EL PAPEL DEL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL EN LA FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DE CIENCIAS DE LA SALUD

EL PAPEL DEL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL EN LA FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DE CIENCIAS DE LA SALUD.

El papel del administrador documental es bien importante porque es desde esta área en donde se establece los procedimientos archivísticos en el manejo, distribución, clasificación y control de la documentación y correspondencia, producida o recibida por la institución en el ejercicio de sus funciones, teniendo en cuenta las Normas Generales que rigen los Archivos universitarios, con el fin de garantizar la conservación del flujo documental, Patrimonio Histórico, Cultural e Investigativo.

Oficialmente la oficina de Gestión Documental comenzó a operar el mes de marzo de 2008, acuerdo de Consejo Superior Número 1556 del 29 de Enero de 2008 mediante el cual se crea el cargo de coordinador de gestión documental.

“La principal función del archivo Universitario es la de servir como memoria institucional; facilitando la gestión, la selección y la conservación de los documentos derivados de las actividades de investigación, la docencia y el estudio de la universidad. A si mismo gestionar la documentación administrativa en cualquier soporte o formato y en todo el ciclo de su evolución hasta su disposición final”

Para dar inicio a las labores de la oficina se presento el proyecto de: Programa de Gestión Documental a los directores de división, jefes de oficina y vicerrectores.

El proyecto se desarrollo en las siguientes etapas:

1. Comité de Archivo: Se creó el comité de Archivo como un organismo asesor de alta Dirección en materia de gestión documental; con la participación de Vicerrectoría Administrativa, Gerencia, Auditoria de Gestión, Biblioteca, Oficina Jurídica, Gestión de Proyectos y secretaria General. Este comité se reunió 4 veces durante el año.

2. Se realizo una investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales: teniendo en cuenta la información institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creación y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creación, funciones y manuales de procedimientos

3. Diagnóstico documental: Se elaboro un diagnóstico en el cual se determino: el estado de conservación de la documentación, ubicación del Archivo central, si este cumple con las especificaciones acerca de humedad, ventilación, iluminación y medición en metros lineales de la documentación.

4. Cuadro de clasificación documental: se realizo el cuadro de clasificación por medio del cual se conforman las series y subseries con sus respectivos tipos documentales. Fue aprobado por el comité de archivo.

5. La organización física del archivo central de la FUCS (Fondo documental acumulado): se inició en marzo de 2008 con la elaboración de un inventario del material existente que a la fecha se ha completado el 100% (360 cajas). Con este inventario se ha logrado atender las consultas de las diferentes dependencias de manera eficaz.

6. Elaboración y presentación de las Tablas de retención documental para el total de las tipologías documentales: Por medio de las cuales se logra establecer los tiempos de retención o permanencia en (años) de los documentos en cada fase de archivo: gestión, central e histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental de la Fundación Universitaria Ciencias de la Salud, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposición final. Las tablas de retención fueron aprobadas por el comité de Archivo.

7. Se inicio la implementación del módulo de gestión documental de Gestasoft para la labor de archivo y correspondencia de la institución, objetivo que se está trabajando en conjunto con la oficina de sistemas. Con base en el cuadro de clasificación documental se parametrizo el

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