Manual De Papeles De Trabajo

UNIDAD DE AUDITORÍA DE PROYECTOS

DE ORGANISMOS MULTILATERALES DE CRÉDITO

(APROMUC)

MANUAL DE ORGANIZACIÓN, METODOLOGÍA DE AUDITOR OPERATIVAS

AGOSTO 2004

MISIÓN DEL MANUAL 4

A. INTRODUCCIÓN 5

A.1 CONCEPTUALIZACION 5

A.2. DISPOSICIONES PROFESIONALES QUE ESTABLECEN SU USO 6

A.3. OBJETIVOS QUE SE PERSIGUEN CON SU PREPARACIÓN 6

A.3.1. OBJETIVO PRINCIPAL 6

A.3.2. OBJETIVOS SECUNDARIOS 7

A.4) ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN SU PREPARACIÓN 8

B. RELACIÓN ENTRE EVIDENCIA DE AUDITORIA Y PAPELES DE TRABAJO 11

B.1. CUESTIONES GENERALES DE LAS EVIDENCIAS DE AUDITORIA 11

a) EL REGISTRO DE LA EVIDENCIA EN EL PROCESO DE AUDITORIA 11

b) MEDIOS DE REGISTRO 11

c) FUNCIONES DE LA EVIDENCIA COLECTADA 11

B.2. CONTENIDOS MINIMOS 13

a) EVIDENCIAS DEL PLANEAMIENTO 13 b) EVIDENCIAS DE LA REUNION DE ELEMENTOS DE JUICIO 16 c) EVIDENCIAS DE LAS ACTIVIDADES DE SUPERVISIÓN 18

B.3 OTROS REQUISITOS PARA LA REGISTRACIÓN DE EVIDENCIAS 19

B.4 HOJAS DE TRABAJO TÍPICAS 20

B.5 MARCAS 29

B.6.ARCHIVOS (LEGAJOS) 29

A) TIPOS DE ARCHIVOS (LEGAJOS) 29

B) CODIFICACIÓN Y ORDENAMIENTO 30

C ) CUESTIONES PRACTICAS EN LA CONFECCION DE LOS LEGAJOS 32

1) LEGAJO DE INFORMES 33

2) LEGAJO PERMANENTE 33

3) LEGAJOS CORRIENTES 36

4) LEGAJO DE CONTROL DE CALIDAD 38

5) LEGAJOS ESPECIALES 39

D) PROPIEDAD, EXHIBICIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO 39

ANEXO A 43

MISIÓN DEL MANUAL

El auditor debe tener en cuenta que el contenido y la disposición de los documentos de trabajo reflejan su grado de preparación, experiencia y conocimiento. Los documentos de trabajo deben ser lo suficientemente completos y detallados como para permitir a un auditor experimentado, que no haya tenido previa relación con la auditoria, descubrir a través de ellos el trabajo realizado para fundamentar las conclusiones.

El presente manual tiene como finalidad servir de guía para el archivo y documentación de los papeles de trabajo que surgen de toda labor de auditoria, volcando en él contenidos mínimos referentes a toda la documentación de los mismos.

A) INTRODUCCIÓN

A.1) CONCEPTUALIZACIÓN

Papeles de trabajo son todos aquellos objetos donde constan las tareas realizadas, los elementos de juicio o evidencias obtenidas y las conclusiones a las que arribó el auditor. Constituyen por lo tanto la base para la emisión del informe y luego su respaldo.

Desde los albores de la auditoria, la expresión papeles de trabajo ha estado referida a elementos de papel de acuerdo con los usos tradicionales; de allí su denominación como papeles de trabajo. El avance creciente de la tecnología provocó la aparición de otros medios de soporte de información como ser microfilms, disquetes de computación, cassettes, discos compactos, etcétera.

La posibilidad que los papeles de trabajo puedan estar integrados por elementos que no sean de papel, esta limitada en principio a la circunstancia que ya sea por sí mismos o por la existencia de otros elementos que le sirvan de soporte, resulten aptos para sustentar la evidencia que de ellos se pretenda obtener.

Se trate de elementos de papel o de cualquier otra naturaleza, de ordinario son preparados por el auditor, sin embargo algunos se reciben de terceros y del propio cliente. Pero, en cualquier caso, constituyen el respaldo de la tarea realizada. Cabe notar que cuando los papeles, base del trabajo de auditoria, fueran preparados por el cliente, resultará conveniente mencionar su origen en tales documentos.

Todo esto pone de resalto la necesidad que la información verbal que resulte de relevancia, sea posteriormente confirmada por escrito (vgr.: carta con manifestaciones de gerencia).

A.2) DISPOSICIONES PROFESIONALES QUE ESTABLECEN SU USO

En búsqueda de la uniformidad para la aplicación de las diferentes normas de auditoria, este manual tiene como finalidad compatibilizar las diferentes normas referentes a la documentación de los papeles de trabajo.

Compendio de normas a aplicar:

 Resolución Técnica N° 7 (Argentina)

 Normas Internacionales de Auditoria (NIA – Sector Privado)

 Normas de Auditoria de la INTOSAI (Sector Público)

 Normas para la calidad (ISO 9001)

A.3) OBJETIVOS QUE SE PERSIGUEN CON SU PREPARACIÓN

Si bien los papeles de trabajo tienen como objetivo principal respaldar el trabajo y las conclusiones a las que arribó el auditor, existen otros objetivos, por los cuales se procede a efectuar la siguiente clasificación:

A.3.1. OBJETIVO PRINCIPAL

El objetivo principal de los papeles de trabajo será servir base para la emisión del informe del auditor y constituir luego su respaldo.

Materializada la opinión (o la ausencia de ésta) en el informe del auditor, y no obstante que los papeles de trabajo deben respaldarlo en su totalidad, se hará hincapié en dos párrafos del informe.

A.3.1.1. PARRAFO DE ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORIA

La verificación del objetivo principal implica que de los papeles de trabajo, deberá surgir el grado de cumplimiento de las normas de auditoria vigentes, tanto a nivel nacional como a nivel internacional.

A.3.1.1. PARRAFO DE OPINIÓN

El cumplimiento del objetivo principal implica que de los papeles de trabajo deben surgir los antecedentes que lo condujeron a la emisión de la opinión o a la decisión de abstenerse de opinar.

A.3.2. OBJETIVOS SECUNDARIOS

Son todos aquellos que facilitan las actividades del auditor, relacionadas con el mismo ente y tarea, o con otras tareas y clientes potenciales.

A.3.2.1. FACILITAR EL DESARROLLO DEL TRABAJO Y LA SUPERVISIÓN DE LOS COLABORADORES

Para poder emitir una opinión sobre los estados contables, el auditor debe desarrollar una serie de tareas ya sea por sí mismo o con la ayuda de colaboradores.

La acumulación ordenada de papeles de trabajo de las evidencias obtenidas, de los procedimientos de auditoria aplicados, de las muestras seleccionadas, etc., permite al auditor ir cumpliendo con las etapas del proceso de formación de juicio.

El auditor prepara los papeles de trabajo no sólo porque se lo exigen disposiciones profesionales y/o disposiciones para la mejora permanente de la calidad, sino también porque le permiten un mejor desarrollo de la auditoria y una adecuada supervisión de los colaboradores.

A.3.2.2. CONSTITUIR UN ANTECEDENTE VALIOSO PARA LA PROGRAMACIÓN DE REVISIONES DEL MISMO CLIENTE O ENTES SIMILARES

Es indudable que la experiencia recogida durante el examen constituirá un valioso antecedente no sólo al programar las tareas del ejercicio siguiente sino también aunque sea parcialmente, para presupuestar o programar actividades en otros entes. (vgr.: hojas de trabajo denominada “Sugerencias para futuros exámenes”).

A.3.2.3. PERMITIR INFORMAR AL CLIENTE SOBRE DEFICIENCIAS OBSERVADAS (CARTA CON RECOMENDACIONES // OBSERVACIONES HALLADAS)

Los papeles de trabajo permitirán informar al cliente, ya sea como sub-producto de la tarea principal en una auditoria de estados contables o como producto central en una auditoria cuyo objeto sea la evaluación de los controles, sobre diversos aspectos relativos a las actividades de control de los sistemas, los procedimientos contables y otros aspectos de interés sobre la gestión empresaria, lo que se concreta regularmente en la denominada “carta con comentarios y recomendaciones”.

A.4) ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN SU PREPARACIÓN

Dependiendo de cada elemento en particular, es conveniente que los papeles de trabajo incluyan como requisitos los siguientes aspectos:

a. Nombre del ente auditado

b. Fecha de cierre del ejercicio o período

c. Identificación del rubro y de la cuenta auditada

d. En el caso de planillas que reúnen las cuentas de cada rubro (denominadas llave, carátula) incluir los saldos del ejercicio o período anterior a efectos comparativos

e. Todas las cuentas analizadas deben estar conciliadas para que sus importes coincidan exactamente con el balance de comprobación de saldos

f. Todas las tareas realizadas deben estar redactadas de forma tal que surja con claridad:

1. criterio utilizado para determinar el tamaño de las muestras y seleccionar ítems

2. comprobantes analizados, evitando expresiones genéricas identificándolos con la mayor precisión posible

g. Debe eliminarse todo comentario trivial

h. En caso de encontrar inconvenientes, problemas o defectos, incluir un comentario descriptivo en una hoja de trabajo para cada rubro

i. Todos los papeles de trabajo deben tener una codificación que permita mantenerlos separados y a la vez interdependientes en uno o más legajos

j. Cada auditor debe identificar con su firma las tareas por él realizadas

k. todos los papeles de trabajo deben incluir la fecha en que se terminó la revisión de su contenido

l. COMO IDEA GENERAL DEBE EXPRESARSE QUE UN PAPEL DE TRABAJO ESTÁ COMPLETO, CUANDO INCLUYE TODOS LOS DATOS E INFORMACIÓN CORRESPONDIENTE Y ESO OCURRIRÁ CUANDO OTRO PROFESIONAL CON SU SIMPLE

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