Nombre del módulo: Control de agenda de trabajo

Centro Mexicano Francés Conalep[pic 1]

Integrantes:

Libia Areli Galindo Martínez.

Daniela Fernández Coronado.

Nombre del módulo: Control de agenda de trabajo

Docente: Clotilde Orrante Salas

Especialidad: Asistente Directivo.

Grupo: 501

Turno: Matutino.

Resultado de aprendizaje: 2.1 determina y previene los murphy´s o interrupciones de la agenda de trabajo del directivo de acuerdo a las causas que lo originan.

Actividad de evaluación: 2.1.1 Realiza un ejemplo práctico para la determinación de murphy´s o interrupciones de la agenda de trabajo de un directivo de una empresa local.

Gómez Palacio, Dgo. 23 de noviembre del 2015

Introducción:

En el trabajo que se realizara a continuación, se utilizaran los Mruphy´s  o interrupciones de la agenda de trabajo, abordando un reporte de causas del porqué se dan las alteraciones en la agenda de trabajo, utilizaremos un cuadro o una tabla en la que se anexaran las alteraciones de mayor recurrencia  y después las de menor, incluirá un guion de entrevista este servirá para obtener del directivo las alteraciones que serán utilizadas en esta actividad, se le incluirán propuestas para prevenir alteraciones en dicha agenda de acuerdo con los resultados de la entrevista o agenda.

Además incluye formato para controlar las alteraciones de acuerdo con la propuesta.

En esta actividad aprenderemos lo importante de la toma de decisiones, incluso el poner en marcha planes y saber elegir adecuadamente alternativas en caso de tener interrupciones en la agenda de trabajo.

Índice.

Introducción………………………………………………………………….….….…..2

Indice………………………………………………………………………………..…..3

Causas de alteraciones de la agenda de trabajo de un directivo….…..….…...4-6

Tabla te alteraciones en la agenda de trabajo, con mayor y menor recurrencia………………………………………………………..…….………………7

Guion de la entrevista ………………………………………………….……..……8-9

Grafica de resultados de mayor recurrencia……………………………………...10

Grafica de resultados de menor recurrencia……………………….……………..11

Propuestas para prevenir alteraciones en la agenda de trabajo de un directivo………………………………………………………………..………………12

Sugerencias para controlar alternativas de la agenda de trabajo de un directivo……………………………………………………………….……………….13

Toma de decisiones………………………………..…………………………….13-14

Pensamiento crítico……………………………………………………………….…15

Causas de alteraciones de la agenda de trabajo de un directivo.

Explicación de cómo ocurre una alteración:

Esto ocurre demasiado en las agendas de trabajo de algún ejecutivo por ejemplo en los momentos en que llegan personas inesperadas a una cita o al querer que los pase con el director y al momento de pedir esto alteran la agenda que el director ya tenía asignada para ese día.

Las alteraciones de trabajo son aquellas que se presentan de manera inesperada y en cualquier momento puede pasar, así afectando la agenda que se tenía asignada, algunas de esas alteraciones son:

Visitantes inesperados: son personas que se presentan sin haber sido agendadas previamente. Son consideradas alteraciones porque llegan las visitas y se tienen que agendar para ser atendidas o si no hay tiempo se tiene que hacer una cita para otra fecha.

Asociados y otros ejecutivos: En las reuniones de trabajo, lo más frecuente es que la gente sea convocada en función de la posición que ocupan. A vecespasa con frecuencia que la persona convocada no puede asistir por tener algún otro asunto importante entre manos, y en ese caso manden a la reunión un representante. A veces éste podrá enfrentarse contodos los asuntos del mismo modo que lo haría su superior, pero en otras ocasiones puede encontrar dificultades con alguno de los temas que pudieran surgir. También puede suceder que las personaselegidas para integrar un la reunión no sean las más capaces, con lo que los procedimientos de la reunión se verán perjudicados.

Juntas inesperadas: Estas las atendemos no el momento en las que ellos quieren se les hace un campo en la agenda para escucharlo a que lleva pérdida de tiempo o interrupciones en las necesidades, por el ejemplo estando en una reunión.

Registros de alteraciones en la agenda: Cancelaciones de juntas, reuniones y eventos en la agenda ya agregada y esto lleva una alteración porque ya estaba afirmado de que fecha y hora y quedo espacio desocupado para hacer otras cosas.

Falta de información: Esto se da cuando no existe la comunicación del jefe hacia la secretaria de que este tendrá una junta por la cual no podrá aten\der a ninguna persona.

Comunicaciones lentas y absurdas:Porque la información no es productiva o simplemente esa información no es necesario para mí son platicas fuera de la área laboral como información no apta para mi trabajo.

Interrupciones constantes:Descuido mi área laboral porque estas interrupciones inesperadas y constantes no me dejan laborar y por educación no puedo pedirles a los visitantes que se retiren. Ya sean mis superiores o de igual manera gente que necesita de mi capacidad.

No hay ninguna coordinación entre los que elaboran en la empresa por eso mi trabajo no puede ser realizado a tiempo por la gran descoordinación que hay entre nosotros. Falta de comunicación también entraría en esto porque no comunicarnos hace que nazca la desorganización.

Desorganización

Exceso de urgencias:

Da origen a no poder realizar mi trabajo por la causa de estar atendiendo las urgencias de mis superiores.

Llamadas telefónicas:

Al estar atendiendo estas llamadas muy importantes para la empresa no puedo afirmar mi trabajo a la orden del día porque es demasiada interrupción de llamas con los cientos o igual con mis compañeros de trabajo para dialogar de lo tal.

Exceso de burocracia:

Es imposible poder obtener mi trabajo porque en mi hora de trabajo estoy realizaron los pedidos que me hacen de copia o también tengo que atender a los que me piden.

Errores de terceros:

Fue imposible poder realizar mi conteo porque al final de mi horario de trabajo mi campanero me dio errónea una información y gracias a tal información mi trabajo no pude obtener lo necesario.

Visitas al exterior:

Este mes ha sido muy difícil obtener resultados en el área laboral porque eh tenido la necesidad de ruinarme con otras empresas para hacer papeleos de necedad urgente como ordenar las citas que tenemos para hacerles platicas.

Salidas para resolver problemas:

Cuando surge un problema dentro de la empresa, muchas veces es necesario salir fuera para solucionarlos.

Exceso de reuniones:

Esto ocasiona muchos problemas en la prensa por no recordarlas o por que sean de improviso y no esté preparada para estas.

Incompetencia de los jefes:

-Cancele actividades no productivas.

-Tomar decisiones aunque les falte información algunos riesgos son inevitables.

Tabla te alteraciones en la agenda de trabajo, con mayor y menor recurrencia:

Guion de la entrevista:

Entrevistador: 1-¿Cuál es el nombre y ubicación de la empresa?

Entrevistado: Henniges Automotive México S.A de C.V, es una empresa con ubicación en Blvd. Gómez Palacio N°. 265 3ra etapa, Parque industrial  Lagunero 35070 Gómez Palacio, Dgo.

Entrevistador: 2-¿Cuál es el  nombre de la persona que nos atiende?

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