de Control interno y la administración del riesgo a nivel institucional.

3-Posible

4-Mayor

Extrema

Evitar el riesgo,Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo

Seguimiento de indicadores de ejecución del programa de auditoria interna, de asesorias y acompañamientos ejecutados y de informes entregados oportunamente
Seguimiento a las fechas de presentación de avances de PM Procedimiento Plan de mejoramiento

1-Rara Vez

4-Mayor

Alta

Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo

Evaluar las acciones establecidas por los responsables.
Socializar el plan de mejoramiento.

Jefe Oficina Control Interno

Evaluación Independiente

Poco personal en el equipo de trabajo.
Baja cultura del autocontrol, autogestión y autorregulación
Falta de disponibilidad de la informacion de entrada y de salida.
Desconocimiento de las responsabilidades dadas por normas internas y externas.

Gestión

Riesgo de cumplimiento

Asegurar el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión Integral de la Calidad

Entrega  incompleta e inoportuna de la información presentada a  los órganos de control.

Sanciones de diversa índole
Deterioro de la imagen institucional (disminución del indice de transparencia).

Diseñar mecanismos que permitan evaluar y verificar permanentemente el Sistema de Control interno y la administración del riesgo a nivel institucional.

1-Rara Vez

4-Mayor

Alta

Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo

Seguimiento de indicadores de informes entregados oportunamente.
Socialización de normativas emitidas por órganos de control.
Comunicar a dependencia correspondiente para la toma de acciones correctivas y realizar seguimiento a la ejecución.

1-Rara Vez

4-Mayor

Alta

Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo

Implementar los controles establecidos.

Jefe Oficina Control Interno