Por Asuntos

POR ASUNTOS

Este metodo consiste en agrupar los documentos de acuerdo al tema o asunto.

El memorándum es la manera de comunicar en forma breve asuntos de carácter administrativo a personas de una empresa, institución o dependencia de gobierno.

Un currículum vítae, también simplificado C. V. o currículum, es el documento que resume los datos y experiencias más importantes de una persona.

La circular es un escrito que se emplea para comunicar simultáneamente un mismo asunto a varias personas a quienes por igual interesa".

Un recibo o constancia de pago es una constancia que sirve para comprobar que se ha pagado por un servicio o producto. Hay de diversos tipos según el formato, si queda registrado, y otras características. Los recibos por lo general, se extienden por duplicado: El original se entrega a quien hizo el pago y el duplicado queda en poder de quien lo recibe.

La carta comercial sirve como medio de comunicación entre dos empresas comerciales o bien una empresa con un particular,

o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial.

La factura, factura de compra o factura comercial es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa. La información fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar en relación a existencias, bienes de una empresa para su venta en eso ordinario de la explotación, o bien para su transformación o incorporación al proceso productivo, además de indicar el tipo de IVA que se debe aplicar.

El giro postal es un servicio de pago de una cantidad específica de dinero remitida por medio del servicio de correos, de telégrafo, o de empresa especializada en ello a cualquier parte de un país o el mundo.

Básicamente consiste en el envío de una cantidad de dinero especificando el lugar y la identidad de la persona o empresa a la que se le paga. La cantidad es entregada a la empresa que efectúa el servicio de giro (generalmente un operador postal). Este cobra una tasa por la ejecución del servicio, basada en la cantidad de dinero transferida. En la oficina de pago, se recibe el detalle del monto y quién recibe el dinero.

Dentro de sus caracateristicas estan:

1. El titulo de la correpondencia se denomina por la materia tratada en el documento,

2. Este metodo es util cuando existe la necesidad de relacionar el expendiente con alguna actividad en paticular, con algin departamento o con un productoespecifico.

3. Los asusntos pueden archivarse bajos arreglos alfabéticos o arreglos numéricos.

procedimiento para organizar un archivo por asunto

1) con arreglo alfabético:

De diccionario, se sigue rigurosamente el orden de las reglas del alfabeto.

De enciclopedia, se aagrupan de acuerdo a la relación que tengan entre si.

2) con arreglo numérico:

Decimal, consite en agrupar los asuntos o temas aplicando el sistema Dewey.

Duplex, los suntos se agrupan lógicamente, asignadole a los títulos principales numeración secuencial y a las divisiones y subdivisiones se le asignan números auxiliares, letras o ambas cosas.

pasos para archivar documentos utilizando el método por asunto

1) inspeccionar------- si ha sido autorizado el arhivo del documento.

2) clasificar y marcar---- los asuntos según su importancia en principales, divisiones y subdiviones.

3) distribuir----- el materia marcado de acuerdo a los títulos princípales, ya sean alfabéticos o númericos, seguidos de las subdivisiones.

4) archivar--- los documentos corres´ppondientes a cada persona o empresa de acuerdo al arreglo escogido.

ejemplo:

                            gerente de persona

                            gerente de oficina

gerente general   

vicepresidente

presidente

alta gerencia

Ventajas:

-Es muy utilizado debido a su sencillez de manejo.

-Permite la inserción de nuevos asuntos sin grandes dificultades

Deventajas:

-Radica en la elección correcta de las materias que van a definir los dumentos.

-Siguiendo un orden númerico o alfanúmerico cuando viene oredando por números o letras.

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