Proceso Contable

SISTEMAS CONTABLES

Es una estructura organizada mediante la cual se recoge la información de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones financieras.

Los procesos varían en número y complejidad, dependiendo del tipo de empresa, por lo que no es conveniente diseñar un sistema contable que englobe todos los subsistemas, de allí que se recomiende su elaboración por separado.

Tipos de Subsistemas

 Sistema de contabilidad general

 Sistema de ventas

 Sistema de compras

 Sistema de recursos humanos y nomina

 Sistema de inversiones

 Sistema de control de registro de propiedades, plantas y equipos

 Sistema de cuentas por cobrar

 Sistema de cuentas por pagar

OBJETIVOS

Proporcionar los elementos necesarios, tales como cuentas, asientos, libros, formas y reportes para un registro correcto de las operaciones mercantiles y demás hechos contables.

Suministrar información contable adecuada a través de los estados financieros a los diferentes usuarios a los efectos de la toma de decisiones.

Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes con la implementación de un catálogo de cuenta similar.

Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidar cifras financieras.

El Sistema contable puede ser:

Sistema contable financiero: Un sistema de información contable, con frecuencia llamado simplemente un sistema de información, es la combinación del personal, los registros y los procedimientos que usa un negocio para cumplir con sus necesidades rutinarias de información financiera. Debido a que cada negocio tiene necesidades de información diferentes cada uno usa un sistema de información contable distinto.

Sistema contable de Costos: Es un sistema de información que clasifica, acumula, controla y asigna los costos para determinar los costos de actividades, procesos y productos y con ello facilitar la toma de decisiones, la planeación y el control administrativo. Los informes de costos son muy útiles también para la planeación y selección de alternativas ante una situación dada.

Sistema contable Administrativo: Es básicamente una estructura de relaciones formales. Implica la definición del flujo de información, el diseño del soporte de los datos y la descripción de las tareas administrativas en cada sector en forma de rutina y procedimiento. Dada la interrelación entre las operaciones de la organización, se requiere normalizar el tratamiento de la información de manera que el mismo presente un proceso de integración análogo al requerido para tomar decisiones en las organizaciones.

Sistema contable Tributario: Sistema de información orientado a dar cumplimiento a las obligaciones tributarias de las organizaciones.

Los Sistemas Administrativos y Contables representan la concreción en términos operativos de las actividades necesarias para que los datos ingresados a la organización y los que ella misma genera, se conviertan en información relevante para la toma de decisiones.

Los Sistemas Administrativos y Contables implican además, la expresión operativa de los criterios emanados de la Teoría de la Administración. Así los procesos de departamentalización, programación, y otros, se conviertan en Manuales de Organización y Procedimientos, en los cuales se definen las misiones y funciones concretas de los sectores organizativos.

CARACTERÍSTICAS GENERALES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

Un sistema de información bien diseñado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio.

 Control: un buen sistema de contabilidad le da a la administración control sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos son los métodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables.

 Compatibilidad: un sistema de información contable cumple con la pauta de compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las características especiales de un negocio en particular

 Flexibilidad: Es la adaptación de programas a los requerimientos de la empresa con posibilidades de cambio en los formatos de los estados financieros

 Relación de costo / beneficio: El costo-beneficio es una lógica o razonamiento basado en el principio de obtener los mayores y mejores resultados, tanto por eficiencia técnica como por motivación, es un planteamiento formal para tomar decisiones que cotidianamente se nos presentan.

CARACTERÍSTICAS FUNCIONALES DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD GENERAL

1.- INGRESO DE LOS DATOS:

Se realiza a través de un comprobante de diario. Cada comprobante de diario contiene dos o más registros sean débitos o créditos, es decir asientos diarios. Los comprobantes de diario pueden

 Manuales: implica necesariamente que los registros sean conformados o validados a través del ingreso de datos en un formulario de captura de datos.

 Mecanizados: implica que debe utilizar un medio de almacenamiento magnético para transferir los registros contenidos en los comprobantes de diario. Esta forma de procesamiento se utiliza sobre todo cuando existe un sistema integrado de información.

2.- VALIDACION DE DATOS:

Verificar que los datos ingresados cumplen con ciertos parámetros previamente establecidos para su respectivo control. También aquí se puede presentar problemas en cuanto a la captura de todas las transacciones. Se podría decir en términos de riesgo que hay poca confianza en que las cifras reveladas por los estados financieros sean razonablemente correctas.

Realmente el control sobre los datos debe efectuarse en todas las tapas relacionadas con el tratamiento de los datos: captura, validación, actualización y emisión de reportes; sin embargo todos los errores que pueden generar inconsistencia de la información deben ser detectados en el momento de la validación.

3.- ACTUALIZACION DE REGISTROS:

Consiste en el traspaso de los movimientos del diario general a cada una de las cuentas del mayor. Previo a la actualización de los datos al mayor la información grabada en los comprobantes de diario debe haber sido validada. La actualización de registros puede efectuarse de dos maneras:

Actualización interactiva: hace que los movimientos del diario se contabilicen en el momento en que el operador está grabando el detalle de cada una de las transacciones o movimientos.

Actualización en lote: implica la validación previa de los datos y esta se realiza por lotes de registros, es decir al final del día por ejemplo, se acumulan las transacciones, se resumen y luego son actualizadas

4.- EMISION DE REPORTES:

Consiste en el procesamiento de la información contable que ha sido grabada, validada y actualizada. Algunas veces un gerente contable requiere que la información sea presentada bajo ciertos parámetros, clasificación o detalle. Para poder cumplir con esta necesidad un software debe tener incorporada la opción en la que el usuario pueda tener la posibilidad de crear sus propias estructuras de reportes. Esta facilidad es poderosa ya que le permitirá presentar la información contenida en la base de datos contables de acuerdo con el nivel de detalle que quiera

PROCESO CONTABLE

La información contable que presenta una empresa es elaborada a través de lo que llamamos proceso contable.

El proceso contable es el ciclo mediante el cual las transacciones de una empresa son registradas y resumidas para la obtención de los Estados Financieros.

IMPORTANCIA DEL PROCESO CONTABLE

Son esquemas o actividades que permiten tomar medidas de control en cada uno de los puntos vulnerables de una situación contable, permitiendo en los estados financieros brindar una información contable precisa a toda la organización y con esto aprovechar para mantener el equilibrio económico de la empresa.

TIPOS DE CUENTAS

1. Cuentas Reales:

Este grupo estará representado por los bienes, derecho y obligaciones de la empresa, es decir, lo integran el activo, pasivo y el capital, está se denomina cuentas reales porque el saldo de esta cuenta representa lo que tiene una empresa en un momento dado, es decir, lo que posee, lo que debe, y lo cual puede ser comprobado por el bien o por el documento existente; por eso algunos autores señalan como cuentas palpables. Además, las cuentas reales tienen las características de ser cuentas de carácter permanente es decir, que su saldo se traspasa de un saldo a otro, las cuentas reales van a conformar el estado financiero como lo es el “Balance general”. Están cuentas pueden ser:

 Cuentas de Activo: Representa todos los bienes y derechos que la empresa posee.

 Cuentas de Valuación de Activo: Representan una disminución al saldo de las cuentas de activo a las cuales valúan. Se utilizan para reflejar el valor de realización de algún activo.

 Cuentas de Pasivo: Representan todas las obligaciones reales o contingentes, pagaderos en una fecha futura.

 Cuentas de Patrimonio: Muestran las cantidades aportadas por los accionistas y las ganancias o pérdidas ocurridas

2. Cuentas Nominales

Son aquellas cuentas que registran las modificaciones del patrimonio

de la empresa por

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