MANUALES ADMINISTRATIVOS

Manuales Administrativos

Son un instrumento metodológico de la ciencia y técnica de la administración que ayudan al proceso de organización. En este sentido, contribuyen a formular y crear la organización, así como al análisis de ésta, con la finalidad de hacer evaluaciones parciales o totales; tal como ocurre con la revisión de responsabilidades, evaluación de cargos, reubicación de unidades, estudios de relaciones interestructurales e interunidades. En este sentido, los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización. Es decir, son documentos que sirven como medios eficaces de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.

Objetivos de los Manuales Administrativos

• Instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, normas, entre otros.

• Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.

• Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales.

• Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas administrativas.

• Presentar una visión de conjunto de la organización.

• Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos.

• Coadyuvar a la correcta atención de las labores asignadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.

• Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo.

• Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.

• Servir como vehículo de información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios, usuarios y clientes.

Ventajas del Uso de los Manuales Administrativos

1. Logra y mantiene un sólido plan de organización.

2. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.

3. Facilita el estudio de los problemas de organización.

4. Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización.

5. Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal clave.

6. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización.

7. Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones.

8. Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles.

9. La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien.

10. Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más antiguos.

11. Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos.

Desventajas de los Manuales Administrativos

1. Existe un costo en su redacción y confección que, indudablemente, debe afrontarse.

2. Exigen una permanente actualización, dado que la pérdida de vigencia de su contenido acarrea su total inutilidad, es decir, que pierden efectividad.

3. No incorporan los elementos propios de la organización informal, la cual existe pero no es reconocida en los manuales.

4. Resulta difícil definir el nivel óptimo de síntesis o de detalle a efectos de que sean útiles y suficientemente flexibles.

5. Su utilidad se ve limitada o es nula cuando la organización se compone de un número reducido de personas y, por lo tanto, la comunicación es muy fluida y el volumen de tareas es reducido.

Contenido y formas de los manuales administrativos

Contienen, fundamentalmente, una descripción de los puestos, lo cual es lo más importante. Además, señalan los fines de una empresa y de cada una de las unidades principales de la estructura organizativa. Estos fines se identifican con el título de las atribuciones. Asimismo, contienen la base legal de la organización, su estructura, fecha de creación de la empresa o de la unidad administrativa, un organigrama de ésta y hasta de sus unidades principales, las funciones de las unidades y de los cargos, las responsabilidades y la autoridad de los mismos. De la misma manera, describen las actividades específicas que se enumeran y que son un conjunto de tareas y labores. Es importante mencionar que en los manuales administrativos no se acostumbra describir todos los cargos de la organización. En este sentido, el manual administrativo se presenta de varias formas; una de ellas incluye un organigrama para cada una de las unidades principales, donde se van destacando las funciones principales de cada una de ellas.

Otra forma de mucho uso es la de aquellos manuales que describen los cargos y las unidades mediante una nomenclatura orgánica que utiliza números correlativos, lo cual permite conocer las relaciones estructurales de dependencia; así se sabe cuál unidad es subalterna de otra. (La Comisión de Administración Pública de Venezuela utiliza esta forma). Otros manuales describen por escrito la situación de dependencia jerárquica de cada unidad, detallan quién es responsable ante quien. Sin embargo, cualquiera que sea la manera de presentación del manual, éste tiene una parte bastante complicada que toma el mayor tiempo y la atención de los analistas y del departamento de organización, del experto o persona destacada para ese fin: se trata de lo relacionado con la descripción de los puestos y de la definición de los títulos de los cargos.

En el orden de ideas anteriores, se señalan algunos instrumentos auxiliares que pueden ser utilizados para elaborar un manual de organización, tales como:

1. Diccionario de Ocupaciones.

2. Manual descriptivo de cargos.

3. Los manuales de organización de otras empresas (especialmente si son del mismo ramo o si se dedican a las mismas actividades del caso que se está tratando).

4. Trabajo y experiencias en materia de evaluación de cargos, hecho y realizadas, respectivamente, por otras empresas.

5. Utilizar, como buena guía, la similitud de un conjunto de cargos. En este sentido tienen vigencia las recomendaciones de Ernest Dale, quien señala:

Se puede ahorrar espacio en el Manual haciendo una lista de responsabilidades comunes a la mayoría de los gerentes. Las cuales son:

1. Desarrollo de subordinados.

2. Coordinación del trabajo que supervisan los gerentes y cooperación con grupos relacionados.

3. Empleo de asesoría staff cuando sea pertinente.

4. Evaluación de los subordinados.

5. Comunicación en ambos sentidos con jefes y subordinados.

6. Desarrollo de mejores procedimientos para su grupo.

7. Mantenimiento de buenas relaciones con cualquier público de la empresa con el que se ponga en contacto, por ejemplo, los miembros de la comunidad.

8. Atención constante del marco legal, social y moral dentro del que deben trabajar, con advertencias y provisiones especiales.

9. Delegación de suficiente autoridad a los subordinados a fin de capacitarlos para cumplir con las responsabilidades que se han encomendado.

Adicionalmente, es bueno destacar que en otros cargos sólo varía la autoridad, pero las funciones siguen siendo las mismas. Por lo tanto, la autoridad se señala para cada cargo, en el título correspondiente en el manual de organización. Para asignarle título a un cargo, es de mucha importancia la nomenclatura estructural tradicional que predomina en el medio donde actúa la empresa a la cual se le está preparando el manual.

Tipos de Manuales

Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa con nombres diversos, pero pueden resumirse de la siguiente manera:

Por su alcance

1. Generales o de aplicación universal.

2. Departamentales o de aplicación específica.

3. De puestos o de aplicación individual.

Por su contenido

1. De historia de la empresa o institución.

2. De organización.

3. De políticas.

4. De procedimientos.

5. De contenido múltiple (manual de técnicas).

Por su función específica o área de actividad

1. De personal.

2. De ventas.

3. De producción o ingeniería.

4. De finanzas.

5. Generales, que se ocupen de dos o más funciones específicas.

6. Otras funciones.

En esta oportunidad serán explicados los manuales correspondientes a la clasificación por contenido y por su función específica o área de actividad.

Manuales de Historia de la Empresa

Su propósito es proporcionar información histórica sobre el organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual. Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del organismo. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organización. Es importante mencionar que la información histórica por lo común se incluye como la parte de presentación a un manual de políticas o de organización, o de un manual de personal.

Manuales de Organización

Su propósito

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