Control De Registros

1.0 Objetivo:

Definir el mecanismo para el control de los registros que proporcionan evidencia del cumplimiento con los requisitos especificados y la operación efectiva del Sistema de Gestión de Calidad.

2.0 Alcance:

El presente procedimiento es aplicable a todos los registros que se generen en la implementación de los procedimientos del Sistema de gestión de la Calidad.

3.0 Responsabilidades:

3.1.1 Coordinador del SGC

3.1.2 Asegurar que se cumpla con el objetivo de este procedimiento.

3.1.3 Asegurar que el personal a su cargo con actividades en este procedimiento esté capacitado y las realice en cumplimiento con el mismo.

3.1.4 Asegurar que los registros generados en su departamentos sean controlados como se indica en este procedimiento

3.1.5 Mantener actualizado este documento

3.2 Usuario

3.2.1 Respetar los lineamientos establecidos en este documento

3.2.2 Generar los registros necesarios en sus actividades

4.0 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

ELABORO REVISO AUTORIZO

Ing. Luis A. Hernández Castellanos Ing. Arturo Mena González Ing. Fabio Moreno Salas

Auxiliar de la Coordinación del SGC Coordinador del SGC Dirección Industrial

Procedimiento para el control de documentos GCME-CCA-P01

Guía para elaboración de documentos GCME-CCA-G01

5.0 DEFINICIONES

Registro: Documento que presenta resultados o proporciona evidencia objetiva de actividades desempeñadas.

Legibilidad: Que pueda leerse la información contenida en el registro.

Identificación: Nombre ó código con el que se reconoce cada registro (Formato)

Almacenamiento: Lugar, dispositivo y/o equipo donde se encuentra físicamente el registro

Protección: Asegurar la integridad de los registros durante todo su periodo útil.

Recuperación: Facilidad de acceso a los registros y a la información contenida en ellos, tomando en cuenta su localización y su clasificación.

Tiempo de retención: Periodo de tiempo en que se tendrán los registros dentro de un archivo de papel o medio electrónico, ya sea el establecido por la ley o el establecido por la organización de acuerdo a sus necesidades de operación.

Disposición: Destino final de los registros. Guarda permanente o eliminación.

Usuario: Toda persona que pertenece a cualquier área o departamento de la organización y que utiliza registros para realizar su trabajo.

6.0 RESPONSABLE Y APOYO

El responsable de velar por el cumplimiento del presente procedimiento es el Coordinador de Sistemas de Calidad.

7.0 CONDICIONES GENERALES

Todos los registros del Sistema de Gestión de la Calidad, deben ser legibles y almacenarse de tal manera que se conserven y consulten con facilidad.

Los registros proporcionan evidencia objetiva sobre el funcionamiento del SGC, por lo tanto el responsable de cada proceso, debe asegurar el buen estado de los mismos evitando el deterioro o daño por condiciones del medio en el sitio de archivo.

El personal que participa en los procedimientos debe cumplir con los lineamientos establecidos en el presente documento para la generación, manejo o custodia de los registros que se generen en el desempeño de sus actividades.

El Coordinador de calidad debe tener actualizada la Tabla de Control de Registros.

El archivo de los registros, para asegurar su recuperación inmediata puede ser almacenado:

a. Alfabeticamente

b. Numericamente

c.

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