PAC1 Organització D'empreses

Proposta de solució

Prova d'avaluació contínua 1. El desafiament de comprendre l'organització empresarial; l'estructura i el disseny de l'organització a escala de llocs de treball.

PART TEÒRICA

1. Les estratègies coordinació són mecanismes habituals en el funcionament d’una organització, quina creus que és la seva raó de ser? Descriu breument els tipus d’estratègies de coordinació bàsiques existents i posa’n un exemple real.

La raó de ser de les estratègies de coordinació (com les normes, grups o objectius) radica en la necessitat d’integració de tots els membres de l’organització i la facilitació de la presa de decisions en un context social de divisió del treball horitzontal i vertical

Els tres tipus principals d’estratègies de coordinació existents són: cooperació, jerarquització i estandarització. A continuació les descriurem breument.

L’estratègia de cooperació es pot definir com l'acció conjunta, feta des de l'autonomia personal, que utilitza la comunicació per a aconseguir l'acord mutu, cal destacar que la cooperació està molt vinculada a la divisió horitzontal del treball.

Exemple de mecanisme de cooperació: la creació de grups de treball interdepartamentals per a la implantació d’un sistema informàtic de gestió ERP. Aquests grups estaran formats per treballadors de diferents departaments (finances, compres, operacions, comercial, altres) amb l’objectiu d’integrar tota la operativa en un únic sistema informàtic personalitzat a les necessitats concretes de l’empresa i plenament interconnectat entre les diferents àrees d’activitat.

L’estratègia de jerarquització comporta que algú assumeixi un grau diferent de responsabilitat (divisió vertical del treball): la funció de determinar què ha de fer la resta de components. Amb la jerarquització es crea directament una divisió del treball entre els “decisors” (personal directiu) i els “executors” (personal operatiu).

Exemple de mecanisme de jerarquització: seguint amb l’exemple anterior referent al ERP, un cop definit i en funcionament, el grup de treball treballa de manera poc coordinada ja que cadascuna de les parts té interessos oposats. Per aconseguir que tots treballin alineats, la direcció de l’empresa ha contractat a un cap de projecte que exercirà de responsable de l’equip de treball i estarà jeràrquicament per sobre dels altres membres de l’equip.

L’estratègia d’estandardització consisteix en fer servir estàndards (de procés, d'inputs o d'outputs) com a mecanismes de coordinació organitzativa.

Exemple de mecanisme d’estandardització: continuant amb el cas anterior, un cop implantat el nou sistema ERP, es crearan manuals que fixaran com utilitzar-ho i quins seran els permisos dels que disposarà cada usuari. Aquest manual pretendrà marcar els estàndards a nivell de companyia per utilitzar el nou programa.

2. Explica breument l’activitat de la teva actual empresa i escriu la descripció del teu lloc de treball (en el cas de no trobar-te actiu, fes referència a la teva última feina).

En aquest cas, hem de tindre en compte que la finalitat de l’empresa a de respondre a la següent definició: una empresa té raó de ser mentre l'objecte de la seva activitat permeti satisfer, de manera adequada, alguna necessitat d'un conjunt de consumidors o usuaris. Amb la satisfacció d'aquesta necessitat, l'empresa ha d'obtenir un benefici econòmic que li permeti compensar la inversió feta.

Respecte a la descripció del lloc de treball, veure l’exemple de Descripció de Llocs de Treball de Director Comercial a pàgina 32 del mòdul 2 “L’estructura i el disseny de l’organització a escala de llocs de treball.

3. Quines són les característiques bàsiques que fan d’una empresa un sistema social obert? Enumera-les, escull una empresa i exposa un exemple real d’aquesta per a cadascuna de les característiques.

Les característiques que fan de l’empresa un sistema social obert són les següents: (exemple de l’empresa consultora everis)

a. L’organització es relaciona amb l’ambient o entorn: everis compra diferents consumibles y material informàtic que utilitzaran els seus consultors per fer la seva feina. Per altra banda, everis està amb contacte amb universitats i escoles de negoci per a fer el “reclutament” de nous consultors.

b. L’organització duu a terme processos interns de transformació en base als recursos obtinguts: everis s’encarrega, entre d’altres serveis, d’implementar sistemes d’informació als seus clients, on transforma els sistemes estàndard en programes d’alt valor personalitzats per a cadascun dels clients utilitzant els seus “recursos” (els consultors).

c. Els processos interns es vinculen de manera cíclica ja que estan connectats i requereixen certa estructura permanent: a les empreses de serveis professionals es pot apreciar la connexió entre el procés de venta, execució i entrega d’un projecte de consultoria i l’aconseguiment de recurrència amb el mateix client (que contractarà un nou servei degut a l’elevat grau de satisfacció pel resultat del primer contracte).

d. La necessitat estructural requereix mantenir unes condicions d’equilibri i d’estabilitat interna (homeòstasi): everis ha de posseir con a gran grup empresarial multinacional d’una sèrie de normes internes que serveixin per mantenir els equilibris interns. Com per exemple i tal i com podem observar a les seves ofertes de feina, everis disposa de descripcions de lloc de treball molt concretes que serveixen com a norma bàsica de funcionament de l’empleat.

e. Les organitzacions es desgasten i desintegren amb el temps a causa del relaxament dels estàndards i l’augment de l’aleatorietat: everis va passar fa uns anys un període de canvi sofrint un moment de desgast que va canviar el model de propietat de la companyia, va finalitzar amb l’acomiadament de part important del col•lectiu de socis i va evolucionar amb una major internacionalització de la companyia.

f. La supervivència d’una organització depèn de la seva capacitat d’adaptar-se a l’ambient extern i diferenciar-se: everis ha tingut des dels seus inicis (anteriorment coneguda com DMR), una gran activitat de canvis tant en model de propietat (entrada i sortida d’empreses industrials com Fijutsu i fons de capitral risc), com en el seu enfoc internacional (ja es present a Europa, USA i LATAM) o en el número i diversitat de serveis oferts als clients.

g. Una de les propietats de les organitzacions és l’equifinalitat amb l’objectiu de sobreviure com a organització: En termes generals, amb l’objectiu de créixer i d’aconseguir beneficis, everis aposta per una estratègia de serveis d’alt valor (elevada tarifa mitja per hora / consultor) i amb una important diversificació dins del món de la consultoria. Podem observar un exemple en la seva divisió everis business consulting o everis initiatives (font: http://www.everis.com/catalonia/ca-ES/sobre-everis/companyia/Paginas/companyia.aspx)

h. Les organitzacions necessiten marcar certs límits implícits o explícits: everis com a tota empresa, identifica límits amb els seus empleats mitjançant contractes laborals, amb els seus creditors mitjançant pagarés i amb col•laboradors externs mitjançant contractes mercantils.

i. Una organització és un sistema social: everis té amb consideració els seus empleats en els seus principis (com per exemple: “Creem ocupació i desenvolupem persones amb talent professional i actitud positiva” Font: http://www.everis.com/catalonia/ca-ES/sobre-everis/missio-visio-valors/Paginas/missio-visio-valors.aspx).

4. En el moment de dissenyar una empresa, els directius es troben amb una sèrie d’aspectes que condicionen la seva creació. Identifica’ls i posa un exemple de cadascun d’aquests condicionants. Per altra banda, creus que aquests condicionants es troben exclusivament en aquest moment inicial? Justifica la teva resposta.

Els principals condicionants a dissenyar, generar i fer sobreviure una organització són els que es deriven de la necessitat de transmetre informació, els que sorgeixen a l'hora de processar-la i els que influeixen en el moment de la presa de decisions.

Exemples:

• Conflicte d’interessos: Director de compres d’una empresa multinacional embotelladora de refrescos que té un amic “de tota la vida” propietari d’una empresa que fabrica preformes PET d’ampolles de 0,5 i 1,5 litres. Actualment l’empresa embotelladora està executant un projecte de reducció de costos i l’empresa fabricant de preformes està passant per un moment de crisi que amenaça amb fer tancar la companyia. El nomenat Director de Compres, té un conflicte d’interessos respecte al seu Director General ja que:

o Director General: Vol reduir els costos de l’empresa amb focus a les matèries primeres.

o Director de Compres: Vol ajudar al seu amic a través de comprar-li les seves preformes tot i que no són les més barates del mercat.

• Racionalitat o la incapacitat de tenir en compte i avaluar totes les possibilitats al funcionament d’una organització: Empresa mitjana espanyola del sector de l’oci que ha decidit internacionalitzar-se i obrir una filial comercialitzadora a la Xina. Aquesta decisió es basa en una recomanació de la Cambra de Comerç per a empreses del seu sector. No obstant això, el director general no ha disposat de dades específiques i objectives per a decidir nova obertura ja que és un sector

...