Procesos Administrativos

EL PROCESO ADMINISTRATIVO.

1) Planificación:

1.1- Naturaleza y Propósito.

1.2- Tipos de Planes.

1.3- Principios de la Planificación.

1.4- Alcance de la Planificación.

1.5- Características.

2) Organización:

2.1- Naturaleza y Propósito.

2.2- Tipos de Organización.

2.3- Estructura organizativa.

2.4- Centralización.

2.5- Descentralización.

2.6- Organigramas.

3) Dirección:

3.1- Estilos básicos de dirección.

3.2-Sistemas de Administración Existentes en la Empresa

3.3- Fundamentos de la gerencia

3.3.1-Motivación

3.3.2-Liderazgo

3.3.3-Comunicación.

4) Control:

4.1- Control en los Niveles de la Empresa.

4.2- Finalidad del Control.

Toda organización bien sea pública o privada tiene como objetivo fundamental obtener el mayor rendimiento de sus operaciones con un uso adecuado de sus recursos disponibles, en este contexto la administración cumple un papel determinante, ya que debe interpretar los objetivos propuestos por la organización y transformarlos en acción organizacional a través de los procesos administrativos que involucran: la planificación, organización, dirección y control de todas las actividades realizadas en las áreas y niveles de la empresa con el fin de alcanzar las metas adecuadas a cada situación.

1) Planificación

Según Robbins y Coulter, planificación es un proceso que requiere definir los objetivos o metas de la organización estableciendo una estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar una jerarquía completa de planes para integrar y coordinar actividades. Se ocupa tanto de los fines (Qué hay que hacer) como de los medios (Cómo debe hacerse).

1.1- Naturaleza y Propósito de la Planificación

¿Por qué deben planificar los gerentes? Porque así se define una dirección, se reduce el impacto del cambio, se minimiza el desperdicio y el superfluo y se establecen los criterios para controlar. Cuando los empleados saben a donde va la organización y conque deben contribuir para alcanzar los objetivos, pueden coordinar sus actividades, cooperar entre ellos y trabajar en equipo.

Sin la planificación, los departamentos pueden trabajar con objetivos contrarios e impedir que se cumplan los objetivos, con la planificación se ayuda a eliminar la incertidumbre, reduce las actividades inútiles.

Es un proceso de elegir metas y establecer los medios para alcanzarlas, sin planes, los gerentes no pueden organizar su personal ni su recursos, no pueden dirigir con confianza ni esperar que los demás les sigan, no tienen muchas posibilidades de alcanzar las metas, ni de saber cuando y donde se desvían del camino, éstos afectan el futuro de la organización Planificación y el desempeño:

La planificación está asociada con mayores utilidades, mayor rendimiento de los activos y otros resultados financieros positivos; en segundo lugar la calidad del proceso de y la planificación apropiada de los planes contribuyen mas a un alto desempeño.

1.2- Principios de la Planificación:

 Principio de contribución de objetivos. El propósito de cada plan y de todos los planes de apoyo es promover el logro de los objetivos de la empresa.

 Principio de los objetivos: si los objetivos tienen sentido pero las personas, tienen que ser claros alcanzables y verificables.

 Principio de prioridad de la Planificación: procede lógicamente a todos los demás funciones administrativas.

 Principio de eficiencia de planes: la eficiencia de un plan se mide por la cantidad que aporta al propósito y a los objetivos, se compensa con los costos requeridos para formulario y operario y por las consecuencias no buscadas.

 Principio del factor limitante: en la elección de las alternativas, a mayor precisión para encontrar solución a los factores limitantes o decisivos para el logro de las metas, más fácil será elegir la alternativa favorable.

 Principio del compromiso: se debe abarcar en el futuro un periodo necesario para prever, mediante una serle de acciones, el cumplimiento de los compromisos.

 Principio de la flexibilidad: dar flexibilidad a los planes aminorará el peligro de las pérdidas sufridas por percances inesperados, pero es preciso poner esa flexibilidad en una balanza y ponderado contra sus ventajas,

 Principio de cambio de navegación: Cuanto más comprometen las decisiones a las personas a seguir un camino al futuro, más importante es repasar los hechos y expectativas periódicamente y rehacer los planes si es necesario para mantener el rumbo.

1.3- Alcance de la Planificación:

En la planificación estratégica: Es la Planificación más amplia de la organización, sus características principales son:

 Proyectada a largo plazo, sus efectos y consecuencias se extienden a varios años en el futuro.

 Abarca la empresa como totalidad e incluye todos los recursos y áreas de actividad. Se preocupa para alcanzar los objetivos del nivel organizacional.

 Está definida por la cúpula de la organización en el nivel institucional y corresponde al plan mayor, al que se hallan subordinados todos los demás.

En la planificación táctica:

Es la Planificación realizada a nivel departamental, sus características principales son:

 Proyectada a mediano plazo, en general para el ejercicio anual.

 Incluye todos los departamentos y abarca sus recursos específicos: se preocupa por alcanzar los objetivos departamentales.

 Se halla definida en el nivel intermedio por cada departamento de la empresa.

En la planificación operacional:

Planificación realizada para cada actividad o tarea. Sus principales características son:

 Proyectada a corto plazo, para el futuro inmediato.

 Incluyen cada tarea o actividad por separado y se preocupa por alcanzar metas específicas.

 Está definida en el nivel operacional para cada tarea o actividad.

1.4- Características de la Planificación:

 La Planificación es un proceso permanente y continuo: no se agota en ningún plan de acción, sino que se realiza continuamente en la empresa.

 La Planificación está siempre orientada hacia el futuro. Se halla ligada a la previsión, aunque no debe confundirse con ésta.

 Busca la racionalidad en la toma de decisiones, establecer esquemas para el futuro, funciona como un medio orientador en el proceso decisorio, que le da mayor racionalidad y disminuye la incertidumbre.

 Busca seleccionar un curso de acción entre varias alternativas.

 Es sistemática: Debe tener en cuenta el sistema y subsistema que lo conforman.

 Es repetitiva: Incluyen pasos o fases que se suceden, es un proceso que forma parte de otro mayor el proceso administrativo. Es una técnica de asignación de recursos.

 Es una técnica cíclica.

 Es una función administrativa que interactúa con las demás.

 Es una técnica de coordinación e integración.

 Es una técnica de cambio e innovación.

1.5- Tipos de planes:

 Planes estratégicos. Son los planes que tienen una aplicación en toda la organización que establecen los objetivos generales de la empresa y buscan posicionar a la organización en términos de su entorno, los planes estratégicos tienden a cubrir períodos más largos, normalmente de cinco años o más, cubren un punto más amplio de la organización y se refieren a áreas menos específicas, comprenden la formulación de objetivos y los operacionales asumen la existencia de los objetivos y definen la forma de lograrlos Por su marco temporal: Coité & largo plazo

 Planes a corto plazo. Cubren menos de un año y planes de largo plazo cubren más de 5 años, el término mediano o intermedio es el que cubre el periodo entre los dos extremos. Por su especificad: Especifico & direccional

 Planes específicos. tienen objetivos claramente definidos, no hay ambigüedad, ni malentendidos, ejemplo: un gerente quiere aumentar sus ventas en un 20% en 12 meses, podría establecer procedimientos, asignación de presupuesto, programas y actividades para alcanzar esos objetivos, Por su frecuencia de uso: Únicos & permanentes

o Planes Operacionales. Especifican detalles de cómo serán logrados los objetivos generales, tienden a cubrir períodos más cortos, ejemplo: planes mensuales, semanales, diarios; Tienen un alcance más estrecho y limitado, son derivados de los planes operativos y se establecen con mayor detalle.

2) La Organización

2.1- Naturaleza y Propósito

Según ldalberto Chiavenato, Fayol reconoce la palabra administración corno fenómeno de organización; afirma que la administración es un todo en el cual la organización es una de sus partes.

La administración es un conjunto de procesos estrechamente relacionados y unificados que incluye Planificación, dirección y control; la organización es estática y limitada, se refiere al establecimiento de estructura y de forma. Se conciben distintas formas de organización, según su naturaleza:

 La organización como entidad social en la cual las personas interactúan entre sí para alcanzar objetivos.

 La organización como función administrativa y parte del proceso administrativo (Planificación, dirección coordinación y control).

 La organización social: es una organización formal basada en la división racional del trabajo que especializa órganos

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