Manuales Administrativos

1. Distingue los conceptos básicos de la TGA

2. Distingue las aportaciones de las diversas escuelas administrativas (científica, clásica, humano relacionista, estructuralista, sistémica, neo-humano relacionista y matemática.

3. Identifica los elementos del proceso administrativo(planeación, organización, dirección y control)

4. Distingue a través de ejemplos las actividades de las áreas funcionales.

5. Distínguela relación entre las áreas funcionales en la operación de una organización.

6. Diferencias los tipos de manuales y sus componentes

Las empresas deben formalizar la información en función de su estructura y operación para testimoniar, internamente entre sus miembros, cómo se encuentran organizados, cómo es su funcionamiento, cuál es su razón de ser y hacia dónde se encaminan.

Definición. Los manuales administrativos son documentos que contienen información ordenada y sistematizada de la empresa. Cabe aclarar que, al mencionar documentos, hablamos de los hechos en papel o en una computadora.

Los manuales presentan una visión conjunta del organismo social, así como la ejecución correcta de las actividades a realizar por los integrantes para propiciar la uniformidad del trabajo y permiten que el personal conozca a la empresa, su historia, su estructura, sus procesos, sus objetivos, políticas, etc.

Objetivos de los manuales administrativos:

A) Sistematizar la información de la empresa.

B) Informar.

C) Auxiliar en la inducción y capacitación del personal.

D) Estandarizar los procesos, funciones y actividades de la empresa.

Tipos de manuales

Por su naturaleza.

Microadministrativos. Los cuales contienen información de una sola empresa o de un área de la empresa.

Macroadministrativos. Utilizados en los corporativos donde se incluye información de más de una empresa.

Mesoadministrativos. Que incluyen información de una o más organizaciones de un solo sector.

Por su área de aplicación.

Debido al crecimiento y expansión de las empresas, el número de puestos y áreas va en aumento, la especialización de ambos hace más compleja la utilización de un solo manual; por lo tanto, en vez de contar con un solo manual para toda la empresa, se elaboran por áreas y cada uno de éstos contiene información de un área en específico de la empresa.

Por su contenido

Las empresas cuentan con manuales de diferentes tipos: manuales de Organización y de procedimientos (son los más comunes en empresas pequeñas), manuales de bienvenida, de inducción, de calidad, de operaciones, de proveedores, de clientes, de objetivos, de políticas, de formas, de diagramas de flujos, de puestos, de firmas e inclusive de llaves.

Por su ámbito

Generales. Que contienen información global de la empresa. Los manuales generales son los que van a contener información de toda la empresa; incluyen información del área de recursos, humanos, finanzas, mercadotecnia, operaciones e informática. Difícilmente en la realidad de las empresas vas a encontrar un manual general.

Específicos. Que contienen información detallada de toda la empresa; por ejemplo, el manual de formatos de la empresa incluye todas las formas tanto impresas como digitales que se emplean en las operaciones de la empresa.

7. Elementos para desarrollar un diseño organizacional

División del trabajo es la especialización y cooperación de las fuerzas laborales en diferentes tareas y roles, con el objetivo de mejorar la eficiencia. Aceleró de modo extraordinario su contribución al cambio tecnológico y social con el desarrollo del capitalismo y la revolución industrial.

Especialización. Proceso por el que un individuo centra en una actividad concreta o en un ámbito intelectual restringido en vez de abarcar la totalidad

Departamentalización. Designa un área, división o segmento distinto de una empresa sobre la cual un administrador tiene autoridad para el desempeño de actividades específicas debe seguir la departamentalización o agrupación de actividades es el principio de la homogeneidad.

Una cadena de mando. Es un sistema de envío de información característico de organizaciones con estructuras jerárquicas fuertes, verticales y autoritarias órdenes, recompensas y penalizaciones fluyen desde la punta de la pirámide organizacional a la base hacia la cima de la misma sólo fluyan las informaciones requeridas, de las actividades y tareas.

Amplitud de control. Es la cantidad de subordinados que un directivo puede supervisar de manera eficaz y eficiente (grado de control que se tiene sobre las personas).

Centralización administrativa. La centralización existe cuando el conjunto de órganos administrativos está enlazado bajo la dirección de un órgano central único.

La centralización administrativa, es que las entidades centralizadas se encuentran relacionadas entre sí por un vínculo jerárquico constante.

Descentralización administrativa. Aunque el poder central tiene un control muy limitado sobre las actividades de las entidades documentadas, éstas se encuentran sujetas a las órdenes de aquel.

Empowerment. Significa que los empleados, administradores y equipo de todos los niveles de la organización tienen el poder para tomar decisiones sin tener que requerir la autorización de sus superiores.

Empowerment significa crear un ambiente en el cual los empleados de todos los niveles sientan que tienen una influencia real sobre los estándares de calidad, servicio y eficiencia del negocio dentro de sus áreas de responsabilidad.

Esto genera un involucramiento esto implica aceptación de responsabilidad por sus acciones y tareas Empowerment es una herramienta de la calidad total.

Formalización. Es la técnica organizacional de prescribir como, cuando, con qué elementos, quien y en cuanto tiempo debe realizar las tareas. Las normas, instructivos y procedimientos.

Depende en cada caso de:

• Las tareas que se realicen.

• Los conocimientos y habilidades que requiere la ejecución de las tareas

• La tecnología utilizada

• y el comportamiento esperado del personal

8. Metodología para el desarrollo de estudios organizacionales

Planteamiento del problema.

Los investigadores aseguran que, si tenemos bien definido el problema que queremos resolver, nuestra investigación ya tiene solucionado más del cincuenta por ciento

Planeación y programación del estudio

La investigación preliminar puede provocar una reformulación del problema en términos más objetivos, dar una idea de la magnitud de la tarea propuesta, indicar algunos de los problemas que podrían surgir durante el estudio y proporcionar nuevos aspectos a considerar.

Conoceremos la ubicación, naturaleza y extensión del problema, así como los conocimientos y habilidades que requieren los encargados del estudio, el tiempo, el personal y recursos materiales y financieros necesarios para llevar a cabo el estudio.

El proyecto del estudio, el cual debería contener:

Nombre del estudio

Responsable

Alcance

Justificación

Objetivo

Resultados esperados

Estrategias

Información complementaria que apoye al proyecto

Programas de trabajo (cronograma)

Presupuesto

Levantamiento de la información

Se divide en dos tipos de investigaciones que son las siguientes:

Investigación documental. Consiste en solicitar los manuales con que cuente la empresa, el allegarse de material bibliográfico y hemerográfico de carácter técnico que permita al administrador ampliar los conocimientos sobre los procesos, funciones y áreas a investigar.

Investigación de campo. Es en la que el administrador va directamente a la fuente a tomar los datos de primera mano. En la investigación de campo, las técnicas más utilizadas para levantar la información son la entrevista, los cuestionarios, las encuestas, y las listas de checado.

Análisis y diagnóstico administrativo

El análisis de una situación o un problema administrativo consiste en dividir o separar sus elementos hasta conocer la naturaleza, características y causas de su comportamiento.

Herramientas

• Organigramas

• Diagramas de flujo

• Diagramas de distribución del espacio

• Estudio de tiempo y movimientos

Recomendaciones y propuestas de solución

• De mantenimiento

• De eliminación

• De adición

• De fusión

• De modificación de procesos y mixtos

Implantación

Después de haber elaborado el diagnóstico y las recomendaciones, se procede a realizar el informe por escrito, mediante un resumen ejecutivo donde se expresa el problema en forma muy concreta: cómo se llevó a cabo el estudio, el diagnóstico, las conclusiones y recomendaciones, la estrategia para implantarlo, el control de seguimiento y los anexos.

Prueba piloto

En paralelo (viejo y nuevo al mismo tiempo)

Parcial o por aproximaciones sucesivas (ir paso a paso)

Instantáneo (de forma inmediata)

Mantenimiento organizacional

Una vez que se ha implantado el nuevo sistema,

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