PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE ABASTO DE MEDICAMENTOS Y DEMÁS INSUMOS PARA LA SALUD

1. PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE ABASTO DE MEDICAMENTOS Y DEMÁS INSUMOS PARA LA SALUD.

1.0        PROPÓSITO:

1.1        Establecer los mecanismos para la solicitud de reposición de existencias de los insumos considerados en los cuadros básicos, a fin de contar con niveles de inventarios mínimos y máximos aceptables que permitan la adecuada continuidad de los servicios prestados por el hospital, así como conocer la existencia en el almacén y prever que no exista desabasto en el mismo.

2.0        ALCANCE:

2.1        A nivel interno el procedimiento es aplicable al Responsable de Farmacia y Coordinación de Recursos Materiales..

2.2        A nivel externo aplica a la Dirección General de Coordinación de Hospitales Federales de Referencia, a la  Dirección General de Recursos Materiales de la Secretaría de Salud, y a los Proveedores que participan en las licitaciones correspondientes.

3.0         POLÍTICAS DE OPERACIÓN, NORMAS Y LINEAMIENTOS:

3.1 La farmacia es la encargada de recibir las solicitudes de insumos a través de formato original y copia denominado Vale.

3.2 La Farmacia es la encargada de identificar y/o atender las solicitudes de necesidades de los Servicios verificando la existencia del insumo (Medicamento, Material de Curación, Reactivos, Material de Laboratorio y Material de Rayos X), orientados en los máximos y mínimos y/o en la rotación/demanda de las existencias mismas,

3.3. La farmacia es la encargada de surtir la solicitud de insumos.

3.4 La Farmacia es la encargada de verificar nuevamente (una vez que surtió el vale) los insumos que se encuentran fuera de los rangos mínimos  y máximos con la finalidad de tomar las acciones procedentes para evitar el desabasto.

3.4.1 La farmacia es la encargada, en caso de estar fuera de los rangos de mínimos y máximos, de realizar  el trámite administrativo correspondiente con el fin de dar aviso, conocimiento y solicitar la gestión propia a la Coordinación Administrativa mediante original de oficio memorándum firmado por el Responsable de farmacia   con el fin de solicitar el abasto de los insumos del área de Farmacia.

3.5 La farmacia recibirá mediante notificación oficio memorándum los insumos a través de la Coordinación Administrativa la cual es la encargada de entregar los medicamentos y demás insumos solicitados al área de Farmacia para abastecer las necesidades de la Unidad Médica.

3.6 La Farmacia es la encargada de revisar la entrega realizada a través de cotejo con la Coordinación Administrativa y la o las solicitudes iniciales así como los documentos soportes correspondientes.

3.6.1 La farmacia verifica la entrega de insumos a detalle cotejando con las características de la solicitud inicial de los insumos y/o pedido, en caso de ser incorrectos los datos de los insumos solicitados se regresan los bines/insumos.

3.6.2  La farmacia verifica la entrega de insumos a detalle cotejando con las características de la solicitud inicial de los insumos y/o pedido, en caso de ser correctos los datos de los insumos solicitados se reciben mediante firma de conformidad del personal de farmacia a través del acuse del memorándum emitido por la Coordinación Administrativa

3.7        Los cuadros básicos de productos, se conformarán por el grupo de artículos de la misma clase, que por sus niveles de consumo sean susceptibles de almacenamiento.

3.8        De acuerdo a las necesidades de consumo de cada uno de los bienes considerados en los cuadros básicos vigentes, el Responsable  de Farmacia, determinará los niveles de inventario; a saber: máximos y mínimos y puntos de reorden.

3.9        El responsable  de Farmacia por medio del personal a su cargo, será el responsable de revisar diariamente las existencias máximas y mínimas de cada producto.

3.10        El personal de Farmacia deberá reportar a la Responsable de Farmacia, todos los  días aquellos productos que se encuentren con un mínimo de un mes de acuerdo a su consumo mensual y así mismo elaborar  la solicitud de compra correspondiente, indicando la existencia actual, consumo mensual promedio, fecha y cantidad del ultimo vale surtido y la cantidad solicitada para su compra.

3.10        Se deberá dar cumplimiento a lo establecido en los lineamientos generales para la administración de almacenes de las dependencias y entidades de la Administración Pública  Federal, publicados en el Diario Oficial de la Federación el 11 de Noviembre del 2004, considerando el lineamiento Tercero, Fracción I, que indica lo siguiente:

Determinación optima de existencias por productos:

Tiempos de Reposición de inventario

Consumo Mensual = Total salidas / No. de Meses  

Nivel Mínimo Inventario = Consumo Mensual X 1

La cantidad mínima como margen de seguridad necesario para evitar el agotamiento de la existencia.

La cantidad máxima de existencias para cubrir la demanda de un periodo.

Nivel Máximo Inventario = Consumo Mensual X 4

El máximo será 4 veces el consumo promedio mensual de cada uno de los insumos que conforman cada Almacén.

3.6        Será responsabilidad del Responsable de Farmacia a través del personal a su cargo, la elaboración y trámite de las requisiciones de compra necesarias para el reabastecimiento de existencias.

3.7        Derivado del análisis de las necesidades de insumos considerados en el Volumen Anual de Adquisiciones, el Responsable de Farmacia, definirá los cuadros básicos para el ejercicio correspondiente.

4.0 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

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