“ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA”

: “ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA”

PLANIFICACIÓN

Ante todo definiremos ORGANIZACIÓN como una asociación de individuos que interactúan en un contexto (o ambiente), con la misión de satisfacer las múltiples necesidades humanas con bienes limitados, definiendo OBJETIVOS claros, planificando los MEDIOS y la ESTRUCTURA para poder alcanzarlos, obrando lo más RACIONALMENTE posible, respaldados en la ÉTICA y con la RESPONSABILIDAD de la conducción.

• Definiciones básicas

PLANEACIÓN: es el proceso en el que se establecen las metas y las directrices apropiadas para el logro de las metas.

EFICACIA: es la habilidad para determinar objetivos apropiados ( es decir “hacer las cosas correctas” ).

EFICIENCIA: es la habilidad para minimizar el uso de recursos en el logro de los objetivos organizacionales ( es decir “hacer las cosas correctamente”).

Vale decir entonces, que la PLANEACIÓN es el arte de establecer las metas “correctas” y luego elegir los medios “correctos” para alcanzar dichas metas.

Además los aspectos de la Planificación son vitales para el proceso administrativo.

Podemos definir a la PLAEACIÓN como las raíces de un árbol, del cual brotan las ramas de la ORGANIZACIÓN, el LIDERAZGO y el CONTROL

• Importancia de las metas:

1) Proporcionan un sentido de dirección

Sin una meta los individuos u organizaciones tienden a la confusión (reaccionan ante los cambios del entorno sin un sentido claro de lo que en realidad quieren alcanzar)

Al establecer metas , el individuo u organización refuerza su motivación y encuentra una fuente de inspiración que los ayuda a rebasar los inevitables obstáculos que encuentran.

2) Permiten enfocar nuestros esfuerzos

Los recursos del individuo u organización son siempre limitados y pueden utilizarse para lograr varias metas.

Al seleccionar sólo una meta o una serie de metas relacionadas nos comprometemos a utilizar nuestros escasos recursos y comenzamos a establecer prioridades, lo cual es especialmente importante para una organización que tiene que coordinar las acciones de muchos individuos.

3) Guían nuestros planes y decisiones

Cuando las organizaciones se enfrentan a decisiones importantes, se ven obligadas a tomar decisiones a corto y largo plazo. Ésta situación se simplifica al preguntarse ¿cuál es nuestra meta? y ¿ésta acción (o decisión) acercaría o alejaría a la organización de su meta?

4) Nos ayudan a evaluar nuestro progreso

Una meta claramente establecida, medible y con una fecha específica fácilmente se convierte en un estándar de desempeño que permite a los individuos y administradores , evaluar sus progresos.

Por lo tanto las metas son una parte esencial del control y aseguran que las acciones que se emprenden corresponden a las metas y planes creados para alcanzarlas.

Si nos alejamos del curso señalado o si enfrentamos contingencias no previstas, debemos “Replanificar”, modificando nuestro plan original mediante acciones correctivas, siendo la “Replanificación” un factor clave para el éxito de de la organización.

• Tipos de Planes

Las organizaciones utilizan generalmente dos tipos de planes: los planes “estratégicos” y los planes “operacionales”.

PLANES ESTRATÉGICOS: son los destinados a lograr las metas generales de una organización.

Están diseñados por altos ejecutivos y administradores de mandos medios.

PLANES OPERACIONALES: indican cómo serán implantados los planes estratégicos.

• Jerarquía de los Planes

GRÁFICO Nº1: Las jerarquías de los planes

El fundador, el con-

sejo directivo o la Declaración de la misión

alta administración

La alta administración

y la administración de Metas estratégicas Planes estratégicos

mandos medios

La administración de

mandos medios y la Objetivos operativos Planes operativos

alta administración

Los planes están jerarquizados e interrelacionados por metas jerarquizadas..

La Definición de la Misión es una meta general de la organización basada en las Premisas de Planeación , que justifica la existencia de la organización.

Las Premisas de Planeación son los supuestos básicos sobre los propósitos de una organización, sus valores, su ámbito de acción y su lugar en el mundo.

Cabe aclarar que los planes “Operativos” surgen de los planes “Estratégicos” y de la “Definición de la Misión”.

• Diferencias entre los planes estratégicos y operativos:

1) Los horizontes temporales. los planes estratégicos suelen implicar años y a veces décadas.

2) El alcance: los planes estratégicos afectan una amplia gama de actividades organizacionales, mientras que los planes operativos tienen un alcance más estrecho y limitado.

Por ello deben diferenciarse las metas estratégicas de los objetivos operativos.

Las metas estratégicas deben establecerse en términos específicos, medibles e incluyendo una fecha de realización.

3) Complejidad e impacto: frecuentemente las metas estratégicas son generales y engañosamente simples.

4) Independencia: para que la organización avance de manera efectiva, las metas y los planes operativos tienen que reflejar las metas y los planes estratégicos, así como la misión general de la organización.

Definimos como Objetivo a una meta caracterizada por un lapso comparativamente corto y logros específicos medibles.

• Estrategia

ESTRATEGIA: es el programa general para definir y lograr los objetivos de una organización; (la respuesta de la organización ante su entorno a lo largo del tiempo).

• Niveles de la estrategia

GRÁFICO Nº 2 “TRES NIVELES DE LA ESTRATEGIA”

Estrategia a nivel Empresa de

corporativo ------------------------------------mercados múltiples

Estrategia a nivel

de negocios ------- Unidad Unidad Unidad

Estratégica estratégica estratégica

de negocios de negocios de negocios

Estrategia a nivel Investigación Producción Mercadotecnia Ventas Finanzas

funcional -------- y desarrollo

• Planeación de loa Unidad Comercial Estratégica (UCE)

GRÁFICO Nº 3: Pasos del proceso formal de planeación

Responsabilidades Formulación Valores

de metas administrativos

sociales

Identificación de los

objetivos y la estrategia

actual

Análisis Análisis de los recursos:

ambiental fortalezas y debilidades

organizacionales

Identificación de las

oportunidades y las

amenazas estratégicas

Análisis de brechas

determinación de la dimensión

del cambio que se requiere en

la actual estrategia

Toma de desiciones

Responsabilidades estratégicas Valores

sociales -desarrollo de alternativas administrativos

-evaluación de alternativas

-selección de alternativas

Implantación de la estrategia

Medición y control de los

avances

Pasos a seguir:

1)¿Qué queremos?

Formulación de metas

La formulación de las metas implica comprender la misión de la organización y luego establecer metas que la traduzcan a términos concretos.

¿porqué los organizadores fracasan al establecer las metas?

-No están dispuestos a renunciar a las metas alternativas

-Temen fracasar y dañar su autoestima, perder el respeto de los demás, o arriesgar la seguridad de su puesto

-Carecen de conocimientos organizacionales

-Carecen de conocimientos acerca de su entorno

-Carecen de confianza.

2)¿Qué estamos haciendo ahora para lograr lo que queremos?

Identificación de los actuales objetivos y estrategias

Es posible que los objetivos y estrategia actuales están bien definidos y se comuniquen claramente a través de toda la organización, acompañándose de una previa planificación (formal o informal) explícita del líder de la organización. Pero cuando no se explicita (como en las pequeñas empresas y organizaciones no lucrativas, donde generalmente no hay planes estratégicos formales) los administradores deducen lo que los altos directivos están tratando de lograr.

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