Obligaciones Contables Y Registrables

Obligaciones contables y registrales

El Código de Comercio obliga a llevar dos libros contables:

1. El libro diario. En el que se anota cronológicamente, día a día, el importe de todas las operaciones realizadas en desarrollo de la actividad empresarial. También puede realizarse anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al mes, su detalle se registra en libros concordantes.

2. El libro de inventarios y cuentas anuales.

• El primer estado contable es un balance inicial detallado de la empresa.

• El segundo estado contable es el balance de comprobación, en el que deben transcribirse trimestralmente las sumas y saldos de las cuentas.

• El tercer estado contable es el inventario a cierre de ejercicio.

• El último estado contable, a cierre de ejercicio, contiene las cuentas anuales: balance, cuenta de pérdidas y ganancias, estados de cambio en el patrimonio neto, estados de flujo de efectivo y la memoria. Las cuentas anuales son el instrumento contable más importante para el IS, ya que sirven de partida para la configuración de su BI.

Además de los libros de llevanza obligatoria se podrá llevar de forma voluntaria, otros libros y registros, según el sistema contable adoptado, o la naturaleza de su actividad.

Por otra parte, se establece la obligación de llevar y legalizar ciertos “libros societarios”: libro de actas, libro de acciones nominativas en las SA y comanditarias por acciones, libro registro de socios en las SL.

Legalización de los libros contables: los libros obligatorios en formato papel o digital en soporte informático se legalizan en el Registro Mercantil del domicilio social de la entidad en los 4 meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio (30 de abril para ejercicios que coinciden con el año natural).

La legalización se podrá realizar en papel, presentación digital (CD o DVD) o por Internet mediante firma electrónica.

Conservación de los libros: la Ley General Tributaria (LGT) impone el deber de conservar los libros relativos al negocio, debidamente ordenados, durante 6 años, desde su último asiento, salvo que una norma exija otro plazo.

Asimismo, la LGT y el Código de Comercio exigen la conservación de la correspondencia, documentación y justificantes del negocio durante 6 años, desde el día en que se cierran los libros con los asientos que justifican.

Tanto la legislación mercantil (el Código de Comercio, la Ley de Sociedades Anónimas, y demás disposiciones), como la fiscal (legislación sobre el Impuesto de Sociedades y sobre el I.G.I.C., en el caso de Canarias), obligan al empresario a la llevanza de una contabilidad, adecuada a la actividad de la empresa, que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios.

El Plan General de Contabilidad (P.G.C.) aprobado por el Real Decreto 1643/1990 de 20 de Diciembre, constituye el desarrollo reglamentario en materia contable de la legislación mercantil, y la referencia obligada para la levanta de la contabilidad de cualquier empresa. Se estructura de la siguiente manera:

La primera parte contiene los principios contables que cualquier empresa deberá aplicar obligatoriamente a su contabilidad.

La segunda parte refleja el cuadro de cuentas que contiene una relación de los grupos, subgrupos y cuentas necesarias para llevar a cabo la labor contable.

La tercera parte contiene las definiciones y relaciones entre las cuentas descubriendo los movimientos más usuales y los convenios de cargo y abono.

La cuarta parte contiene las normas de elaboración y los modelos oficiales de cuentas anuales, que son el producto final del proceso contable.

La quinta parte define las normas de valoración que hay que aplicar al traducir al lenguaje contable los hechos económicos.

El P.G.C. es de aplicación obligatoria en sus partes 1ª, 4ª y 5ª para todas las empresas, cualquiera que sea su forma jurídica, individual o solicitaría.

RESUMEN DE LOS LIBROS OBLIGATORIOS Y REGISTROS AUXILIARES PARA LOS DISTINTOS TIPOS DE EMPRESA:

1. Sujetos pasivos del Impuesto de Sociedades:

Todos los sujetos pasivos del Impuesto de Sociedades estarán obligados a llevar contabilidad según Código de Comercio.

Libros obligatorios:

Contabilidad principal

(según Código de Comercio):

Libro Diario

Libro de Inventarios y Cuentas

Anuales:

Libro de Actas

Libro Registro de Acciones Nominativas ( S.A.)

Libro Registro de Socios (S.L.)

Contabilidad secundaria: - Registro Mayor (no es obligatorio, pero su llevanza es muy recomendable) Además deberán llevar, en su caso, los libros obligatorios del I.G.I.C.

Los libros que integran la contabilidad secundaria no necesitan legalización.

Los libros de la contabilidad principal se legalizarán en el Registro Mercantil antes de su utilización, o si se lleva contabilidad mecanizada, antes de que transcurran 4 meses desde la fecha de cierre de ejercicio.

2. Empresarios en Estimación Directa Normal con Actividad Mercantil:

Estarán obligados a llevar contabilidad según Código de Comercio.

Libros obligatorios:

Libros

(según

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