Proceso De Comunicaciòn

PROCESO DE COMUNICACIÓN

La comunicación puede ser: Formal o informal, Verbal o no verbal y pueden adoptar muchas màs formas: Interacciones cara a cara, llamadas telefónicas, faxes, correo electrónico, notas adheridas a los tableros, cartas memorandos, informes, videos y presentaciones orales.

COMUNICACIÓN: Es la comprensión, transmisión e intercambio de información de una persona a otra por medio de símbolos que tienen un significado.

Es un proceso para enviar, recibir y compartir ideas, actitudes, valores, opiniones y hechos.

Para que la comunicación funcione como se debe requiere de un Emisor y un Receptor y cuando este último proporciona retroalimentación de que el mensaje fue recibido se completa el ciclo de la comunicación.

Los administradores de las organizaciones utilizan la comunicación para cumplir sus cuatro funciones: Planeaciòn, organización, dirección y control.

Cuando los administradores se están comunicando con sus superiores, compañeros, clientes, etc., están enviando y recibiendo mensajes utilizando los elementos básicos: Emisor (codificador), el receptor (decodificador), el mensaje, los canales, la retroalimentación y la percepción.

Emisor (codificador): Fuente de información e iniciador del proceso de comunicación. Trata de elegir el tipo de mensaje y el canal que considera mas efectivo y a continuación codifica el mensaje.

Codificaciòn: Se rerifiere al proceso de traducir los pensamientos o los sentimientos a un medio (escrito, visual u oral) que transmita el significado que se pretende.

Consejos para ser un buen emisor:

-Relevancia: Haga que su mensaje tenga sentido e importancia eligiendo con cuidado las palabras, símbolos, o gestos que utilizarà.

-Sencillez: Presente el mensaje en los términos mas sencillos que pueda.

-Organizaciòn: Ordene el mensaje en una forma de una serie de puntos, de modo que estos faciliten la posibilidad de comprenderlo.

-Repeticiòn: Presente los puntos centrales del mensaje al menos dos veces utilizando otras palabras para expresar lo mismo.

-Enfoque: Concèntrese en los aspectos esenciales.

Receptor (decodificador): Es la persona que recibe y decodifica o interpreta el mensaje del emisor.

Decodificar: Transmitir el mensaje a una forma que tenga sentido para el receptor.

Diferencias de gènero: Las mujeres transmiten con frecuencia sus sentimientos y les gusta ahondar en temas esperando que haya respuesta de su receptor, en las organizaciones puede ser desventaja porque en temas de importancia les gusta buscar consensos con frases como “tal vez estoy equivocada pero”, “o tu que opinas”, y cuando a menudo utilizan este tipo de frases son calificadas como inseguras y débiles. Mientras que los hombres mas tratan de competir hablando de diferentes temas para demostrar que están mas informados.

Lineamientos para escuchar de forma efectiva:

-Escuchar no solo consiste en recibir información sino que la forma en que escuche también envía información de regreso a su emisor.

-No se puede escuchar mientras se habla.

-Demuestre que quiere escuchar a la persona que està hablando.

-Elimine las distracciones.

-No prejuzgue lo que piensa o siente la otra persona sin primero escuchar.

-Procure ver el punto de vista de la otra persona.

-Escuche tratando de encontrar el significado total.

-Observe las señales verbales y las no verbales.

-No caiga en discusiones o crìticas porque esto hace que la personas se coloquen a la defensiva y se cierren o enojen.

-Antes que ambos se vayan confirmen lo que han dicho.

Mensaje

Se refiere a los símbolos verbales y no verbales que representan la información que el emisor quiere transmitir al receptor. Este tiene dos caras: El recibido y el enviado.

Mensajes no verbales: Expresiones faciales, el contacto de la vista, movimientos corporales, gestos y contacto físico que suelen llamarse mensaje corporal que transmiten un significado.

En muchas organizaciones el mensaje de los gerentes de primer nivel empieza desde el arreglo lujoso de sus oficinas espaciosas con una asistente y un sillón cómodo para distinguirse de otros niveles de mando mientras que otras prefieren no dar lugar al personal del diseño de su espacio de trabajo.

Mensajes verbales: Se utiliza con màs frecuencia entre empleados. Ocurre cara a cara, por teléfono y otros medios electrónicos.

La comunicación verbal efectiva requiere que el emisor codifique el mensaje en forma de palabras que lo transmitirán al receptor con precisión, transmita el mensaje de forma bien organizada y procure eliminar las distracciones.

Mensajes escritos: Las organizaciones emplean muchas formas de mensajes escritos (informes, memorandos, cartas, correo electrónico y boletines). Son mas convenientes cuando muchas personas en diferentes lugares deben recibir la información o cuando debe quedar registro de lo que se dice.

Lineamientos para preparar mensajes escritos efectivos:

-El mensaje debe redactarse pensando claramente en el receptor en todo momento.

-El contenido del mensaje debe haber sido meditado a fondo de antemano.

-Debe ser tan breve como sea posible.

-Los importantes primero deben prepararse en forma de borrador para pulirlos.

Debe ser organizado con gran cuidado.

Canales: El canal es la ruta que sigue el mensaje del emisor al receptor. Las comunicaciones escritas como las encuestas no son demasiados ricas porque hay información que se limita. La comunicación cara a cara es el canal mas rico.

...