Recomendaciones Para El Cierre Contable Y Fiscal

COMENTARIO N.29

Estos pequeños procesos son en general para todo tipo de empresa cada quien debe de ubicar su caso particular.

Con el adelanto de las fechas de presentación de las obligaciones tributarias para el año 2.012 y con la incidencia que nos presentó la ley 1429 de 2.010, como obligación de reporte para los medios magnéticos para el mismo año y teniendo como base las normas básicas contables (DR. 2649/93) y la legislación tributaria vigente, entre ellas las resoluciones sobre los medios magnéticos emitidos por la DIAN el pasado 31 de octubre, quienes estén obligados a llevar contabilidad deben, tanto para propósitos internos de planeación y control, así como para cumplir con los organismos de vigilancia y control, preparar y difundir periódicamente estados financieros durante su existencia.

Tratándose del período cortado a 31 de diciembre de 2011, nos permitimos indicar los aspectos básicos generales que deben tenerse en cuenta para la obtención de estados financieros que ofrezcan información confiable y real acerca de la situación del ente económico, permitiendo la adecuada preparación de las diferentes declaraciones tributarias, al igual que el suministro de la información contable y tributaria requerida en medios magnéticos, seguimos reiterando.

Algunos procesos básicos

• Los libros oficiales deben estar actualizados e impresos.

• En el mismo sentido los libros de comercio (actas, socios o accionistas) deben llevarse en debida forma.

• La distribución de facturas de acuerdo con la Resolución de autorización para numeración, aparecerá registrada en un libro control.

• Listar cuentas con saldos a 1º de enero de 2011, acumulados débito y crédito de enero a diciembre y saldos a 31 de Diciembre de 2011, con base en estos listados podrá analizar las cifras y efectuar los ajustes respectivos.

• Verificar que los saldos existentes en cada una de las cuentas del balance de comprobación se ajustan a la realidad del negocio.

• Efectuar los ajustes contables correspondientes, previendo su efecto desde la óptica impositiva.

• Obtener las cifras definitivas de balance y resultado para la elaboración de la declaración de renta (año gravable 2011).

• Preparar las conciliaciones entre la información contable y fiscal, las cuales serán el soporte de la declaración tributaria (cuentas de orden).

• Solicitar y/o expedir, entre otros, los siguientes certificados: de Donaciones debidamente suscritos por el Revisor Fiscal; Retención en la fuente a título de renta, IVA e ICA; de socios o accionistas por su participación en el patrimonio de la sociedad; de Ingresos y retenciones por pagos laborales, tener en cuenta la reglamentación del artículo 173 de la ley 1450 de 2011.

Algunos procesos contables y tributarios

• 1. Proceso. LA CAJA PRINCIPAL. Verificar que el saldo a diciembre 31 de 2011 sea igual al consignado en enero de 2012.

• 2. Proceso. LAS CAJAS MENORES. El último reembolso de 2011 incluye las facturas y/o documentos equivalentes relacionados con gastos incurridos en el período fiscal (2011), con el fin de asegurar su deducibilidad, muchas compañías maneja varias cajas menores sean están por agencias o dependencias se deben de individualizar, sus respectivas contabilizaciones y arqueos.

• 3. Proceso. LOS BANCOS. El saldo de las cuentas bancarias debe confrontarse con el registro en libros auxiliares (contabilidad) y de tesorería, obteniendo las conciliaciones que reflejan la situación de cheques por cobrar y operaciones en tránsito a diciembre 31 de 2011.

Los extractos bancarios con corte a 31 de diciembre de 2011, deberán solicitarse en los primeros días del mes de enero de 2012. Los cheques girados a diciembre de 2011 deben ser entregados en su totalidad a los beneficiarios, para que éstos crucen el pago efectuado o en su defecto sean anulados, reversando los registros originales.

Las cuentas bancarias que al final del año queden con saldo crédito en la contabilidad, se reclasifican a obligaciones bancarias para presentar un valor patrimonial real. Al inicio del siguiente ejercicio se revertirá dicho registro.

Se solicitará a cada una de las entidades financieras los certificados por intereses pagados, sobregiros, comisiones y saldo de obligaciones a diciembre 31 de 2011, los cuales se cotejarán con los saldos en libros. Articulo 268 E.T.

• 4. Proceso. CLIENTES. Esta cuenta no deben existir saldos créditos, de presentarse se realizarán las correcciones que sean necesarias; cuando existan deudores (clientes) que a la vez sean acreedores (proveedores) las cuentas no se "netean", y para efectuar un cruce de cuentas se requieren los documentos de autorización respectivos.

La provisión de cartera contable se respalda con autorización interna, cabe recordar que el cálculo comercial difiere del fiscal (Ver art. 145, E.T.).

Todo castigo de cartera debe acompañarse del concepto jurídico correspondiente (Ver art. 146, E.T.).

• 5. Proceso. CUENTAS POR COBRAR EMPLEADOS. En esta cuenta no deben de existir saldos créditos, de presentarse se deben registrar como saldo a favor del empleado. El saldo que aparezca por cada empleado es susceptible de certificación (declarantes). Tener en cuenta que los préstamos a socios o accionistas que sean empleados deben guardar proporción con su sueldo, además de observar los requisitos exigidos para ser concedidos.

• 6. Proceso. PRESTAMOS A COOPERADOS, SOCIOS O ACCIONISTAS. Requieren la liquidación de intereses presuntos, siempre que no se pacten intereses comerciales superiores (Ver art. 35, E.T.).

• 7. Proceso. LOS GASTOS DIFERIDOS . Los gastos pagados por anticipado se generan por intereses, seguros, arrendamientos, entre otros, registro que siempre tendrá saldo débito; dichos gastos contarán con el detalle de la suma anticipada de intereses por cada entidad financiera a través de relación que contenga, como mínimo, la siguiente información: beneficiarios, identificación, concepto, saldo anterior, movimiento, saldo a diciembre 31 de 2011. Su amortización será deducible de acuerdo a presupuestos de proporcionalidad, causalidad y necesidad.

• 8. Proceso. LOS ANTICIPOS DE IMPUESTOS. Esta cuenta corresponde a los valores retenidos por los clientes a título de los diferentes tributos durante el año gravable 2011, al igual que el valor del saldo a favor determinado en la declaración privada de renta 2010 si lo hubiera. Dichas retenciones en la fuente deben contabilizarse conforme al principio de causación, independiente del pago. Tener presente la Ley 1429 de Diciembre de 2.010.

Respecto del impuesto de renta, los saldos se imputarán a la cuenta de provisión de acuerdo a la depuración de la renta a 31 de diciembre de 2011, observando las diferencias permanentes y temporales. Si como resultado de esta provisión se obtiene un saldo a favor, el mismo se registra dentro del activo.

• 9. Proceso. LAS VALORIZACIONES CONTABLES (no fiscales). Se originan en inversiones y activos fijos. Se registran por efecto de avalúos técnicos, encontrando su contrapartida en el superávit de patrimonio. Para el caso de inversiones el valor certificado o valor intrínseco corresponde al valor del activo presentado en sus estados financieros, cuyas diferencias pueden ser tratadas como valorizaciones o desvalorizaciones, pero difiere del valor patrimonial fiscal (Ver art. 64, DR. 2649/93).

Para los activos fijos, las desvalorizaciones deben registrarse como provisiones y reflejarse en el estado de resultados.

• 10. Proceso. DE INVENTARIOS. El saldo de este rubro a diciembre 31 de 2011 debe corresponder al inventario físico efectuado. La relación de inventario se hará por grupos homogéneos o por productos, para este año en especial se recomienda mayormente agilizar los distintos procedimientos que cada empresa aplica para la toma física de los mismos.

De conformidad con el parágrafo del artículo 62 del Estatuto Tributario, las sociedades obligadas a tener Revisor Fiscal, deberán establecer el costo de la enajenación de sus inventarios por el sistema de inventarios permanentes o continuos.

La imputación del costo de los activos movibles debe ser clara y precisa, mostrando el costo de la mercancía, para que no se comprometa su aceptación fiscal.

• 11. Proceso. LA TOMA FISICA INVENTARIOS. Para adelantar este procedimiento es importante planificar la actividad de inventario físico, de ser posible con corte a diciembre de 2011, con la inclusión de documentos soporte generados por el sistema, donde se determinen los inventarios obsoletos, dañados y de baja rotación. Las unidades y valores de este inventario físico constituyen una base firme para la inicialización del kárdex y el mismo sistema de inventario permanente, para el caso de los obligados.

• 12. Proceso. INVERSIONES EN OTRAS CIAS. Es necesario conocer el valor de las utilidades obtenidas durante el año 2010 en otras sociedades y el valor de los aportes en las mismas. Para este fin se solicitan certificaciones a diciembre 31 de 2011.

Se elaborarán planillas de valorizaciones y desvalorizaciones, al igual que cuadro comparativo del valor en libros o intrínseco o valor en bolsa contra cada inversión ajustada.

Tratándose de manejo de inversiones se aplica el método de participación cuando corresponda de acuerdo con las circulares emitidas por las Superintendencias de Sociedades y Valores.

• 13. Proceso. LA INFORMACIÓN EN MEDIOS MAGNETICOS. Respecto de la información exigida por el año gravable 2011, las nuevas Resoluciones contienen modificaciones significativas para el cumplimiento de este deber formal. Los plazos

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