Manuales Administrativos

¿Qué es un Manual Administrativo?

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.

Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, etc.). Así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas.

¿Cuáles son los objetivos de los manuales?

• Presentar una visión de conjunto de la organización.

• Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa.

• Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos.

• Coadyuvar a la correcta atención de las labores asignadas al personal.

• Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo.

• Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.

• Servir como vehículo de información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios, usuarios y clientes.

¿Cómo se clasifican los manuales?

Por su contenido se clasifican en:

• De organización: dónde se especifican las diversas unidades orgánicas que componen la empresa.

• De procedimientos: acá se establecen los principales procedimientos que ocurren al interior de la empresa, por ejemplo, de contratación de personal, de compras, de pago de sueldos, etc.

• De políticas: se determinan las políticas que guiarán el accionar de la empresa.

• De Bienvenida: diseñado especialmente para los nuevos empleados, en este manual se detallan los antecedentes de la empresa, misión, visión, valores, etc.

Por su ámbito:

• Generales: que contienen información de la totalidad de la organización.

• Específicos: que consignan información de un área o específica.

IMPORTANCIA

Los Manuales Administrativos representan una guía práctica que se utiliza como herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.

Un manual sin revisión y análisis cuyo contenido permanezca estático se convierte en obsoleto, y lejos de ser una herramienta útil puede constituir una barrera que dificulte el desarrollo de la organización.

Ventajas y Limitaciones de la Utilización de Manuales

Ventajas:

Son una fuente permanente de información sobre las prácticas generales y sectoriales de la empresa.

Son una herramienta de apoyo en el entrenamiento y capacitación de nuevos empleados.

Logran y mantienen un sólido plan de organización.

Aseguran que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.

Determinan la responsabilidad de cada puesto y su relación con otros puestos de la organización.

Limitaciones:

Constituyen una herramienta, pero no la solución para todos los problemas administrativos que se puedan presentar.

Si no se actualizan permanentemente, pierden vigencia con rapidez.

Incluyen solo los aspectos formales de la organización dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia para la vida de la misma es notoria.

Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos los integrantes.

Algunas consideran

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