Manual de procedimientos constructora

2013

ASOCIACION DE VIVIENDA SINEDIAN

José Hernández

[MANUAL DE PROCEDIMENTOS]

 Representa una herramienta indispensable para toda empresa u organización, ya que les permite cumplir con sus funciones y procesos de una manera clara y sencilla.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PROCESO NARRATIVO

Procedimiento:

INGRESOS DE EFECTIVO

Objetivo del procedimiento:

• Efectuar un adecuado proceso de registro del efectivo ingresado a la entidad

Alcance:

• Se inicia con la verificación de documentos internos o externos, elaboración del recibo y/o comprobante de ingreso y finaliza con el depósito del efectivo si no existiera diferencias.

Unidades que intervienen.

• Contabilidad,
• Auxiliar de Contabilidad.

Controles Internos a efectuarse:

• Depósitos del efectivo máximo en 24 horas.
• El encargado debe tener una garantía o fianza.
• Crear documentación fuente para las entradas de efectivo como recibos y otros prenumerados.
• Efectuar periódicamente un examen sorpresa de las partidas que figuran en el depósito, confrontándolos con el registro de ingresos de caja y las boletas de depósito.
• Separación de funciones entre la persona que recibe y el que realiza los depósitos.
• El encargado de recibir el efectivo no debe realizar pagos a proveedores u otros.
• Debe efectuarse rotación del personal encargado del manejo y custodia del efectivo.
• Los registros en libros contables deben estar debidamente autorizados y verificados.

Formularios y documentación utilizada:

• Documentos de respaldo (planillas de avance de obras, planilla de liquidación, control de horas efectivas, etc.)
• Factura,
• Comprobante de Ingresos Caja Formulario
• Kárdex de Control de Ingresos de Efectivo Formulario
• Arqueo de Efectivo Formulario
• Papeleta de Deposito,
• Libro de Caja.

Instrucciones para el manejo:        

• Se inicia con la verificación de saldos en documentos internos y externos,
• Se prepara la factura si no existe diferencias,
• Se elabora el Comprobante de Ingresos Caja
• Registro en el Kárdex de ingreso de efectivo, para su acumulación temporal
• Se procede a realizar el arqueo de efectivo
• Si existe un faltante se procede a revisar los documentos y formularios usados,
• De no existir, se conecta con el proceso del depósito de efectivo.

Firmas Autorizadas:

• Tesorero
• Contador
• Subgerente.

Archivo de la Documentación:

• La documentación originada es archivado por el auxiliar administrativo, en la Unidad de Contabilidad.

Elaboró:

José Darío Hernández (Auxiliar Administrativo)

Revisó:

Guillermo Flórez (Subgerente)

Aprobó:

Pedro Giovanny Caro (Gerente General)

Procedimiento:            INGRESO DE EFECTIVO

DESCRIPCION

FLUJOGRAMA

Se inicia con la verificación de saldos en documentos internos y externos,

Se prepara la factura si no existe diferencias,

Se elabora el Comprobante de Ingresos Caja

Registro en el Kárdex de ingreso de efectivo, para su acumulación temporal,

Se procede a realizar el arqueo de efectivo,

Si existe un faltante se procede a revisar los documentos y formularios usados,

De no existir, se conecta con el proceso del depósito de efectivo.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PROCESO NARRATIVO

Procedimiento:

EGRESOS DE EFECTIVO

Objetivo del procedimiento:

• Efectuar un adecuado proceso de control de la salida de efectivo de la empresa.

Alcance:

• Se inicia con la recepción de la autorización de pago o compra y finaliza con la emisión del comprobante de egresos caja y archivo de la documentación de respaldo.

Unidades que intervienen.

• Departamento  Administrativo,
• Auxiliar Administrativo

Controles Internos a efectuarse:

• Autorización de la adquisición o compra,
• Recepción de factura con sello de cancelado,
• Informe del encargado de la adquisición,
• El encargado debe tener una garantía o fianza.
• Crear documentación fuente para las salidas de efectivo como recibos y otros prenumerados.
• Efectuar periódicamente cortes  o arqueos de caja.
• Separación de funciones entre la persona que autoriza, entrega y el que realiza los registros de salidas de efectivo,
• Debe efectuarse rotación de personal encargado del manejo de efectivo.
• Realizar conciliaciones bancarias periódicamente.
• Los pagos menores se hagan a través de fondos fijos.
• Limitar los pagos con efectivo a una cantidad máxima,
• Establecer personas autorizadas para firmar cheque o autorizaciones de pago,
• Establecer limitaciones a los importes de los cheques o autorizaciones de pago firmadas por una sola persona,
• Realizar pagos solamente basados en comprobantes aprobados y la documentación original de soporte adjunta.
• Evitar la firma de cheques o autorizaciones de pago en blanco.
• Los registros en libros contables deben estar debidamente autorizados y verificados.

Formularios y documentación utilizada:

• Comprobante de egresos caja
• Factura del Proveedor,
• Movimiento Diario de Efectivo
• Libro de caja,
• En caso de adquisición de materiales y/o suministros formulario de Recepción de Materiales,
• En caso de adquisición de activos fijos formulario de Recepción de Bienes de Uso,

Instrucciones para el manejo:

• Se inicia con la recepción de la autorización de compra o pago
• Se recepciona la factura  respectiva con sello de cancelado,
• Se elabora el Comprobante de Egresos caja,
• Emisión o giro de cheque y/o pago en efectivo,
• Se registra en el formulario de movimiento diario de efectivo para su acumulación temporal,
• Registro en libro de caja,
• Archivo de la documentación de respaldo.

Archivo de la Documentación:

• La documentación originada es archivado por el auxiliar de contabilidad.

Elaboró:

José Darío Hernández (Auxiliar Administrativo)

Revisó:

Guillermo Flórez (Subgerente)

Aprobó:

Pedro Giovanny Caro (Gerente General)