Organigramas

INTRODUCCIÓN

En toda acción que llevamos a cabo tenemos un punto de partida, que puede ser considerado como la Hipótesis de una problemática, teniendo posteriormente un Método que consiste en el procedimiento o el conjunto de acciones que se llevan a a cabo para demostrar o refutar este punto de partida, y un Objetivo que presenta la llegada a una Conclusión en particular.

Esta forma de trabajar y de poder desenvolvernos en toda actividad social es una forma de Organización, siendo importante la aplicación de una estructura para poder llegar en forma ordenada y no aleatoria a un objetivo, si bien no se descarta la compañía de la suerte, no debemos depender exclusivamente de ella, sobre todo si buscamos repetir la experiencia o que otros puedan realizarla.

La organimetría es una herramienta que sirve para medir los sistemas organizacionales. Tiende a establecer la jerarquía, y/o el orden y posición de un puesto de trabajo en una organización, esta herramienta incluye, métodos para diseño organizacional.

ORGANIMETRÍA

La palabra organimetría proviene de dos vocablos en latín: Organón, el cual da entender, órgano, elemento de un sistema o el sistema en su conjunto; así como también del Griego Metron que significa medida. Uniendo estos dos conceptos podríamos intuir a primer plano que la organimetría es la medida de un sistema.

La organimetría no es más que la herramienta para representar una organización y sus relaciones formales internas y externas.

Esta herramienta se basa en una estructura materializada en un papel aunque hoy en día por el mismo avance de la tecnología este término se está modificando, pues; ahora se encuentra en forma electrónica.

Esta medición de la estructura de una organización tiene como piedra angular la dimisión de la empresa, así como también del grado de complejidad en la cual se encuentra ella, estas varían de acuerdo al tamaño, en definitiva no existe un único modelo de organigrama pues al haber diversas organización una diferente que la otra hace que la estructura de estas sean únicas y por ende diferentes.

LA ORGANIMETRIA Y EL PROCESO ADMINISTRATIVO

La organimetría forma parte del segundo proceso de la administración, es decir es parte del proceso de organización, los integrantes, y en general toda la organización necesita un marco estable y comprensible en el cual puedan trabajar unidos para alcanzar sus metas y objetivos de la manera más coherentes y sobre todo en un ambiente sin conflictos. El proceso de administrar trae consigo la toma de decisiones y es por ello que se necesita que la jerarquía e importancia de cada participante de la organización se encuentre definida y establecida para que cada uno actuara de acuerdo a la obligación que se le ha otorgado.

El proceso de organización es necesario para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para establecer y reconocer las relaciones necesarias.

Es importante saber que la estructura organizacional es producto del diseño organizacional. En este orden de ideas la organimetría representa lo que el diseño y estructura han establecido en la organización formal de la organización, es decir que este proceso involucra a todos los niveles de la misma.

TÉRMINOS IMPORTANTES EN EL PROCESO DE ORGANIZACIÓN

En definitiva estos no son los únicos términos para desarrollar un buen proceso de diseño organizacional, pero la propuesta de Stoner es la más aceptada. Son también conocidos como las piedras angular de la Organización, por ello también son calificados como principios de la Organización como proceso Administrativo.

DIVISIÓN DEL TRABAJO:

Es desfragmentar una tarea muy compleja en componentes más sencillos, de manera tal que las personas que están a cargo de estas últimas tengan responsabilidades limitadas, en lugar de tareas tediosas o complejas a su cargo.

DEPARTAMENTALIZACIÓN:

Es el agrupamiento de las funciones, actividades comunes y unidades específicas, con base en su similitud y con una relación lógica.

JERARQUIZACIÓN:

Es la manipulación de las funciones, responsabilidades de una organización por orden de rango, grado o importancia. En la cima están el gerente o los gerentes de mayor rango, responsables de las operaciones de toda la organización; los gerentes de rangos más bajos se ubican en los diversos niveles descendentes de la organización.

COORDINACIÓN:

Es el proceso de unificar las actividades de diferentes niveles o rangos independientes que forman parte de una organización con el objetivo de alcanzar metas en común que es imprescindible para la organización.

INSTRUMENTOS DE LA ORGANIMETRIA

La organimetría es una herramienta indispensable para cada organización, pues permite conocer de manera general y ordena la organización, aunque de manera superficial tiene cabal importancia en cualquier organización cualquiera sea su posición en el mercado, tamaño y actividad que desarrolla.

Es necesario saber que la organimetría cuenta con dos instrumentos, cada uno con relativa importancia.

1. El Organigrama

Es una representación gráfica con elementos geométricos, de la estructura de una empresa; representa los departamentos y niveles que se encuentran en ella. En definitiva es un esquema que plasma las relaciones jerárquicas y competenciales suscritas dentro de la organización.

Ejemplo:

2. El flujograma

Es una representación gráfica con elementos geométricos, el cual representa la secuencia de actividades de un proceso, la diferencia con el organigrama, es que esta no es una estructura organizacional, si no que expresa un proceso secuencial de actividades de cualquier área de la organización, por ejemplo: Un proceso de compra por parte de departamento de logística.

EL ORGANIGRAMA

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura organizativa de una empresa u organización. Representa las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor en la organización.

Utilidad de los organigramas

Los organigramas son útiles instrumentos de organización, puesto que proporcionan una imagen formal de la organización, facilitando el conocimiento de la misma y constituyendo una fuente de consulta oficial; algunas de las principales razones por las que los organigramas se consideran de gran utilidad, son:

 Representan un elemento técnico valiosos para el análisis organizacional.

 La división de funciones.

 Los niveles jerárquicos.

 Las líneas de autoridad y responsabilidad.

 Los canales formales de la comunicación.

 La naturaleza lineal o asesoramiento del departamento.

 Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.

 Las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento o sección de la misma.

 Puede apreciarse, de manera fácil, la forma en que se estructura una organización, sin necesidad de explicaciones detalladas sobre la forma en que se ha dividido.

Aplicaciones

 Definir los papeles y las responsabilidades de todo el personal dentro de la organización.

 Establecer una estructura jerárquica de autoridad, de poder y por lo tanto, de la toma de decisiones.

 Establecer los canales de comunicación y los flujos de información, incorporando una cadena del comando con reglas y regulaciones especificas referentes a los procedimientos de divulgación y a los métodos de contabilizar

 Establecer mecanismos de control, tales como el grado de centralización y el grado de control.

 Establecer las estrategias para coordinar las prácticas de trabajo.

 Establecer procedimientos para la toma de decisiones.

 Establecer funciones y tareas operacionales específicas.

FINALIDAD DE LOS ORGANIGRAMAS

 Representa las diferentes unidades que constituyen la compañía con sus respectivosniveles jerárquicos.

 Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en laempresa debidamente asignados por área de responsabilidad o función.

 Muestra una representación de la división de trabajo, indicando: 1. Los cargos existentes en la compañía .2. Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas

 Como la autoridad se le asigna a los mismos.

FUNCIONES DEL ORGANIGRAMA

 Para la ciencia de la administración: Sirve de asistencia y orientación de todas las unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus características gráficas y actualizaciones.

 Para el área de organización y sistema: Sirve para reflejar la estructura así como velar por su permanente revisión y actualización (en las empresas pequeñas y medianas, generalmente la unidad de personal asume esta función), la cual se da a conocer a toda la compañía a través de los manuales

...