Manejo de recursos fisicos y financieros.

4.1 MANEJO DE MATERIALES

Este hace referencia en general a la preparación y colocación de bienes con miras a facilitar su transporte y su almacenamiento, dependiendo de factores como el tipo de organización, la actividad que realiza, el producto final que ofrece al usuario, la importancia relativa del movimiento de bienes y la capacitación de los individuos implicados en el proceso.

4.1.2 PRINCIPIOS

Principio de Planeación: Implica que se planee apropiadamente cada actividad que signifique transporte, almacenamiento y manipulación de materiales.

La aplicación de este principio se da siguiendo estos aspectos:

-Ajustar la distribución de las instalaciones para facilitar el manejo de materiales.

-Delegar responsabilidades a personas capacitadas.

-Aprovechar al máximo el espacio disponible teniendo en cuenta la manipulación y el almacenamiento.

-Utilizar el almacenamiento móvil siempre que sea posible. Para ares de gestión documental y archivo.

-Acudir al concepto “justo a tiempo” para la eliminación del desperdicio de tiempo en las actividades.

Principio de explotación: El propósito de este es alcanzar la eficiencia en su administración por medio de la seguridad en el manejo y manipulación de los materiales; también tiene unos aspectos para su aplicación:

-Manipular la menor cantidad de veces posible los elementos.

-Maximizar el rendimiento de las máquinas y de los equipos de transporte.

-Utilizar la fuerza de gravedad siempre que sea posible.

-Usar medios mecánicos.

-Crear normas y programas para el movimiento del equipo garantizando la seguridad de quienes los operan.

Principio de Optimización de los Equipos: Esta hace referencia a la elección adecuada de máquinas y equipos para su utilización, debe tenerse en cuenta los siguientes aspectos.

-Elegir los más apropiados para cada tipo de trabajo.

-Coordinar el uso de la máquina para utilizarlo a su máxima capacidad.

-Reducir el tiempo ocioso de máquinas y equipos a motor.

-Normalizar aparatos y métodos de trabajo.

-Utilizar equipos flexibles para mejorar las condiciones de trabajo de una empresa.

-Aplicar métodos de depreciación que corresponda al tipo de equipo.

Principio de Optimización de Costos: Se refiere a la implantación de acciones necesarias para reducir los costos de depreciación, transporte y almacenamiento. Aspectos a tener en cuenta:

-Determinar y controlar los costos de adquisición, manejo, transporte y almacenamiento de bienes.

-Elegir el equipo que cause menores costos en mantenimiento, reparaciones, partes, repuestos.

-Efectuar la depreciación de los equipos en un tiempo razonable.

4.1.3 Funciones de la administración de materiales.

Tiene que ver con los asuntos que se indican a continuación.

-Clasificación de materiales utilizando catálogos u otros mecanismos.

-Normalización y establecimiento de patrones para la clasificación de los materiales.

-Valorización de existencias, para determinar cuánto valen en cualquier momento del tiempo.

-Compra de elementos por procesos de adquisición más apropiados.

-Eliminación de materiales inservibles y obsoletos.

-Control de calidad a los elementos que se utilizan en la empresa.

-Movimientos y transporte de materiales.

-Almacenamiento de elementos.

-Distribución de elementos a las dependencias.

4.1.4 Los Embalajes

Son los recipientes contenedores de los materiales y su objetivo es proteger los productos de las condiciones ambientales y de los impactos de su transporte y manipulación, también tienen fines decorativos para hacer los productos agradables al usuario.

Entre los tipos de embalaje más comunes están:

Embalaje de Protección: Previene daños, amortigua golpes, en general protege el producto.

Embalaje Decorativo: Es utilizado cuando se requiere que el material tenga un mayor atractivo para su distribución o venta.

4.1.5 Los Equipos

Son uno de los componentes más esenciales del sistema de manipulación y almacenamiento.

Hacen parte del equipo: Vehículos, maquinas, estanterías, hardware, contenedores, tarimas, plataformas, equipo motorizado, equipo no motorizado, bandas transportadoras, etc.

4.1.6 Recepción y Clasificación

Se deben controlar en el proceso algunos puntos críticos que se pueden identificar si se responde a las siguientes preguntas:

¿Se reciben los materiales en buenas condiciones?

¿Es aceptable un nivel mínimo de defectos o pérdidas?

¿Se reciben los materiales en contenedores de un tamaño y tipo tal que puedan ser transportados, almacenados y usados con un mínimo de manipulación?

¿Están los materiales excesivamente embalados, podría usarse menos embalaje con un costo menor sin que se afecte la conservación y calidad del producto?

¿Los materiales del embalaje pueden ser recuperados y reutilizados o devueltos a proveedores?

¿Los materiales se clasifican según criterios preestablecidos para toda la empresa?

¿Existe un catálogo de clasificación de elementos?

¿Existe un comité técnico de inventarios donde se establezcan las reglas de recepción y clasificación?

4.1.7 Ubicación y Conservación

Consiste en determinar cómo localizar los materiales en bodegas o almacenes. Es necesario tener en cuenta los siguientes factores:

Factor de Tamaño: Ubicar los materiales según su tamaño.

Factor de Similitud: Agruparlos bajo criterios uniformes de acuerdo con sus características comunes.

Factor de Demanda: Se ubican según la demanda que tienen. Los de mayor demanda en lugares de fácil acceso.

En el proceso de conservación de materiales se deben tener en cuenta los factores de seguridad y de protección:

Factor de Seguridad: Asegurar la existencia de pólizas que amparen el manejo de determinados bienes, también pólizas contra robo, incendio, explosión, destrucción u otros.

Factor de Protección: Se ampara la protección frente a algunos agentes externos que pueden afectarlos, como los factores ambientales.

4.1.8 Síntomas de desempeño deficiente en la administración de materiales.

Indican que pueden existir problemas con la administración y manejo de materiales y sobre ellos deben tomarse medidas para evitar que se conviertan en un problema.

Proliferación de Proveedores: La existencia de más proveedores de los que se requiere puede estar mostrando que no se está siendo eficiente en los procesos de contratación y quizá con el ánimo de conseguir precios competitivos se tienen tantos que a la larga resulta más costoso para la empresa, en el caso contrario de tener pocos proveedores se corre el riesgo de quedar en manos de unas pocas empresas que imponen sus precios y condiciones.

Poca atención a las especificaciones acerca del nivel de servicio: Revisar continuamente lo pactado con los proveedores como lo es: calidad de los materiales y componentes, tiempo de entrega, velocidad para surtir pedidos urgentes, desempeño en la puntualidad de las entregas, capacidad para responder a la demanda, apoyo técnico, etc.

Quejas de los usuarios del área de manejo de bienes: Aplicar correctivos si son frecuentes los reclamos y quejas por parte de las dependencias usuarias de los bienes.

Mantenimiento de altos niveles de inventario: Evaluar los costos y los riesgos de obsolescencia o pérdida al mantenimiento de esos altos niveles de inventario.

Factores Adicionales: Observar si se realizan compras precipitadas, renegociación continua de condiciones de compra, si hay material obsoleto o en desuso, fallas constantes en equipos y cualquier otra anomalía.

4.2 MANTENIMIENTO DE MAQUINAS Y EQUIPOS

4.2.1 Mantenimiento Preventivo

Aquel que se efectúa en respuesta a un plan que se elabora antes de que las maquinas presenten fallas dependiendo de la naturaleza de las máquinas y equipos se realiza un estudio para determinar posibles fallas.

4.2.2 Mantenimiento Correctivo

Se realiza una vez el daño en la maquina o el equipo se ha producido, puede ser:

-Paliativo, cuando se realiza de manera provisional.

Curativo, cuando se realiza de manera definitiva.

4.2.3 Mantenimiento de Reacondicionamiento

Se realiza después de presentado el daño en la máquina, se caracteriza porque se hace para intervenir la estructura misma de los bienes, llega a incluir la sustitución de piezas o partes fundamentales, puede ser muy costoso.

REGISTRO CONTABLE DE LOS BIENES

Una vez los elementos son formalmente recibidos debe procederse a su registro en las cuentas contables que corresponda con el fin de asegurar que los bienes que entran a formar parte de los activos de la empresa y que se tienen los registros para efectuar seguimiento y control a los mismos.

4.3.1 Clasificación contable de los bienes

Los grupos de cuentas que hacen parte del ACTIVO son: -Efectivo. -Inversiones. -Rentas por cobrar. -Deudores. -Inventarios. -Propiedades, planta y equipo. -Bienes de beneficio y uso público e histórico y cultural. -Recursos naturales y del ambiente. -Otros activos.

LOS INVENTARIOS

De este grupo hacen parte:

-Bienes producidos. -Mercancías en existencia. -Materias primas. -Envases y empaques. -Materiales para la producción de bienes. -Materiales para la prestación de servicios. -Banco de componentes anatómicos y de sangre.

...