PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS

DOCUMENTO DE ARCHIVO

DOCUMENTO ELECTRONICO

DEFINICION

son aquellos que son generados por las organizaciones durante el desarrollo de sus actividades, como actas, resoluciones, acuerdos, expedientes, nóminas, libros de contabilidad y un lugar etcétera.

También conocido como documento digital, es un documento cuyo soporte material es un dispositivo electrónico o magnético, y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital, que puede ser leído, interpretado, o reproducido mediante sus conocimientos sociales adquiridos por las redes informáticas que nos ayuda a abrir un documento electrónico

DIFERENCIAS

El contenido es inseparable de su medio o soporte.

Su contenido puede ser separado de su soporte original, para ser transferido a otros.

El documento se encuentra completo e inalterado y su contenido es suficiente como para proporcionar una visión coherente de los hechos que representa. Desafortunadamente no todos los documentos de archivo conservan 100% su integridad.

Las diferencias con el resto derivan del hecho de que su creación, manipulación, transmisión, recuperación y lectura se realiza mediante herramientas informáticas apropiadas ya sean de tipo físico (ordenadores, periféricos y redes) o lógico (sistemas operativos, aplicaciones y protocolos de comunicaciones).

USOS

Se usan para gestionar, clasificar y ordenar un conjunto de documentos que son necesarios conservar en su base de datos

Los documentos electrónicos actualmente son muy indispensables para empresas y particulares,instituciones educativas, de salud, bibliotecas,entre otros, están transformando sus recursos impresos o grabados en documentos electrónicos ya que les ahorra tiempo , dinero y esfuerzo en sus actividades diarias.

VALORACIÓN DOCUMENTAL Y DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

TIPOS

VALORACIÓN

DISPOSICIÓN FINAL

ACTAS

Estas se conservan porque allí se plasman las principales decisiones que cambian el rumbo de la compañía. Por eso tienen valor administrativo, fiscal, legal y contable.

Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se transfiere al Archivo Central para un tiempo de conservación de ocho (8) años, posteriormente se microfilma para la conservación permanente de ambos soportes como evidencia de la Gestión de la Entidad

PROYECTOS

 consiste en un conjunto de actividades a realizar de manera articulada entre sí, con el fin de producir determinados bienes o servicios capaces de satisfacer necesidades o resolver problemas, dentro de los límites de un presupuesto y de un periodo de tiempo dados.

Se conserva la totalidad del expediente para conservar la evidencia de la participación del AGN en dichos proyectos con organismos nacionales. Decretos 2126 de 2012. Memorando 3-2014-1561 (20 agosto) proyectos de Cooperación.

INFORMES

Contiene información de valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable, por cuanto informan los estados de la empresa

Se conserva la totalidad del expediente para conservar la evidencia de la participación del AGN en dichos proyectos con organismos nacionales. Decretos 2126 de 2012. Memorando 3-2014-1561 (20 agosto) proyectos de Cooperación.

RESOLUCIONES ADMINISTRATIVAS

La resolución administrativa consiste en una orden escrita dictada por el jefe de un servicio público que tiene carácter general, obligatorio y permanente, y se refiere al ámbito de competencia del servicio.

Se conserva la totalidad del expediente para conservar la evidencia de la participación del AGN en dichos proyectos con organismos nacionales. Decretos 2126 de 2012. Memorando 3-2014-1561 (20 agosto) proyectos de Cooperación.

CIRCULARES

La Circular es una comunicación emitida por una autoridad superior a una inferior sobre un tema y con un propósito específico. Este documento es empleado para transmitir instrucciones y decisiones y así mismo tienen el carácter de obligatorias para los subordinados, sin tener las características de reglamento. Las circulares deben expresar el criterio jurídico o interpretación que un órgano administrativo formula en textos un tanto complejos sobre la legislación que aplica.

Se conserva la totalidad del expediente para conservar la evidencia de la participación del AGN en dichos proyectos con organismos nacionales. Decretos 2126 de 2012. Memorando 3-2014-1561 (20 agosto) proyectos de Cooperación.

HISTORIAS LABORALES

Son unidades documentales complejas, en su interior hay afiliaciones a seguridad social, memorandos, contratos, ascensos, entre otros. Por ello tienen valores administrativos, fiscales, técnicos, legales y/o contables.

Se conserva la totalidad del expediente para conservar la evidencia de la participación del AGN en dichos proyectos con organismos nacionales. Decretos 2126 de 2012. Memorando 3-2014-1561 (20 agosto) proyectos de Cooperación.