Control de Documento y Registros.
JessitoriaInforme12 de Abril de 2016
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ELABORACIÓN | APROBACIÓN | ||
Elaborado por | Aprobado por | ||
Cargo | Cargo | ||
Fecha | Fecha | ||
Firma | Firma |
- Objetivo
Este procedimiento tiene por objetivo describir la estructura, funcionamiento, administración y control de los Documentos y Registros del Sistema de Gestión de Calidad
- Alcance
Este procedimiento es aplicable y válido para todos los documentos, del tipo:
- Manual de Gestión
- Procedimientos
- Instrucciones
- Descripciones de Cargo
- Formularios (Registros)
- Programas
- Definiciones
GG: Gerente General | EF: Encargado de Finanzas |
RD: Representante de Dirección | ERH: Encargado de RR.HH. |
CSG: Coordinador SGC | SUM: Supervisor |
ECC: Encargado Control de Calidad | EFR: Encargado de Frigorífico |
JP: Jefe de Producción | IPR: Ing. Prevención de Riesgos |
SUP: Supervisor | JM: Jefe de Mantención |
SEL: Seleccionadora | EM: Embaladoras |
E: Responsabilidad de ejecución | C: Responsabilidad de Cooperación |
Letras minúsc.: Resp./área | I: Responsable de estar Informado |
- Documento:
Son definiciones o instrucciones escritas de carácter obligatorio relacionados con el sistema de Gestión.
- Formulario:
Son papeles prediseñados los cuales se llenan para describir un evento y registrar datos que permitan su trazabilidad y la evidencia de los hechos.
- Responsabilidades
Acciones a realizar | GG | CSG | SUP | JCC | IPR |
Elaborar los procedimientos, instrucciones y formularios | C | E | C | I | E |
Generar la codificación de los documentos | C | E | I | I | I |
Aprobar documentación | E | I | I | I | I |
Realizar la actualización del listado de documentos | C | E | I | I | E |
Realizar el control de los cambios en la documentación | C | E | I | I | E |
Realizar la Reexaminación de los documentos | C | E | I | C | C |
Realizar respaldo periódico de la documentación | C | I | E | E | E |
Realizar el control de la documentación | I | I | I | E | E |
- Descripción de la Actividad
- Jerarquía de la documentación
Todos los documentos del Sistema de Gestión de Calidad se encuentran unidos jerárquicamente. Para hacer referencia desde un documento a otro, se indican en orden jerárquico o en documentos de igual nivel.
Por su parte los procedimientos hacen referencia a otros procedimientos o instrucciones, y las instrucciones hacen referencia a otras instrucciones o formularios (registros).
Nivel 1 (Manual): Es un documento Gerencial. Describe principios, relaciones, organización y sistemas. |
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Nivel 2 (Procedimientos): Es un documento operacional el cual describe procesos y/o sistemas | ||
Nivel 3 (Instrucciones): Son documentos operacionales los cuales describen actividades específicas para el lugar de trabajo, además en este nivel pertenecen los documentos como las Descripciones de Cargo | ||
Nivel 4 (Registros): Documentos diseñados para registrar datos específicos Nivel 5 (Responsabilidades): Son Documentos que albergan información de cada responsabilidad y función asignada a cada cargo. |
- Estado de los documentos
- Documentos Oficiales
Los Documentos oficiales son los que están firmados de puño y letra por el elaborador y aprobador, los cuales son almacenados en archivadores que identifican su estado (Oficiales).
Una vez que estos documentos han sido aprobados, el Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad es el único responsable de mantener la carpeta digital del sistema de gestión.
- Copias Controladas
Corresponde a las copias en papel de un documento Oficial que deben ser distribuidos a los diferentes cargos de la Organización. Las copias controladas son consideradas vigentes siempre que lleven el timbre respectivo en la primera página.
Cada vez que se genere un cambio en la documentación, el Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad envía las "Copias Controladas" a los usuarios correspondientes según la distribución respectiva, retira y destruye la documentación obsoleta.
- Copias no Controladas
Cada vez que algún usuario del sistema fotocopie una Copia Controlada de algún documento oficial, estas pasan automáticamente a estado de Copias No Controladas. De igual manera, cualquier documento que no cuente con el timbre de copia controlada (a excepción de los oficiales, los cuales son mantenidos por el Gerente) pasan a ser Copias No Controladas.
- Obsoleto
Los Documentos Oficiales no vigentes del sistema como consecuencia de su actualización, son almacenados como “Documentos Obsoletos” con su respectivo timbre en la primera pagina y solamente se guarda las dos últimas versiones modificadas. Los documentos obsoletos son almacenados para retenerlos con fines legales y/o de preservación del conocimiento.
- Sistema de Identificación y Numeración
La identificación y numeración de los documentos se explica con el siguiente esquema:
CODIGO | SIGLA | SIGNIFICADO |
XX-YYY-ZZ | XX | Representa el tipo de documento, que puede ser: |
MG PR IN PG FO[pic 2] | Manual de Gestión Procedimiento Instructivos Programa Formulario Descripción de Cargo | |
YYY | Representa el área de la empresa, por ejemplo: PRO : Producción MAN: Mantención SGC: Sistema de Gestión de Calidad | |
ZZ | Representa un número correlativo para cada documento, este número varía entre 01 y 99. |
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