Ministerios

MINISTERIO DE DEFENSA

Dirección General Administrativa y Financiera

Normativa para el levantamiento, actualización y control de

inventario en activos fijos, de materiales y suministros de oficina

en la institución.

Políticas y procedimientos en el registro de los bienes de uso

en el SIBE

Octubre 2012

CONTENIDO

I INTRODUCCIÓN .................................................................................................

II OBJETIVOS.........................................................................................................

III BASE LEGAL ......................................................................................................

INTRODUCCION

La Dirección Administrativa Financiera a través de la Dirección de Contabilidad y la Unidad de Control Bienes del Estado, presenta La Normativa para el Levantamiento, Actualización y Control de inventario de Activo Fijo y materiales de oficina en la institución, para efectuar el correcto levantamiento y supervisión de inventarios de los Bienes de uso, (Activos Fijos) existentes en cada una de las direcciones q conforman el Ministerio, así mismo el uso correcto de diferentes suministros almacenados en bodega. El contenido de este documento, proporciona directrices, normas y procedimientos a seguir en la implantación del Sistema de Bienes del Estado (SIBE); de forma precisa y sencilla las directrices y procedimientos a seguir en el levantamiento del inventario de bienes muebles y control en la entrega de los suministros de oficina, con la confianza que este instrumento armonizará con los usuarios responsables a cargo del levantamiento de esta información.

El SIBE permitirá al Órgano Rector e Instituciones del Estado:

• Facilitar el control administrativo y contable de los bienes físicos (real), de acuerdo a los datos que sean registrados en el Sistema

• Establecer un nuevo Sistema de codificación que permite, la identificación individual de los

 Activos Fijos y su posterior verificación contra los registros contables.

• Establecer prevenciones que permitan acceder a los datos e información contenidos en el SIBE solo a personal autorizado por el Órgano Rector. Estas se concretarán en controles de acceso al Sistema.

• Obtener información actualizada y oportuna sobre los Inventarios de Activos Fijos y Activos

 Intangibles, bajo la custodia administrativa de cada Organismo y/o Entidad del Estado.

• Facilitar el cumplimiento por parte de las instancias competentes de las Normas Técnicas de Control Interno (NTCI) y las Normas de Auditoría Gubernamental (NAGUN) emitidas por la Contraloría General de la República (CGR).

• Identificar los bienes asignados por Servidor Público en las Instituciones del Estado

• Verificar en línea las altas efectuadas por las Instituciones de resguardo de los bienes de uso.

• Verificar en línea las bajas y cambios que son solicitadas por las Instituciones del Estado res-guardantes de los bienes de uso una vez cumplidos los procedimientos establecidos para tal fin.

• Obtener listados de los diferentes bienes de uso y su pertenencia dentro del ámbito del Estado y particularmente bajo la custodia y control de cada uno de los Ministerios e Instituciones.

II. OBJETIVOS

• Establecer las Políticas y Procedimientos y sus respectivos instrumentos de apoyo para el control efectivo de los bienes del Estado bajo custodia en las Instituciones del Estado a través del SIBE.

• Definir responsabilidades del personal y entidades participantes en el control de los Bienes del Estado.

• Constituirse en el instrumento de orientación y guía para los encargados del Sistema de Bienes del Estado y demás usuarios del mismo.

• Garantizar el cumplimiento de las Normas Técnicas de Control Interno (Bodegas de suministros) y las Normas de Auditoria Gubernamental (NAGUN) emitidas por la Contraloría General de la República (CGR)

• Constituirse en el instrumento de orientación y guía para los encargados del proceso de levantado de inventarios.

• Obtener información actualizada cualitativa y cuantitativa del Inventario de Activo Fijo, bajo la custodia administrativa de cada Organismo y/o Entidad del Estado.

• Obtener control administrativo y contable de los bienes muebles físicamente inventariados y registrados en este levantamiento.

• Actualizar la información de los bienes de uso bajo la administración de las instituciones para la integración de los mismos en el Sistema de Administración de Bienes del Estado (SIBE).

• Establecer y definir responsabilidades del personal y entidades participantes en el levantado de inventarios físicos.

• Determinar y concretar, la composición de un conjunto de bienes, administrados adecuadamente y tener una base para revelar posteriormente los resultados de esa administración.

• Que los inventarios sean certificados por Auditoria Interna de cada una de las Instituciones resguadantes de Bienes del Sector Público y Entes Autónomas Descentralizados

III. AMBITO DE APLICACIÓN

El Sistema de Bienes del Estado regirá para los organismos y entidades que componen el Sector Público, tal y como se define en la Ley No. 550 “Ley de Administración Financiera y del Régimen Presupuestario” Ley No. 169 “Ley de Disposiciones de Bienes del Estado y Entes Reguladores de Servicios Públicos” y sus reformas.

Las políticas y procedimientos enumerados en este manual, son aplicables a los Activos Fijos y Activos intangibles, bajo el dominio y custodia de los organismos y entidades del Estado. Transitoriamente no han sido considerados los bienes inmuebles en el diseño de la herramienta SIBE, los que no obstante se consideran necesarios incluir en el desarrollo del Sistema en una fase subsiguiente, la que no se encuentra actualmente definida.

Los bienes del dominio privado del Estado, así como de las entidades descentralizadas y empresas

públicas, deberán ser incorporados al Sistema e identificados con sujeción al Código Único de Bienes (CUB). Es de obligatoriedad para identificar, administrar y controlar los bienes de uso, aplica asimismo a los programas y/o proyectos del Estado financiados por organismos internos o externos.

Autoridades Ejecutoras y Supervisoras:

Las máximas autoridades administrativas de los organismos y entidades del Sector Público regidas por el presente Sistema, serán los órganos ejecutores responsables de la administración y control de los bienes de uso del Estado bajo el ambiente del SIBE. Para tal efecto, se apoyarán en las Unidades de Control de Bienes (UCB), las que deberán asegurar el debido cumplimiento de las regulaciones establecidas para la implantación, registro y control de los Activos Fijos e intangibles regidos bajo esta aplicación informática.

IV Base Legal

Decreto 25-2006 Reforma y adiciones al Decreto 71-98 del Reglamento de la Ley 290 “Ley de Organización, Competencias y Procedimientos del Poder Ejecutivo”, Arto. 103 Dirección General de Contabilidad Gubernamental inciso 7. Emitir y autorizar las Normas y Procedimientos administrativos y contables para el registro, control y valoración de los bienes del Estado e incorporación a los Registros Contables del Patrimonio de la Hacienda Publica de los bienes bajo la custodia administrativa de los Organismos del Gobierno Central y Poderes del Estado, Inciso 8. Elaborar y Proponer actualizaciones a las Normativas y Procedimientos vigentes relativo al proceso de altas, bajas, traslados, ventas, donaciones y alquiler de los bienes muebles e inmuebles; así como para el levantamiento y registro de inventario físico propiedad del Estado bajo custodia administrativa de los organismos e Instituciones del sector Público.

Articulo 106. Dirección de Bienes del Estado. Corresponde a esta dirección, inciso 1. Desarrollar Normas y procedimientos especiales para la administración y registro de los bienes muebles e inmuebles en custodia de los Organismos e Instituciones del Sector Publico. Inciso 7. Verificar el cumplimiento y aplicación de las Normas y Procedimientos por parte de las Entidades de la administración Central para el levantamiento y registro de inventario físico de los bienes en custodia. Inciso 9. Coordinar y supervisar que los flujos y procesos de los movimientos de altas, bajas y cambios sean completados en todas sus fases.

Ley No. 169 “Ley de Disposiciones de Bienes del Estado y Entes Reguladores de Servicios Públicos” emitida el 03 de Junio de 1994:” y su reforma expresada en la Ley No. 204 “Reforma a la Ley de Disposición de Bienes del Estado y Entes Reguladores de los Servicios Públicos” del 11 de abril de

1996, publicada en El Nuevo Diario el 12 de abril de 1996.

Normas Técnicas de Control Interno de la CGR publicadas 01/12/04 en la Gaceta Diario oficial, Capitulo 7 titulado “Contratación y Administración de bienes y servicios”:

Inciso 7.5 Se establecerán e implementarán los

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