REGISTRO Y CONTROL DE CITAS.
Enviado por monalisa85 • 22 de Abril de 2016 • Exámen • 424 Palabras (2 Páginas) • 645 Visitas
REGISTRO Y CONTROL DE CITAS
La recepcionista y la asistente que cumple esta función, son quienes tienen la responsabilidad de concertar las citas de su jefe, tanto para otorgarlas como para solicitarlas. Tendrá cuidado de preguntarles si él por su parte ha adquirido algún compromiso, con el objeto de actualizar y confrontar la agenda.
La confrontación de la agenda es tarea primaria de cada mañana, para reconocer el movimiento de ese día en cuanto a citas se refiere y para pasarle al jefe un listado de los compromisos que debe atender, si es el caso.
Con este sencillo recurso, nuestro jefe se enterará previamente sobre las personas a quienes debe recibir y sobre el tiempo de que dispone en cada caso.
Algunas de estas entrevistas se realizan para continuar o tratar un asunto previamente estudiado o en proceso; entonces la asistente recepcionista cuidará de colocar debajo del listado de compromisos, la carpeta correspondiente o cualquier otro tipo de material que puede ayudar al jefe durante las citas.
Según la empresa y los criterios de los funcionarios, las entrevistas se conciertan:
- Únicamente con cita previa.
- Solamente a determinadas horas del día, horas que se han establecido previamente (de 11:00 a las 12:00 horas y de las 15:00 a las 16:00 horas, por ejemplo).
- Sin cita previa y porque se consideran convenientes y oportunas.
- Sin cita y de acuerdo con las posibilidades que ofrezca el trabajo.
Las personas que han adquirido una cita tienen prioridad sobre otros visitantes; sólo podrá retrasarse el cumplimiento de ellas, por la llegada de altos funcionarios o por instrucciones recibidas para casos especiales. En estos casos, la recepcionista presentará una disculpa formal, explicando el motivo del retraso y ofrecerá la seguridad de ser atendido en pocos minutos.
En caso de que el jefe esté efectuando una entrevista y haya necesidad de avisarle que otros visitantes lo esperan, una pequeña nota entregada discretamente o una llamada por teléfono interno, que concluir aquella que se lleva a cabo y dará posibilidad de atender al visitante imprevisto pero cuyos asuntos son urgentes.
Cualquiera que sea el mecanismo utilizado para atender compromiso, es necesario anotar los datos de cada visitante.
Nombre ____________________________________________________________________ Organización o actividad que representa __________________________________________ Dirección __________________________________________ Teléfono _________________ Fecha de la cita _________________________________________ Hora _______________ Motivo de la entrevista ________________________________________________________ Nombre del funcionario con quien concierta la cita _________________________________ |
Los datos señalados se registrarán en fichas para el tarjetero, que debe reposar en el escritorio de la recepcionista. Con la ayuda de este y su constante actualización, el enlace que la recepcionista representa se hace acertado y eficaz.
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