Programacion De Proyectos

Programación del proyecto

Un proyecto es un conjunto específico de actividades interrelacionadas con un origen y final claramente definidos que deben realizarse en un cierto orden, utilizando recursos y tiempos apropiados y, generalmente, en un sitio determinado para alcanzar el objetivo propuesto. La administración de proyectos implica la realización de tres etapas: planificación, programación y control.

La planificación de un proyecto establece los objetivos, los recursos requeridos y el tipo de organización que se utilizará, así como las personas clave que administrarán e implantarán el proyecto. La programación específica con mayor detalle el plan del proyecto, ya que se ocupa de los tiempos para la realización de las diversas actividades. Esta etapa comienza con la elaboración de una lista detallada de las actividades para, posteriormente, establecer su secuencia lógica, de forma que se pueda visualizar el orden en que deben desarrollarse. Posteriormente, se asignan los tiempos y/o los costes a las respectivas actividades para realizar los estudios pertinentes

La programación es un instrumento fundamental, pues permite obtener informes sobre la evolución general del proyecto, y para el control de la terminación de ciertas actividades principales, y desde luego para medir las consecuencias en costos y tiempo de retrasos no controlados oportunamente, o de beneficios que se puedan capitalizar por la entrega oportuna o prematura del proyecto, establece tiempos para la realización de las diversas fases del proyecto. En la programación el administrador considera las muchas actividades de un proyecto global y las tareas que han de llevarse a cabo, relacionando éstas entre sí coherentemente y conforme al calendario.

La programación del proyecto determinará las fechas de inicio y fin de cada actividad, así como la reasignación de los recursos necesarios para cada actividad, de manera que se pueda llevar el plan a cabo con éxito. Se basará en la información del diagrama de red del proyecto, la estimación de la duración de las actividades, las restricciones existentes en el proyecto, los supuestos asumidos en el mismo, las restricciones (fecha de terminación impuesta, hitos en el proyecto) y las necesidades de recursos previstos para cada actividad.

Con toda esta información se deberá comprobar cuando los recursos necesarios quedan libres, y habrá que comprobar el calendario de proyectos, y de esta manera determinar cuando se puede llevar a cabo el proyecto. Habrá que comprobar los tiempos de suministro de todo aquello necesario para el proyecto.

Mediante las técnicas de programación y otra serie de herramientas se obtendrá el Programa para el proyecto. Este contendrá las fechas de inicio y fin para cada actividad, así como la fecha final del proyecto. este programa se presentará de varias formas, como diagramas de red, diagramas de barras (Gantt), diagramas de hitos, diagramas en función del tiempo, etc. El Programa deberá tener un gran nivel de detalle, incluyendo la documentación relativa a todas las restricciones dadas, los supuestos asumidos, el riesgo asumido, los recursos necesarios por unidad de tiempo, programas alternativos para el mejor y el peor caso. También deberá incluir las posibles actualizaciones en las necesidades de recursos.

La programación inicial proporcionará una información que incluirá tanto informes numéricos como gráficos. Los informes numéricos harán referencia a cada actividad aisladamente, especificando descripción, duración, fechas de inicio y de terminación, margen total (máximo retraso posible), duración planificada, niveles de organización (que las relaciona con un contrato, especialidad, capítulo establecido en la Estructura de Descomposición del Proyecto, EDP). También harán referencia al conjunto de actividades, informando sobre listado de actividades del camino crítico, listado general, listado por cada nivel establecido en la EDP, etc.

De cara a una perfecta definición de la programación habrá que considerar también los siguientes factores:

Elección de las unidades para los recursos: no siempre será posible decir que una actividad necesita de un número entero de días de trabajo para un trabajador, sino que puede necesitarse unidades más pequeñas, como las horas de trabajo/ hombre.

Habrá que especificar si el uso de los recursos es constante durante una actividad, o si se deben usar primero unos recursos y luego otros

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Se deberá tener en cuenta la eficiencia de los trabajadores empleados, ya que se pueden tener 10 trabajadores, pero que realmente se realice el trabajo sólo de 9.

Las disponibilidades de sobretiempo en un proyecto, como trabajar los sábados por la mañana, o trabajar a 3 turnos en vez de a 2, puede ayudar en momentos que ha habido

un retraso.

Las vacaciones del personal habrá que tenerlas en cuenta de cara a la disponibilidad de

los recursos humanos.

Para estar dentro del presupuesto disponible, se deberá conocer los costes de mano de obra programados, y comprobar que son válidos o se necesita algún reajuste. Por la misma razón se tendrán en cuenta los costes derivados por compras de materiales, maquinaria, etc para poder realizar el proyecto.

Identificación de Actividades

Una de las primeras y más importantes misiones del jefe de proyecto es la identificación y descripción de las actividades que es necesario acometer y desarrollar para llegar al resultado adecuado. Antes de iniciar la andadura hay que elegir el camino más conveniente, el rumbo que se debe seguir y el ritmo a imprimir a cada etapa. Esta tarea implica elegir entre múltiples opciones y resolver un sinfín de incógnitas. Y todo ello hay que hacerlo "a priori", desconociendo lo que ocurrirá en la realidad y asumiendo los niveles de complejidad e inhabitualidad que son propios de los proyectos. Se trata pues de un trabajo de naturaleza técnica que sólo podrá ser realizado por un profesional en la materia, que reúna la formación técnica necesaria y una suficiente dosis de experiencia. Por ello es necesario que el Jefe de Proyecto posea una elevada competencia profesional en la tecnología dominante del proyecto, parte de otras cualidades gerenciales y personales. No obstante, si la dificultad del proyecto lo requiere, el Jefe de Proyecto podrá ser en este punto asesorado y aconsejado por otros expertos. En proyectos de gran envergadura puede ser necesario establecer un segundo escalón de jefatura dentro del proyecto, nombrando responsables de subproyectos o de paquetes de actividades o de actividades y tareas. La metodología siempre es la misma: subdividir el proyecto en partes con entidad propia pero más dominables que el proyecto global. Si el caso lo justifica, la descripción de actividades podrá hacerse de forma piramidal en varios niveles: subproyectos, paquetes, actividades, tareas. Para la definición de actividades es necesario contar con los siguientes datos:

 La Estructura de Desagregación de Proyecto.

 Especificaciones y objetivos del proyecto.

 Información histórica– qué actividades fueron necesarias en proyectos similares anteriores.

 Limitaciones– presupuesto total, plazo de entrega, etc.

 Hipótesis.

En la tarea de descomposición de actividades, se trata de subdividir los elementos del proyecto en componentes lo suficientemente pequeños para facilitar las tareas de programación, ejecución y control. Para ello, será necesario:

 Identificar los elementos principales del proyecto, fases y microfases.

 Identificar los componentes de dichos elementos.

 Comprobar la corrección de la descomposición.

Pero la enumeración de actividades no es suficiente, y ha de ir acompañada de una descripción concreta que permita comprender su razón de ser, su contenido, el resultado esperable, su responsable y las condiciones de ejecución. Por ello, es recomendable disponer de alguna ficha o documento que sistematice dichas descripciones y sirva de guía a cuantos deban efectuarlas.

Programación de recursos

La programación de los recursos disponibles será un tema crucial para lograr que el proyecto esté finalizado en los plazos y costes establecidos. Lo primero será determinar cuáles son los recursos que pueden ser programados. Se incluirán generalmente los recursos humanos, maquinaria disponible, materias primas y dinero. Con ayuda de las diversas técnicas de redes, se habrá establecido un camino crítico y unas holguras para cada una de las actividades. La prioridad para asignar recursos que se impondrá será que a menor holgura disponible para una actividad, mayor será la prioridad para programar los recursos de esa actividad.

Habrá que realizar un estudio de tiempos, considerando condiciones normales de trabajo, y determinar cuál es el tiempo mínimo requerido para la finalización del proyecto. Se dispondrá de un diagrama de Gantt, donde están reflejadas todas las actividades, duración, así como queden reflejadas las necesidades de trabajadores y su cualificación para cada día del proyecto. Con ello ya se podrá realizar el calendario, donde habrá que considerar en un principio que las semanas son de 5 días laborables, así como las posibles fiestas que pueda haber. Con ello se obtendrá un histograma de recursos humanos por días. Habrá que reajustar los recursos teniendo en cuenta las disponibilidades de cada día. Para el reajuste se realizará primero el de las actividades

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