Ministerios

MINISTERIO DE DEFENSA

Dirección General Administrativa y Financiera

Normativa para el levantamiento, actualización y control de

inventario en activos fijos, de materiales y suministros de oficina

en la institución.

Políticas y procedimientos en el registro de los bienes de uso

en el SIBE

Octubre 2012

CONTENIDO

I INTRODUCCIÓN .................................................................................................

II OBJETIVOS.........................................................................................................

III BASE LEGAL ......................................................................................................

INTRODUCCION

La Dirección Administrativa Financiera a través de la Dirección de Contabilidad y la Unidad de Control Bienes del Estado, presenta La Normativa para el Levantamiento, Actualización y Control de inventario de Activo Fijo y materiales de oficina en la institución, para efectuar el correcto levantamiento y supervisión de inventarios de los Bienes de uso, (Activos Fijos) existentes en cada una de las direcciones q conforman el Ministerio, así mismo el uso correcto de diferentes suministros almacenados en bodega. El contenido de este documento, proporciona directrices, normas y procedimientos a seguir en la implantación del Sistema de Bienes del Estado (SIBE); de forma precisa y sencilla las directrices y procedimientos a seguir en el levantamiento del inventario de bienes muebles y control en la entrega de los suministros de oficina, con la confianza que este instrumento armonizará con los usuarios responsables a cargo del levantamiento de esta información.

El SIBE permitirá al Órgano Rector e Instituciones del Estado:

• Facilitar el control administrativo y contable de los bienes físicos (real), de acuerdo a los datos que sean registrados en el Sistema

• Establecer un nuevo Sistema de codificación que permite, la identificación individual de los

 Activos Fijos y su posterior verificación contra los registros contables.

• Establecer prevenciones que permitan acceder a los datos e información contenidos en el SIBE solo a personal autorizado por el Órgano Rector. Estas se concretarán en controles de acceso al Sistema.

• Obtener información actualizada y oportuna sobre los Inventarios de Activos Fijos y Activos

 Intangibles, bajo la custodia administrativa de cada Organismo y/o Entidad del Estado.

• Facilitar el cumplimiento por parte de las instancias competentes de las Normas Técnicas de Control Interno (NTCI) y las Normas de Auditoría Gubernamental (NAGUN) emitidas por la Contraloría General de la República (CGR).

• Identificar los bienes asignados por Servidor Público en las Instituciones del Estado

• Verificar en línea las altas efectuadas por las Instituciones de resguardo de los bienes de uso.

• Verificar en línea las bajas y cambios que son solicitadas por las Instituciones del Estado res-guardantes de los bienes de uso una vez cumplidos los procedimientos establecidos para tal fin.

• Obtener listados de los diferentes bienes de uso y su pertenencia dentro del ámbito del Estado y particularmente bajo la custodia y control de cada uno de los Ministerios e Instituciones.

II. OBJETIVOS

• Establecer las Políticas y Procedimientos y sus respectivos instrumentos de apoyo para el control efectivo de los bienes del Estado bajo custodia en las Instituciones del Estado a través del SIBE.

• Definir responsabilidades del personal y entidades participantes en el control de los Bienes del Estado.

• Constituirse en el instrumento de orientación y guía para los encargados del Sistema de Bienes del Estado y demás usuarios del mismo.

• Garantizar el cumplimiento de las Normas Técnicas de Control Interno (Bodegas de suministros) y las Normas de Auditoria Gubernamental (NAGUN) emitidas por la Contraloría General de la República (CGR)

• Constituirse en el instrumento de orientación y guía para los encargados del proceso de levantado de inventarios.

• Obtener información actualizada cualitativa y cuantitativa del Inventario de Activo Fijo, bajo la custodia administrativa de cada Organismo y/o Entidad del Estado.

• Obtener control administrativo y contable de los bienes muebles físicamente inventariados y registrados en este levantamiento.

• Actualizar la información de los bienes de uso bajo la administración de las instituciones para la integración de los mismos en el Sistema de Administración de Bienes del Estado (SIBE).

• Establecer y definir responsabilidades del personal y entidades participantes en el levantado de inventarios físicos.

• Determinar y concretar, la composición de un conjunto de bienes, administrados adecuadamente y tener una base para revelar posteriormente los resultados de esa administración.

• Que los inventarios sean certificados por Auditoria Interna de cada una de las Instituciones resguadantes de Bienes del Sector Público y Entes Autónomas Descentralizados

III. AMBITO DE APLICACIÓN

El Sistema de Bienes del Estado regirá para los organismos y entidades que componen el Sector Público, tal y como se define en la Ley No. 550 “Ley de Administración Financiera y del Régimen Presupuestario” Ley No. 169 “Ley de Disposiciones de Bienes del Estado y Entes Reguladores de Servicios Públicos” y sus reformas.

Las

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