Organimetria

Organización y Sistemas

Estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la Administración, cumpliendo como función el aconsejar a los funcionarios interesados en mejorar la organización y métodos empleados por los servicios que dirigen. La finalidad de una unidad de Organización y Sistemas es asegurar el máximo de eficiencia en el financiamiento de la aparato administrativo, y mediante la aplicación adecuada de métodos científicos de organización; conseguir economías en el costo de la producción y en la utilización de mano de obra, pero Organización y Sistema como regla general a Organización y Sistemas no se le concede autoridad sobre otras unidades en administración.

Característica

La información sobre la actividad administrativa de la dependencia o unidad orgánica de la que se trate, se recopila, analiza y prepara como informe en el cual se deben formular propuestas, ventajas y desventajas de las medidas de mejoramiento administrativo más viables de acuerdo con la estimación de costos y presupuestos de los recursos humanos, financieros y materiales. Para poder realizar

Dichos análisis se deben seguir diversos pasos:

Conocer el hecho o la situación que se analiza.

Describir Tal hecho o situación.

Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos.

Examinarlo críticamente y comprender cada elemento o componente del hecho específico en estudio.

Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación elegido, haciendo comparaciones y buscando analogías.

Definir las relaciones que operan entre cada elemento, tomando en cuenta los fenómenos administrativos y el departamento donde se trabaja.

Clasificar la información por áreas:

Objetivos, estructura, normas y políticas administrativas, funciones y operaciones, equipo y ambiente laboral. Es importante saber las características que distinguen los análisis de la unidad de Organización y Sistemas, las cuales se denotan así:

Eliminación:

Es la supresión de un sistema de trabajo, la eliminación de procedimientos o de pasos dentro de un proceso.

Adición:

Introducir nuevos sistemas o programas.

Combinación:

Combinar el orden de las operaciones de un procedimiento que considere los factores.

Modificación:

Cambios en los procedimientos o las operaciones, modificadores en las formas, registros e informes.

Simplificación:

Introducción de mejoras en los métodos de trabajo mediante el análisis de las operaciones de un procedimiento.

Series de Tiempo:

Interpretación de las variaciones en los volúmenes de hechos, costos, producción, etc., en períodos iguales y subdivididos en unidades homogéneas de tiempo.

Correlación:

Determinar el grado de influencia entre dos o más variables. Una variable puede ser estimada si el valor de otra variable es conocido.

Muestreo:

A través del uso de varios diseños, el muestre o hace posible las inferencias acerca de las características del personal.

PERT (Técnica para la Revisión y Evaluación de Programas):

La planeación y control de un conjunto complejo de actividades, funciones y relaciones. Incluyen: la cadena de eventos y actividades, asignación de recursos, etc.

Programación lineal:

Para asignar los recursos incluyendo una función objetiva, a través de la elección entre varias alternativas y sistemas cuyos elementos tienen valores para adquisición, durabilidad, utilización en diversas etapas.

Simulación:

Usada para imitar una operación antes de su ejecución real, paraasí proporcionar datos aproximados que permiten tomar decisiones, haciendo grupos complejos de variables.

Teorías:

Existen, en los análisis de Organización y Sistemas, diversas teorías que caracterizan a su dependencia o a las etapas por las que está desarrollándose, éstas se dividen así:

Línea de espera:

Es para determinar el número óptimo de estaciones deservicio, y la mayoría de los modelos suponen una distribución específica de las llegadas y el tiempo.

Decisiones

: Seleccionar el mejor curso de acción cuando la información se da en forma probable para el desarrollo sistemático del análisis.

Juegos

Es para determinar la estrategia óptima en una situación d competencia, y aplicar en problemas de productividad haciéndose responsables pero conociendo las reglas.

Organization y Sistema

Perfil del analista de Organización y Sistemas

El personal que labora en la unidad de Organización y Sistemas se conoce como analistas. Éste se encarga de recopilar y analizar información con el fin de presentar soluciones alternativas a problemas, así como asesorar en la implantación de las modificaciones que proponga. El analista puede ser un técnico o profesional que requiere conocimientos, los cuales se agrupan en dos tipos:

Conocimientos Teóricos: Como conocimientos de teoría de la administración y de la organización, de sistemas y metodología de la investigación.

Conocimientos Técnicos: Principalmente que le permitan realizar diagnósticos administrativos y el diseño organizacional, análisis y elaboración de organigramas, diagramas de flujo y distribución de espacio. El analista debe tener la capacidad de análisis, expresarse con claridad, saber redactar y presentar informes, ser observadores y poder trabajar en equipo.

Diagramación:

Consiste en representar gráficamente, hechos, situaciones, movimientos, relaciones o fenómenos de todo tipo por medio de símbolos que clarifican las interrelaciones de diferentes factores y/o unidades administrativas, así como la relación causa-efecto que prevalece entre ellos.

Esta herramienta constituye un elemento de decisión invaluable para individuos y organizaciones porque así pueden percibir en forma analítica y detallada la secuencia de una acción, lo que contribuye a conformar una sólida estructura de pensamiento que fortalece su capacidad de decisión. En las organizaciones este método les permite dar seguimiento a sus operaciones mediante los diagrama de flujo, elemento fundamental para descomponer en partes procesos complejos, esto facilita la comprensión de su dinámica organizacional y la simplificación del trabajo.

Característica de diagramación

Es necesario que todo diagrama reúna las siguientes características:

Sintética. La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá quedar resumida en pocas hojas, de preferencia en una sola Los diagramas extensivos dificultan su comprensión y asimilación, por tanto dejan de ser prácticos.

Simbolizada.

La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de sistemas y procedimientos evita anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su interpretación. La razón primordial para el empleo de símbolos es que éstos estandarizan las actividades, "encasillándolas" en grupos compactos de actividades similares.

Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas. Un diagrama es comparable, en cierta forma, con una fotografía aérea que contiene los rasgos principales de una región , y que a su vez permite observar estos rasgos o detalles principales.

A continuación se anexa un ejemplo aplicado a nuestro medio en el que están presentes los símbolos que con más frecuencia se utilizan, así como su aplicación

.La redacción empleada trata de clasificar al máximo el entendimiento del flujo del proceso; sin embargo, en la práctica se procurará que las anotaciones sean lo menos extensas posibles, sin sacrificar, desde luego, la claridad y la fluidez del diagrama.

Cuando se tiene una estructura mental adecuada, resulta sencillo el desarrollo de un diagramado; así pues, se recomienda que se forme esa estructura mental tan necesaria en el empleo de esta técnica, llevando a la práctica el diagramado de algún proceso que se conozca; una vez realizado, debe analizarse detenidamente con el fin de afinar detalles.

TÉCNICAS PARA FORMULAR DIAGRAMAS

Planeación y evaluación.

Todos los análisis de sistemas bien ejecutados son el producto de una fase inicial de planificación cuidadosa y de una valoración continua del proceso. En lo que respecta a los diagramas, la planeación es la etapa en la que se decide cuáles se adaptarán mejor a la asignación y realización de los fines que se desean alcanzar y qué información deberán contener dichos diagramas. Debe determinarse cuál es el enfoque más expedito y menos costoso, que armonice con la ejecución de un trabajo comprensible

.

La evaluación es el proceso de adaptación y esto debe aplicarse continua y conscientemente, conforme va adelantando el trabajo y se va conociendo mejor la operación que se analiza. El estudio de sistemas, casi sin excepción, depende en cierto grado de métodos de tanteo. El analista continuamente debe valorar sus técnicas y sus resultados, comparándolos con los propósitos finales de la organización. Este será afinado poco a poco conforme progresa el trabajo.

Durante

...