Presupuestos

Un presupuesto traza el rumbo de una empresa con la describiendo los planes del negocio en terminos financieros. Como un mapa de camino, el presupuesto puede ayudar a la compañia a navegar durante el año y reducir los resultados negativos. Un Presupuestar involucra 1) establecer metas especificas, 2) ejecutar planes para lograr las metas, y 3) periodicamente comparar los resultados actuales con las metas. Estas metas incluyen tanto las metas generales de la empresa como las metas especificas de cada unidad individual en la empresa. Establecer metas especificas para operaciones en el futuro es parte de la funcion de planeacion de la administracion, mientras que ejecutar las acciones para llegar a las metas es parte de la funcion de direccion de la empresa. La comparacion periodica de los resultados actuales con estas metas y tomar las acciones apropiadas es parte de la funcion de control de la administracion.

PLANEACION DEL PRESUPUESTO

Planear no solamente motiva a los empleados a ir en busca de las metas, sino que tambien mejora en una manera general la toma de decisiones. Durante la fase de planeacion del presupuesto, todos los puntos de vista son considerados, las opciones identificadas, y las oportunidades de reduccion de costo asesoradas. Este esfuerzo conduce a una mejor toma de decisiones para la organizacion. Como resultado, el proceso de presupuesto puede revelar oportunidades o amenazas que no eran conocidas antes del proceso de planeacion del mismo presupuesto.

DIRECCION DEL PRESUPUESTO

Una vez que los planes del presupuesto estan puestos, estos pueden ser usados para dirigir y coordenar las unidades del negocio y sus operaciones, buscando con esto lograr las metas establecidas. Las unidades presupuestarias de una empresa son llamadas centros de responsabilidad. Cada centro de responsabilidad es dirigido por un gerente quien tiene la autoridad sobre, y responsabilidad de, el desempeño de la unidad. Si hay algun cambio en el ambiente externo, el proceso de presupuesto puede ser usado por los gerentes de unidad para reajustar las operaciones.

CONTROL DEL PRESUPUESTO

Conforme pasa el tiempo, el desempeño actual de una operacion puede ser comparado contra las metas planeadas. Esto porporciona una pronta retroalimentacion a los empleados acerca de su desempeño. Si es necesario, los empleados pueden usar ese desempeño para ajustar sus actividades en el futuro.

Comparar los resultados actuales contra el plan tambien ayuda a prevenir gastos no planeados. El presupuesto alienta a los empleados a establecer sus prioridades de gasto.

SISTEMAS DE PRESUPUESTO

Los sistemas de presupuesto varian entre las empresas debido a diferentes factores tales como la estructura organizacional, la complejidad de las operaciones, y la filosofia de administracion. El periodo presupuestario para las actividades de operacion normalmente incluye el año fiscal de una empresa. De cualquier manera, para lograr un control mas efectivo, los presupuestos anuales son la mayoria de las veces subdivididos en periodos de tiempo mas cortos, como cuartos de año, meses o semanas. El desarrollo de presupuestos para el siguiente año fiscal usualmente empieza varios meses antes de terminar el año en curso. Esta responsabilidad es normalmente asignada a un comitee de presupuestos. Dicho comitee normalmente consiste en el director de presupuestos y ejecutivos de alto nivel como el contralor, el tesorero, el gerente de produccion, y el gerente de ventas. Una vez que el presupuesto ha sido aprovado, el proceso de presupuesto es monitoreado o sumarizado por el departamento de contabilidad, el cual reporta al comitee.

Existen varios metodos para desarrollar los estimados del presupuesto. Uno de los metodos, llamado presupuesto base-cero, que los gerentes estimen las ventas, produccion, y otra informacion operativa, como si las operaciones fueran a ser empezadas por primera vez. Este metodo tiene el beneficio de tomar una vista fresca de las operaciones cada año. Un metodo mas comun es el de empezar con el presupuesto del año anteriory revisarlo con los resultados actuales y cambios esperados para el siguiente año. Dos tipos de presupuesto usando este metodo son el presupuesto estatico y el presupuesto flexible.

PRESUPUESTO ESTATICO

Un presupuesto estatico muestra los resultados esperados de un centro de responsabilidad para un nivel de actividad solamente. Una vez que el presupuesto ha sido determinado, no es cambiado, aun y si la actividad cambia. El presupuesto estatico es usado en muchas compañias de servicio y en algunas funciones administrativas de las compañias de manufactura, como compras, ingenieria, y contabilidad. Por ejemplo, el gerente del departamento de ensamble de la compañia de manufactura Colt, Inc. preparo el presupuesto estatico para el año siguiente, mostrado en la tabla siguiente:

Compañia de Manufactura Colt, Inc.

Presupuesto: Departamento de Ensamble

Para el Año a Terminar en Julio 31, 2008

Mano de obra directa

...