Procedimientos para realizar y documentar un inventario físico.

Procedimientos para realizar y documentar un inventario físico

1. Antes del inventario

1. La persona encargada de la asignación del inventario (encargado o senior) del inventario  tiene que hacer llegar la muestra a inventariar con la debida anticipación.

1. La persona encargada  de organizar el inventario del inventario debe brindar todos los datos necesarios del inventario físico:

• Local
•  Dirección
• Persona de contacto
• Teléfono de la persona de contacto
•  Instrucciones

1. Consultar siempre si es que se van a requerir documentos o implementos de seguridad como exámenes médicos (inventarios en minas), el SCTR (coordinar con Seguros Generales), vacunas, casco, botas, respirador, lentes de seguridad, entre otros. Coordinar si es que los implementos van a ser suministrados por la Compañía o si tienen que ser adquiridos por nuestra cuenta.

1. Importante comunicarse con anticipación con cada uno de los contactos de cada almacén, presentarse y confirmar la hora de inicio del de inventario.

1. En caso el inventario sea en una provincia, se deben tramitar los pasajes, viáticos y acomodación (hotel) con la debida anticipación. La encargada de tramitar pasajes y viáticos es la EA del gerente a cargo, esta es responsabilidad del encargado o senior. Debemos considerar que la aprobación de los viáticos demora aproximadamente unos 5 días. Cualquier consulta hacerla al encargado de la asignación del inventario o también se le puede consultar a Margarita Asmat.

1. Coordinación de los taxis de ida y de vuelta en caso que sean en lima.

1. Coordinación con el encargado o el senior la fecha de entrega de los documentos del inventario (ver punto 4).

1. Durante del inventario

1. Se debe llenar la hoja de conteo (Formato FF-3) del inventario con la muestra recibida

Modelo general sugerido:

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* Modelo adaptable a las necesidades del cliente

• En dicho formato, hay que completar las cantidades (e importes, de ser posible) que la Compañía tiene registrados en el sistema antes de empezar con el conteo físico de dichos ítems (Llenar en las columnas H e I).
• Posteriormente se deben que completar las cantidades observadas al momento del inventario (Columnas J y L).
• Explicar las diferencias identificadas en el conteo y pedir los sustentos que apliquen.
• Este formato tiene que estar firmado, tanto por el responsable de EY como por el o los responsables del almacén.

1. Modelo sugerido para empresas de hidrocarburos:

[pic 3]

* Modelo adaptable a las necesidades del cliente

• En las empresas de del sector petrolero, se suelen realizar inventarios físicos con el objetivo de determinar la cantidad de hidrocarburos que la Compañía mantiene en sus tanques. Dicha cantidad suele ser el resultado de una fórmula en la cual intervienen distintas variables, las cuales deben ser validadas por el auditor después de observar al personal de la empresa realizar la medición correspondiente.

1. Conteo en empresas mineras:

• Por lo general, en las empresas del sector minero, es necesaria la participación de un experto por parte del cliente para validar el nivel de mineral contado. Dicho experto puede ser parte del personal del cliente o puede ser una persona contratada especialmente para cumplir con esa labor. En estos casos, en encargado de EY debe acompañar al experto mientras cumple con su labor y solicitarle el informe final con los resultados del conteo, el cual será posteriormente comparado contra los registros contables de la compañía.

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1. Es necesario completar el formato FF-4 Corte documentario para documentar las últimas cinco entradas y últimas cinco salidas de almacén.

[pic 4]

* Modelo adaptable a las necesidades del cliente

• Solicitar los documentos necesarios para el corte documentario (documentos que sustente las últimas 5 entradas y 5 últimas salidas de mercadería a la fecha del inventario (facturas, guías de remisión, boletas de venta, notas de crédito, etc.). Cuando se comuniquen con el encargado del almacén, soliciten que anticipadamente fotocopien los documentos en caso que no cuenten con fotocopiadora dentro del almacén.

1. Después del inventario

• Completar el formato del  Checklist de inventario físico sobre la base de la toma de inventario

Formato GAAIT USA:

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Formato GAAIT GLOBAL:

                                             [pic 6]

• Completar el formato (FF-5 ), el cual es un memo de toma de inventario, que si bien no es obligatorio, ayuda aclarar algunos aspectos que, de repente no han sido considerados en el checklist:

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1. Documentación a ser entregada

Salvo por la hoja de conteo que debe ser durante el inventario, ya que tiene que tener la firma de los responsables del almacén, los demás documentos deberán ser terminados luego del inventario.

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