REGISTROS DE ENTRADAS Y SALIDAS DE LOS MEDICAMENTOS Y DEMÁS INSUMOS PARA LA SALUD

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS NORMALIZADOS DE OPERACIÓN DEL ESTABLECIMIENTO (PNO)[pic 1]

REGISTROS DE ENTRADAS Y SALIDAS DE LOS MEDICAMENTOS Y DEMÁS INSUMOS PARA LA SALUD

Clave: 1

Versión: 1.0

Vigente a partir de : 26 mayo 2016

Objetivo: dar a conocer el proceso y la importancia del registro de entradas y salidas de medicamentos.

Alcance: el proceso inicia con conceptos y termina con la descripción del proceso y formatos para registros de entradas y salidas.

Responsabilidades: todo el personal del establecimiento

Desarrollo del proceso:

Importancia de los registros que son necesarios en el inventario de la farmacia. El inventario tiene como propósito principal registrar las entradas y salidas de los productos, esto permite conocer en todo momento la existencia real de los insumos para la salud, y es una forma de supervisar la correspondencia entre lo ingresado con la salida. Es recomendable hacer un inventario antes de cada pedido.

Elementos que debe de contener una factura En la factura deben aparecer los datos del expedidor y del destinatario, el detalle de los productos y servicios suministrados, los precios unitarios, los precios totales, los descuentos y los impuestos. En materia de dispensación de medicamentos, los elementos importantes que deben estar contenidos dentro de la factura son: 1. Descripción del insumo para la salud (denominación distintiva o genérica y su presentación). 2. No. de Lote* 3. Fecha de Caducidad* * El No. de lote y la fecha de caducidad deberán figurar en forma independiente, ya sea tanto en envase primario como en el secundario.

Entradas Se considera al proceso de ingreso de los insumos para la salud al establecimiento, con factura o documento que ampare su posesión y procedencia licita. Al recibirlos se debe corroborar que cumplan con todas las disposiciones legales, así como inspeccionar su aspecto físico, condiciones de conservación y almacenamiento. Es importante señalar que no deben recibirse insumos para la salud que no se encuentren en las condiciones de conservación indicadas por el fabricante, ya que no se puede saber cuánto tiempo han permanecido fuera de las condiciones requeridas y si mantienen su calidad integra que conlleva a la seguridad, eficacia y efectividad. Asimismo, se debe notificar a la autoridad sanitaria cuando el proveedor no cumpla con las especificaciones requeridas y si mantienen su calidad íntegra que conlleva a la seguridad, eficacia y efectividad. Asimismo, se debe notificar a la autoridad sanitaria cuando el proveedor no cumpla con las condiciones de almacenamiento durante el transporte de los productos, especialmente los que requieren refrigeración o congelación.

Salidas Se considera al proceso de dispensación, venta, distribución, baja y destrucción, así como la devolución a proveedores por mal estado físico, caducidad vencida y manejo inadecuado de los medicamentos y demás insumos para la salud durante el envío. Para documentar las salidas se debe contar con un sistema de registro de las mismas, ya sea de forma manual o automatizada. Para completar el proceso de salida se debe contar con un registro de devoluciones que al menos considere la denominación genérica y distintiva, presentación, fabricante, número de lote, fecha de caducidad, fecha y motivo de la devolución del medicamento, nombre de la persona que elabora la devolución y nombre de la persona que autoriza.

Todo esto requiere que exista un registro ya sea en físico o en electrónico para cada insumo para la salud y se coloca a la par del producto que se trate. Cada vez que entra o sale el medicamento y demás insumos para la salud, se apuntan: la fecha, la procedencia, el destino o designación, la cantidad de las entradas y/o salidas, y lo que debería quedar en existencia (stock). Los registros de existencias constan de 3 partes fundamentales: 1. Solicitud de pedidos 2. Sistema de registro 3. Inventario

Etapas de las actividades relacionadas al registro de existencias Hacer el inventario Para poder controlar y analizar el medicamento que se dispensa es necesario:

 a. Registrar lo que se dispensa a cada persona. Lo mejor es guardar un registro con una copia de la receta indicando la cantidad despachada de cada medicamento. Esto permite en cualquier momento analizar el consumo de un determinado medicamento, revisando las recetas. Si no es posible, podemos anotar en un cuaderno aparte o en el mismo registro de atención el medicamento o insumo para la salud y la cantidad dispensada para cada persona.

b. Registrar en la ficha o cuaderno de control de existencia los medicamentos o insumos para la salud que se llevan al área de dispensación y las eventuales perdidas de medicamentos por vencimiento, deterioro, etc.

c. Si el abastecimiento es incompleto puede ser útil registrar en un formato de existencias de salidas diarias, cuántos días hizo falta el medicamento durante el mes para poder analizar mejor la demanda de los insumos.

Referencia bibliográfica: Farmacopea de los Estados Unidos Mexicanos. Suplemento para establecimientos dedicados a la venta y suministro de medicamentos y demás insumos para la salud. 5ª Edicion , México 2014.

www.cofepris.gob.mx

Anexos: formato de registro de entradas y salidas

Control de cambios:

Firmas de consentimiento:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS NORMALIZADOS DE OPERACIÓN DEL ESTABLECIMIENTO (PNO)[pic 2]

ADQUISICIÓN DE MEDICAMENTOS

Clave: 1

Versión: 1.0

Vigente a partir de : 26 mayo 2016

Objetivo: dar a conocer el proceso en la adquisición de medicamentos, los aspectos mas importantes a revisar durante el proceso.

...