Instructivo Inventario fisico

EDO. DE MÉXICO, A 7 DE DICIEMBRE DE 2015.

INSTRUCTIVO PARA EL PERSONAL QUE INTERVENDRÁ EN EL INVENTARIO FÍSICO ANUAL CORRESPONDIENTE AL EJERCICIO 2015.

1.- FECHAS Y HORARIOS DE INVENTARIO FISICO

EL INVENTARIO FISICO ANUAL CORRESPONDIENTE AL EJERCICIO 2015 SE LLEVARA ACABO EL DIA 20 DE DICIEMBRE DE 8:30 A 18:00 HORAS.

2.- PROCEDIMIENTOS.

1. ORDENAR AL 100% EL ALMACEN PARA FACILITAR EL INVENTARIO Y CONTAR LOS PRODUCTOS QUE NO TENDRÁN MOVIMIENTO POSTERIOR, DE LO CONTRARIO NO SE PODRA EMPEZAR EL INVENTARIO.

1).- REVISAR ENTREGAS DE FACTURAS

2).- REMISIONES

3).- ADUANA

1. PARA LA TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE LOS ALMACENES SE UTILIZARA UN LISTADO, EL CUAL TRAERÁ EL NUMERO DE PRODUCTO CON SKU COMPLETO Y UBICACIÓN, MISMO QUE SERVIRÁ PARA EL RECUENTO CORRESPONDIENTE.
2. LA ELABORACIÓN DEL LISTADO DEBERÁ ESTAR TERMINADO A MÁS TARDAR EL 18 DE DICIEMBRE DE 2015.
3. SE REALIZARA UN CORTE DE FORMAS ANTES DE EMPEZAR EL INVENTARIO EN LOS ALMACENES, EL CUAL ESTARÁ AUTORIZADO POR CONTABILIDAD PARA ENTREGAR UNA COPIA A LOS AUDITORES EXTERNOS PARA SU VERIFICACIÓN Y APROBACIÓN.
4. LOS LISTADOS Y HOJAS DE TRABAJO DEBERÁN SER LLENADOS CON PLUMA.
5. LA MERCANCIA Y PRODUCTOS SE CONTARAN DE IZQUIERDA A DERECHA, DE ABAJO HACIA ARRIBA Y DE ATRÁS HACIA ADELANTE.
6. LOS EQUIPOS REALIZARAN UN SOLO CONTEO Y FIRMARÁN SUS HOJAS DE CONTEO.
7. EN LOS CASOS DE PRODUCTO EN ESPECÍFICO EMPACADO, SERÁ NECESARIO COMPROBAR EL CONTENIDO EN FORMA ALEATORIA.
8. EN LOS CASOS DE ENCONTRAR MERCANCÍAS Y PRODUCTOS MAL ACOMODADOS DURANTE EL DESARROLLO DEL INVENTARIO, SE PROCEDERA A CONCENTRARLOS Y DEJARLOS LO MEJOR SITUADOS, CON EL OBJETO DE FACILITAR EL TRABAJO, SI FUERA NECESARIO PARA RECONTAR POSIBLES DIFERENCIAS.
9. EN LOS CASOS DE ENCONTRAR MERCANCÍAS EN MAL ESTADO, MALTRATADAS, ROTAS, USADAS, RAYADAS, ETC.; DEBERÁ HACERSE MENCIÓN DEL ESTADO EN QUE SE ENCUENTRAN, AL FINAL DEL RENGLÓN CORRESPONDIENTE A ESE NÚMERO DE PRODUCTO.
10. EN LOS LISTADOS DE RECUENTO DEBERÁ DE ANOTARSE EL NÚMERO DE EQUIPO QUE EFECTUÓ EL CONTEO CORRESPONDIENTE, ASÍ COMO FIRMARLO.
11. DURANTE LAS HORAS DE TRABAJO NO SE PERMITIRÁ LA SALIDA DE LA EMPRESA A NINGUNA PERSONA ENCARGADA DE PARTICIPAR EN EL INVENTARIO FÍSICO, ASÍ COMO SI AL TERMINAR EL DÍA DE TRABAJO AUN TIENEN LISTADOS PENDIENTES DE USAR, DEBERÁN SER ENTREGADOS AL SUPERVISOR DEL GRUPO DE INVENTARIO Y BAJO NINGÚN CONCEPTO SACARLAS DE LA EMPRESA.
12. AL TERMINAR EL INVENTARIO FÍSICO DEBERÁ DE COTEJAR LAS PRUEBAS HECHAS POR AUDITORÍA EXTERNA CONTRA LAS DE LA EMPRESA ACLARANDO LAS DIFERENCIAS EN CASO DE QUE HUBIERA ENTRE UNO Y OTRO.
13. LAS PERSONAS QUE PARTICIPAN EN EL INVENTARIO SON LAS LISTADAS EN EL ANEXO “A”.

I.- ETAPA DE PLANEACION DE TRABAJO:

1.- ASIGNACIÓN DE RESPONSABLES

1. EL DIRECTOR GENERAL ADJUNTO Y EL CONTADOR GENERAL SERAN RESPONSABLES DE LA PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DE RESULTADOS (ASPECTOS ADMISTRATIVOS).
2. ASI MISMO, LOS SUPERVISORES DE CADA ALMACEN SERÁN RESPONSABLES DE SUPERVISAR,  LOCALIZAR Y ORDENAR EL ALMACÉN (ASPECTOS TÉCNICOS).

2.-UBICACIÓN DE LAS INSTALACIONES:

LOS ALMACENES SE ENCUENTRAN LOCALIZADOS EN:

1. XXXXXXXX

II.- ETAPA PRE-INVENTARIO

         1) FECHA:

EL ALMACEN DEBERA ESTAR ORDENADO SEGÚN COORDINACIÓN DEL SUPERVISOR DE CADA ALMACEN, EL DIA 18 DE DICIEMBRE DE 2015.

 2) REACOMODO, LIMPIEZA Y ORDENACIÓN DE ALMACENES:

SE REALIZARÁ LA ORDENACIÓN, LOCALIZACIÓN Y ACOMODO ADECUADO DE TODAS Y CADA UNA DE LAS MERCANCÍAS, DE ACUERDO A LA CLASIFICACIÓN DE LA ESTANTERÍA Y/O RACKS, SIGUIENDO LAS INSTRUCCIONES DEL SUPERVISOR DE CADA ALMACÉN.

3) PARA LA ELABORACIÓN DE LISTADOS, SE EMITIRÁN CON LOS SIGUIENTES DATOS CUANDO MENOS:

A) NO. DE HOJA

B) CLAVE DE PIEZA (SKU) (CODIGO DE BARRAS DEL PRODUCTO).

C) DESCRIPCIÓN DE CADA UNO DE LOS PRODUCTOS

D) UBICACIÓN DEL MATERIAL POR # DE PARTE / LÍNEA

E) ESPACIO PARA FIRMAR QUIENES REALIZARON EL CONTEO

III.- ETAPA TOMA DEL INVENTARIO FISICO:

1) RESPONSABLES DIRECTOS EN COORDINACIÓN:

PARA LA OBTENCIÓN DE RESULTADOS ÓPTIMOS SERÁN RESPONSABLES DE SU REALIZACIÓN EL CONTADOR GENERAL Y LOS SUPERVISORES DEL ALMACEN, AMBAS PERSONAS SUPERVISARÁN LA TOMA FÍSICA DEL INVENTARIO, ASÍ COMO, LA CONCILIACIÓN DE LAS CIFRAS DE LOS REGISTROS CONTABLES CONTRA LAS CIFRAS DEL INVENTARIO FÍSICO.

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